单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,公文格式行文规则及,公文管理办法,2018,年,9,月,22,日,目 录,一、培训目的,二、公文的概念、种类和作用,三、,几种常用公文,格式行文规则,四、内部公文格式,的,要求,五、近似文种异同辨析,一、培训目的,1,、加深对公文工作认识的重要性,2,、推动公文,处理工作规范化、制度化、科学化，,提高公文质量,3,、掌握工作中常用公文格式行文规则,4,、解决公文格式编排存在的普遍性问题,5,、熟悉公司内部使用公文的规范格式,第二部分,公文,的概念、种类和作用,一,、公文概念,公文的概念,：它是,法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件,。用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。,公文格式要求：,主要的,依据是,2012,年中共中央办公厅、国务院办公厅下发的关于印发,党政机关公文处理工作条例,的通知（,中办发,201214,号）和,党政机关公文格式,（,GB/T9704-2012,）相关规定统一制定。,企业公文的概念：,企业在日常生产经营和,行政管理过程,中所形成并具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度,，,实施,行政,措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料,。,2012,年与,1996,年颁发的,国家行政机关公文处理办法,相比，去掉了,“,指示,”,、,“,条例,”,、,“,规定,”,，,增加了,“,决议,”,和,“,公报,”,，同时将,“,会议纪要,”,改为,“,纪要,”,。,二,、公文种类,公文,种类主要有（,15,种）,：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,适用于企业的八个文种,：,决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。,1,、决定,：,适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级,机关,不适当的决定事项,。,2,、通知,：,适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周,知的事项,、,批转,、转发公文。,3,、通报,：,适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。,4,、报告,：,适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,5,、请示,：,适用于向上级机关请求指示、批准,。,6,、批复,：,适用于答复下级机关请示事项,。,7,、函,：,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。,8,、纪要,：,适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。,三、公文的作用,指导工作，传达意图。（通知）,联系工作，交流情况。（函）,请示工作，答复问题。（请示、批复）,总结工作、推广经验。（通知、决定）,记载工作，积累史料。（各文种）,第三部分,几种常用公文格式编排规则,公文,用纸幅面尺寸及版面要求,一、幅面尺寸,：公文用纸采用国际标准的,A4,型纸，左侧装订，装订在,1/3,处。,二,、页边与版心尺寸,：公文天头（上白边）为,37mm,1mm,（上行文、下行文相同），公文地脚（下白边，含页码）为,35mm,1mm,公文订口（左白边）,为,28mm,1mm,公文裁口（右白边）,26mm,1mm,版心尺寸为,156mm,225mm,。,三、行数与字数,：一般每页排,22,行，每行排,28,个字，并撑满版心（行距,28.8,磅）。如遇特殊情况每页行数、每行字数可视情况增加或减少，并可适当调整行距。,四、文字颜色,：公文中文字均为黑色。,公文格式各要素划分,版头,主体,版记,6,个要素：份号、密级和保密期限、紧急程度、,发文机关标识、发文字号、签发人,9,个要素,：,标题、主送机关、正文、,附件说明、发文,机关,署名、成文日期、印章,、,附注,、,附件,3,个,要素,：分隔线、抄送机关,、印发机关和印发日期,公文格式编排规则,版头,一、份,号,：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。,1,、份,号顶格编排在版心左上角第一行。,2,、涉,密文件应当标注份号。一般用,6,位,3,号阿拉伯数字，实际编号时推荐采用,3-6,位阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文可以编为,001,、,0001,、,00001,、,000001,，不应编为,1,、,01,；,二、密级,和保密期限,：涉密公文应当根据涉密程度分别标注,“,绝密,”,、,“,机密,”,、,“,秘密,”,和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。,1,、密级,顶格编排在版心左上角第二,行，,3,号黑体字,2,、密级,和保密期限用隔开，如：机密,1,年,3,、如,没有保密期限，两字之间空一字，如：机,密,4,、未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项,30,年、机密级事项,20,年、秘密级事项,10,年,认定。,公文格式编排规则,版头部分,三、紧急,程度,：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注,“,特急,”,“,加急,”,。,1,、,紧急程度顶格编排在版心左,上角，,3,号黑体,字。,2,、,如果,只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第二,行。,3,、如果,既没有份号，又没有密级和保密期限，紧急程度则编排在版心左上角第,一行。,4,、公文,同时标识份号、密级与,紧急程度,时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角,第三行。,5,、特急,、加急，中间是否空一字，与,“,密级,”,保持一致，没有密级时，中间空一字,“,特 急,”,。,公文格式编排规则,版头部分,四、发文机关标识,：由发文机关全称或者规范化简称加,“,文件,”,二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称，红头。