单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第05章笔头沟通技能,*,PPT,文档演模板,Office,PPT,第05章笔头沟通技能,2024/11/15,第05章笔头沟通技能,第05章笔头沟通技能2023/10/9第05章笔头沟通技能,1,第5章 笔头沟通：报告写作,本章基本要点,笔头沟通的作用、类型、特点及局限性,受众导向的信息组织原则,笔头沟通的语言组织和逻辑、结构,笔头沟通的写作过程,第05章笔头沟通技能,第5章 笔头沟通：报告写作 本章基本要点第05章笔头,2,引题：丰田公司的跨部门沟通报告,大多数公司决定新车型的变动方案都通过开会的方式，而丰田公司的做法是：,7天连锁酒店,当新车型的变动需要跨部门分工时，,主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并建议可行性的解决办法。,这些报告简明扼要，原则上在,一两页,的篇幅内。有时，,口头汇报附加一个电话汇报,就可以了。,收到报告的人认真阅读后，用另外一个报告回复。,几个报告的回合，大部分问题都解决了。假如问题依然存在，涉及各方会面，此时，大家都已经认真思考过同样的问题了，,写作要求的精度有利于集中大家的思维过程。,这样，及时开会，时间短，成效显著。,1 笔头沟通的作用和类型,第05章笔头沟通技能,引题：丰田公司的跨部门沟通报告1 笔头沟通的作用和类型第0,3,笔头沟通的作用,(1),信息易于记录和永久保存,(2),使不在沟通现场的受众能得到真实的信息,(3),信息传递速度快,(4),可以更多关注细节方面的信息,(5),比口头表达采用更为精确的用词,1 笔头沟通的作用和类型,第05章笔头沟通技能,笔头沟通的作用1 笔头沟通的作用和类型第05章笔头沟通技能,4,笔头沟通的重要前提对受众的分析,受众导向的文字组织原则,（1）受众对信息的第一反应会是什么,（2）受众到底需要多少信息,（3）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣,2 受众导向的信息组织原则,第05章笔头沟通技能,笔头沟通的重要前提对受众的分析2 受众导向的信息组织原则,5,用主体句或首段显示信息的重要性和相关性,把应付诸实施的内容尽量简化,对信息内容的实施，设定可行的截止日期,信息越短越好,如何让受众对信息感兴趣,第05章笔头沟通技能,如何让受众对信息感兴趣第05章笔头沟通技能,6,受众对于讨论主题知道多少,受众对信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验,要受众接收你的观点，他们需要你提供哪些信息,分析受众到底需要多少信息,第05章笔头沟通技能,受众对于讨论主题知道多少分析受众到底需要多少信息第05章笔头,7,站在受众的立场为他们提供积极信息,向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值观，用一致的感觉加强说服力,注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好,如何编辑信息以激发受众兴趣,第05章笔头沟通技能,站在受众的立场为他们提供积极信息如何编辑信息以激发受众兴趣第,8,笔头沟通的语言组织逻辑：,运用演绎、归纳等推理方法，建立在论证、论据及结构的有机结合,7天连锁酒店,的基础上组织信息内容。,(1),最高层次逻辑：,前后逻辑性要强，一气呵成。,(2),中间层次逻辑：,每个论点要有其系统逻辑结构。,(3),基础层次逻辑：,每个完整的句子要有逻辑性。,3 笔头沟通的语言组织逻辑和结构,第05章笔头沟通技能,笔头沟通的语言组织逻辑：3 笔头沟通的语言组织逻辑和结,9,（1）收集材料,文献材料,第一手调,查材料,（2）组织观点,观点分组,选择观点和,素材,归纳标题,论据和结论,编排,（3）提炼材料,概括主要,观点,选择论证材料,快速说服对方,惜字如金,（4）起草文稿,电脑写作,一气呵成,避免边改边写,不拘泥写作顺序,（5）修改文稿,注意时间间隔,层次性修改,写作过程的五阶段图,4 笔头沟通的写作过程,第05章笔头沟通技能,（1）收集材料（2）组织观点（3）提炼材料（4）起草文稿（5,10,报告的概念,报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。