*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,长春中医药大学,文件材料立卷归档,培训材料,一、立卷归档制度,立卷制度：,将,办理完毕但仍具有查考利用价值,的文件材料整理编立成案卷的规定。,归档制度：,将,整理立卷,的文件移交档案机构或档案专门人员保存的规定。,立卷,归档制度,已成为我国明文规定的一项制度,法律依据,?中华人民共和国档案法?第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。,国家教育部27号令第十条规定：“高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。,法律依据,国家教育部?普通高等学校档案管理方法?第二十条规定：“高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。,二、归档范围,但凡本单位活动过程中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或档案人员移交归档，集中统一管理。,请各部门按照已修订的归档范围作为参考进行归档。,文件材料是否应当归档，取决于文件材料本身的保存价值,三、文件材料收集,一按照以下原那么和重点并根据归档范围，在平时积累组卷的根底上，收集文件材料。1.收集文件材料的原那么：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考或凭证作用，能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。2.收集的重点是本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件及需我校承办的文件材料。,不归档的文件材料,二不归档的文件材料假设需要以下某方面的材料，可选作资料暂存1.上级机关普发的供参阅、不办的文件；2.上级机关发来供工作参考的抄件；3.上级机关征求意见未定稿的文件；4.无查考价值的事务性、临时性文件；5.重份文件；6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外；,不归档的文件材料,7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；9.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；10.为参考目的从各方面收集的文件材料；11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；,13.未生效的合同、协议、单据。,四、立卷归档的原那么和方法,一原那么：应按问题、时间、重要程度和遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原那么,二方法：以自然件为单位，逐件整理归档。,五、文件材料的整理要求,1、去掉卷内文件上的金属物。,2、密不可分的文件材料：放在一起归档,请示与批复：批复在前，请示在后；,排列顺序正件与附件：正件在前，附件在后；,结论与依据材料：结论性材料在前，依据性材料在后。,3、不同年度的文件材料：一般分年度立卷。,跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；,跨年度的规划、方案等放在所对应第一个年度立卷；,跨年度会议文件放在开幕年度立卷；,跨年度非诉讼案件放在结案年度立卷。,整理要求,4、专题性、成套性文件教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案按工作阶段、内容等分别组卷。,5、编号：页号：以卷为单位整理的案卷，在有文字的页面上方编 写页号；,件号：以件为单位整理的应在每份文件材料右上方加盖件号章，编写件号。,6、填写备考表：填写卷内情况说明，无说明的也要填写立卷人姓名、检查人姓名、立卷,时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作分管负责人。,7、超规格纸张：超过A4的图纸、图表等文件材料应进行标准折叠。,六、检查案卷质量,一检查案卷文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。二检查案卷内文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。三检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签。,四检查案卷文件的数量，一般不超过200页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷或将相近问题所形成的材料合并组卷。,五检查保管期限、密级划分是否恰当，文件材料中不能有圆珠笔、铅笔等字迹。,六检查卷内文件分类组卷是否清楚合理，卷内文件编号有无错漏现象。,七、装订,一先检查归档的文件是否按A4规格大小形成，否那么需裁切、贴边、折边成A4规格。,二撤除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要按手风琴式的样子折叠。文件折好后，所编页码应露在外面，且幅面不得超过案卷封底和封皮。,三检查案卷装订是否整齐牢固，是否采用“三孔一线法，要求不订住文字，不倒订，不漏订。用线绳装订案卷，采用三孔一线的装订方法，要求文件材料左、下对齐。装订位置在文件左侧中部。结头系在案卷反面。,八、归档时间,(一)党政部门和能按年度归档的部门应当在次学年六月底前归档；,(二)教学部门和能按教学年度归档的部门应当在次学年寒假前归档；,(三)科研类档案和专题性、成套性档案应当在工程完成后两个月内归档，基建类档案应当在工程完成后三个月内归档；,(四)重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。,归档文件质量要求,电子文件 齐全 与纸质文件配套的电子文件挂接齐全,挂接电子文件,准确 挂接电子文件原文要求准确，防止张冠李戴；,电子文件应为最后的定稿。,双备份：所谓“双备份是指同一份电子文件在归档时要求电子和纸质的同时归档。办公自动化文件材料打印成红头纸质文件。,手续完毕：打印的纸质文件应加盖发文机关的公章,录入信息准备：手工录入的案卷目录、卷内文件目和归档文件目录,准确无误题名、文号、页码等；,纸质文件材料要求,卷内文件材料手续完备,制作和书写材料利于长期保存，不能有红色、圆珠笔和纯蓝墨水书写。,不能使用复印件归档。,网络环境下文件材料立卷归档工作,一、电子文件立卷归档。,档案管理信息系统。,要求：档案系统录入信息一定要完整、,电子版文件录入前必须要进行杀毒然后录入,扫描：文本文件：格式,图片文件：格式或JPG格式,音频视频文件：,纸质文件的立卷归档,纸质文件的立卷归档有两个工作内容：网上立卷、文件实体立卷。,利用档案管理信息系统，完成纸质文件信息网上立卷归档；,利用网上立卷，辅助完成纸质文件实体的立卷归档工作。,网络环境下文件材料立卷归档工作流程如下：,网络环境下的纸质文件的立卷归档工作内容,利用一个平台，完成两方面的立卷,一个平台：档案管理信息系统平台,两方面的立卷：文件信息网上立卷、文件实体立卷。,工作流程：,纸质文件网上立卷,分四大步骤，由两个部门完成：,第一步，信息录入职能部门,第二步，审核档案馆,第三步，整改提交 职能部门兼职 档案员,第四步，移交入库档案馆,检索 分别检索系统网上归档的目录和手工录入目录,打印目录 以“卷归档“案卷目录,以“件归档“归档文件目录,排序、填写件卷号,按照打印出来的目录将纸质文件排序,“件归档：页面右上方填写件号章,“卷归档：,装订 按照规定对文件材料进行装订。,归档 办理移交手续，移交整理好的档案归入档案馆保存。,通过以上流程的操作，职能部门就完成了纸质文件和电子文件的归档工作。,谢谢,