,1,、推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字体要庄重、规范、美观、大小适度。,2,、发文,机关标志位置：,居中、红色,套印在文件首页上端，上边缘至版心上边缘为,35mm,。,3,、,联合发文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，,“,文件,”,二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布，也可以单独用主办机关名称。,公文格式编排规则,版头,五,、发文,字号,：由发文单位代字、年份、发文顺序号加,“,号,”,字组成,。发文顺序号由公司办公室统一编号,。例如：,西钢集团政字,2018116,号；,编制时需要注意以下几点：,1,、发文字号为,3,号,仿宋体；年份、序号要用阿拉伯数字标识，年份应当标全称；,2,、用六角括号,“,”,，不是,“,”,；,3,、序号不编虚位（即,1,不编为,001,），不加,“,第,”,字,4,、联合行文时，使用主办机关的发文字号,5,、,平、下行文的,发文字号编排在发文机关标识下空两行，居中排布；,上行文,的发文字号局左空一字编排，与签发人姓名处在同一行；发文,字号与,版面上的,红色分,割线相距,4mm,六、,签发人,：,上行文标注签发人姓名，一般由公司主要负责人签发。各子公司上报集团公司的文件应注明签发人姓名，,“,签发人,”,3,号仿宋，,“,姓名,”,3,号楷体,公文格式编排规则,主体,一、标题,：它是对,公文主要内容准确、简要的,概括。由,发文机关名称、事由和文种组成,，,发文机关名称可以用发文机关全称或规范化,简称，标题结构要完整，发文,机关事由（表明文件主要内容）,文种,。,1,、,用,2,号小标宋体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布（行距,32,磅,）；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。,*,2,、三,个和三个,以下机关,联合发文时，应列出所有发文机关的名称，四个及四个以上机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加,“,等,”,的,方式。,3,、公文,标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，在实际工作中，标题,中如果确实使用除,书名号之外的其他,标点符号，比如,顿号、括号、引号、,破折号等，标题,中标点符号的使用应注意以下两点：,法律、法规、规章名称全称应加,书名号。,如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关、人名之间用顿号分开，不使用,空格。,公文格式编排规则,主体部分,二,、,主,送机关,：公文的主要受理,机关，应当,使用机关全称、规范化简称或者同类型机关,统称。,用,3,号,仿宋体字,，编排,于,标题,下空,一行位置，居,左,顶格，,回行时仍,顶格，最后,一个主送机关名称后标全角冒号,。,（,1,）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的,机关。,（,2,）如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记部分，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加,分隔线。,公文格式编排规则,主体,三、正文,：公文的主体，用来表述公文的内容，正文,一般由三部分组成：原由事项,结尾。,1,、公文,首页必须显示,正文，,用,3,号仿宋体,字,，编排于主送机关名称下一行，每自然段左空二字，回行顶格，自然段之间不,空行。,2,、遇到数字,、,年份需要回行时，不能拆行。,3,、文中结构层次序数依次可以用,“,一、,”“,（一）,”“,1.,”“,（,1,）,”,标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层仿宋字体加粗、第四层用仿宋体字标注。,4,、引文,：先引标题，后引发文字,号；如,：,“,根据,国务院国有资产监督管理委员会关于的通知,（国资,发,201815,号,）的,要求,”,。,5,、日期,：要求用阿拉伯数字写明具体的年月,日，不能把,2018,年,写,“,18,年,”,。,公文格式编排规则,主体,四、,附件说明,：,如公文有附件，就要在正文中标注，附件,的顺序号和,名称。,1,、公文带有一个附件,，在正文下空一行左空二,字，用,号仿宋体字编排,“,附件,”,两字，,后标全角冒号,和附件名称。,2,、公文,带有两个及两个以上附件，,“,附件,”,后面,用阿拉伯数字标注附件的顺序号，顺序号后面紧跟一个小圆点，如,“,附件：,1.,”,。,3,、附件,名称后不加,标点符号。,4,、附件,名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字,对齐。,公文格式编排规则,主体,五、发文,机关,署名：,发文,机关全称或者规范化,简称，在正文或附件说明下空一行，右空二字位置编排发文机关署名，暂不加。,六、成文日期：,成文日期以领导签批的日期为准。需要加盖印章的公文，成文日期一般右空四个，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，即,1,不编为,01,。,七、印章：,用,印要端正、清晰，位置恰当，,“,上不压正文、下要骑年压月,”,。,1,、发文,机关署名、成文日期和印章这三个,要素构成,了公文的生效标识。,2,、发文,机关署名应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致,3,、联合,行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序,一致。,八、附注：,如有附注，居左空二字加圆括号，编排在成文日期下一行，上行文可附注联系人和联系方式，下行文可附注发布层次、印发传达范围。如（可翻印张贴）、（可公开）。,公文格式编排规则,主体,九、附件：,附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注,“,附件,”,二字及附件顺序号，如,“,西钢集团政字,2018116,号附件,”,。,1,、,“,附件,”,和附件顺序号用,3,号黑体字、顶格编排在版心左上角第一行。,2,、附件标题居中编排在版心第三行，格式要求同正文标题。,3,、附件顺序号和附件标题应当与附件说明中的表述一致。,4,、附件的正文格式要求同正文。,附件之后才是版记，不能在前。,公文格式编排,