,报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。,报告的类型：,（1）根据长度指标不同，有知报告和长报告；,（2）根据语气指标不同，有非正式报告、一般报告和正式报告。,（3）根据主要内容指标不同，有工程报告、财务报告和营销报告等。,（4）根据时间指标不同，有日报告、周报告、月度报告等。,（5）根据重要性指标不同，有日常报告、特殊报告和紧急报告。,5 报告的书写,第05章笔头沟通技能,报告的概念5 报告的书写第05章笔头沟通技能,11,（1）报告内容应该统一,（2）报告内容应该完整,（3）所有的信息应该准确,（4）基于逻辑分析和材料分类的写作,（5）内容表述方式应使计划清楚,（6）报告写作风格应简单精炼，便于阅读,（7）尽量使所有可能的读者都易于了解,成功报告要具备的条件,第05章笔头沟通技能,（1）报告内容应该统一成功报告要具备的条件第05章笔头沟,12,Prerequisite:writing report for your leader,Understanding and Thinking,Preparation,Handouts(Skeleton),Style and Expression,Process of report writing,Skills&Attentions,Conclusion,报告写作的基本要点,第05章笔头沟通技能,Prerequisite:writing report f,13,Understanding:,听取领导的要求；,Thinking:,结合自己理解，再与领导沟通,Viewpoints:,高屋建瓴、领会意图、提炼核心、把握主要思想,Evidences:,平时积累、资料收集、建立数据库、归类整理,Structuring:,正叙、倒叙、插叙、演绎、归纳、例证（枚举）、反证（排除）,5.1 Understanding and Thinking,第05章笔头沟通技能,Understanding:听取领导的要求；5.1 Und,14,5.2 Preparation for Writing,思想准备：,一般提前1-1.5个月做准备,材料准备：,根据领导意图，平时有心收集材料，丰富数据库，让办公室起枢纽作用,明确性质：,阶段性、半年、年度报告,明确受众：,谁来听报告,明确目的：,老总要讲什么？达到什么目的和期望？,第05章笔头沟通技能,5.2 Preparation for Writing思想,15,5.3 Outline Layout,设计报告框架思路,确定标题和主体,可以由一个班子来讨论,题目设计,报告题目、一级子标题,7天连锁酒店,价格,、二级子标题；,其中一级子标题可以的单层式，也可以是复合式的。,素材初步考虑,不要求有很详细的设计，但有计划,第05章笔头沟通技能,5.3 Outline Layout设计报告框架思路第05,16,Outline Layout,常规年度工作报告的一般性框架,A 过去一年的工作回顾：充分肯定成绩、鼓舞士气、以必要的数据说明，篇幅约整个报告的1/3）。,B 内、外部环境分析，提出下年度工作总体思路。,C 确定工作目标和工作任务,（B+C约占1/2强）。,D 完成上述目标和任务的措施：人、财、物、党、政、工、团、妇，尽量面面俱到，尽管篇幅不多，但对各个部门都应提到。,第05章笔头沟通技能,Outline Layout常规年度工作报告的一般性框架第0,17,内容与表达匹配,报告的不同风格,相同内容用不同的表达风格,如上述报告框架也可改为：,(A)现状分析;,(B)目标确定;,(C)对策建议,表达与风格整合,-惜墨如金,-挥毫泼墨,5.4 Style and Expression,第05章笔头沟通技能,内容与表达匹配5.4 Style and Expressi,18,5.5 报告写作过程,聆听,构思,选材,草稿,反馈,提炼,修改,编辑,复查,对于领导提出的修改意见，自己不要再修改；,在给领导审阅之前可交给有关部门提供反馈；,上述过程可以根据自身特点，选择自己风格。,第05章笔头沟通技能,5.5 报告写作过程聆听构思选材草稿反馈提炼修改编辑复查 对,19,6、求职信的写作,（一）求职信的礼仪要求,1、称呼要准确、得体,2、问候要真诚,3、内容要清楚,4、包装要适度,第05章笔头沟通技能,6、求职信的写作（一）求职信的礼仪要求第05章笔头沟通技能,20,（二）求职信的基本结构,1、开头,开门见山，直截了当地说明求职意图，以引起对方注意。,2、主体,（1）自己求职的理由,（2）个人的目标,（3）介绍自己应聘该岗位所具备的条件,3、结尾,再次强调求职的愿望,第05章笔头沟通技能,（二）求职信的基本结构第05章笔头沟通技能,21,（三）求职信撰写的注意事项,1、格式规范，言简意赅,2、富于个性，针对性强,3、朴实诚恳，以情动人,4、传递有效信息，争取面试机会,第05章笔头沟通技能,（三）求职信撰写的注意事项第05章笔头沟通技能,22,（四）求职信撰写中常见的问题：,1、没有注明求职职位,2、撰写中过于浮夸,3、表述时过分谦虚,4、在文字、排版、格式上的错误,5、对薪水随意开价,第05章笔头沟通技能,（四）求职信撰写中常见的问题：第05章笔头沟通技能,23,（五）求职信样例提纲,第一段,为什么、职位、信息来源；,第二段，优势、岗位的理解；,第三段，争取投递简历的机会；,第四段，网络联系方式或电话。,第05章笔头沟通技能,（五）求职信样例提纲第05章笔头沟通技能,24,XX经理：您好！我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公司。,两年前我毕业于XX大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识，如国际贸易，国际贸易实务，国际商务谈判，国际贸易法，外经贸英语等课程。,毕业后，就职于一家外贸公司，从事市场助理工作，主要是协助经理制定工作计划、一些外联工作、以及文件、档案的管理工作。本人具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。,个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：139*,感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求！此致,敬礼！您真诚的朋友：XXXX年X月X月,求职信示例,第05章笔头沟通技能,XX经理：您好！,25,应届生求职信示例,尊敬的XX公司领导：,您好！衷心的感谢您在百忙之中翻阅我的这份材料，并祝愿贵单位事业欣欣向荣，蒸蒸日上！,我是XX大学XX院法律专业XX届毕业生*。自从进入大学之后，高考后的轻松、获知被录取的喜悦随风而逝，因为一切要从新开始，重新努力拼搏，为下一个挑战的胜利积蓄力量。大学四年让我在思想、知识、心理、生长都迅速的成熟起来。人文大学浓厚的学习氛围，在这厚重的学习氛围中，我成为了一名综合型人才。时光流逝，我怀着我的梦想离开母校，踏上即将走上工作岗位的征程。,我会以,“,严,”,字当头，在学习上勤奋严谨，对课堂知识不懂就问，力求深刻理解。在掌握了本专业知识的基础上，不忘拓展自己的知识面，对课外知识也有比较广泛的涉猎。我还很重视英语的学习，不断努力扩大词汇量，英语交际能力也有了长足的进步。同时，为了全面提升个人素质，我积极参加各种活动，这些经历使我认识到团结合作的重要性，也学到了很多社交方面的知识，增加了阅历，相信这对我今后投身社会将起重要作用。,我是一名应届生。现在，我以满腔的热情，准备投身到现实社会这个大熔炉中，虽然存在很多艰难困苦，但我坚信，大学生活给我的精神财富能够使我战胜它们。,“,长风破浪会有时，直挂云帆济沧海,”,，希望贵公司能给我一个发展的平台，我会好好珍惜它，并全力以赴，为实现自己的人生价值而奋斗，为贵公司的发展贡献力量。,此致,敬礼,第05章笔头沟通技能,应届生求职信示例尊敬的XX公司领导：第05章笔头沟通技能,26,二、个人简历的制作,完美