单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,会议准备,非集中式会议,集中式会议,是否采用信息化手段,会议结束,是否采用信息化手段,会议形式,会议场所,会议通知,会议流程,安全保卫,后勤服务,会议纪要,会议评估,是否节能、环保,以人为本,是否高效,会议进行,绿色会议的管理程序,会议准备非集中式会议集中式会议是否采用信息化手段会议结束是否,会议前,会议时,会议后,时间、地点、会议须知、会议议程、参加人员、会议地址等,讨论议题、注意事项等,会议纪要、会议精神等,彩信、邮件、短信等形式,参与人员,广东移动的绿色会议行动,会议前会议时会议后时间、地点、会议须知、会议议程、参加人员、,决策者在绿色会议中的推动力,传统角色,关键点,信息化的绿色会议,1.,会开得越“勤”越好,2.,无计划、无控制,会议管理,1.,身体力行，倡导高效节能的绿色会风，只开有实际效果的会,2.,控制会议成本，对会议性质合理划分，制定各类会议开支标准,1.,无须考虑信息接收结果,2.,集中式办会，不考虑会议形式创新,3.,不考虑节能与成本节约,会议形式,1.,多用信息化手段实现环保、高效、节能、人性化,2.,根据预算灵活组合会议形式,3.,从物料等细节节约会议成本,注重会议派头，会议安排不划分等级,会议服务,根据会议规格、地理特性制定会务标准,会议开完就算了，不注重会议的总结,闭环监控,1.,推动绿色会议信息化的评估,2.,重视会议计划的闭环监控,决策者在绿色会议中的推动力传统角色关键点信息化的绿色会议1.,判断某个会议是否应该开,这样的情况下不应该开会,具体情况,准备不充分,1.,与会时间紧迫，不可能有适当的准备,2.,没有清晰的会议议程或缺乏合适的目标，与会者不清楚可能要讨论什么,3.,擅自变更会议议程、延长会议时间，与会者没有准备好,效果难以保证,1.,主要人员不能到会,2.,回中没有决策流程，容易跑题,3.,对议题涉及的术语困惑不解或歧义,4.,会议环境干扰因素太过,5.,与会者参加积极性不高，认为会议浪费时间和精力,没有实质内容,1.,某些决定并非重要或并非紧急，只是内容简单的常规性、事务性会议,2.,直接交由少数人负责即可的事情,3.,决策者已经做出决定了,成本太高,1.,规格计划太高，会导致开支过大,2.,会议地点太偏僻，交通成本高,有更好的替代方案,1.,可以合并召开的会议不分别召开,2.,将专题性会议、专业会议和综合会议逃开的不分别召开,3.,能通过网络、电话等形式解决的，不集中召开,4.,能通过发文等形式解决的通报类会议不再开会通知,5.,能开短会，绝不开长会,6.,能一次性开会传达部署到基层的会议，不层层开会,判断某个会议是否应该开这样的情况下不应该开会具体情况准备不,传统会议和信息化会务关系系统的比较,会务内容,传统做法,信息化会务的做法,会议场地选择,没有全面的商家信息，每次通过电话沟通，现场踩点确定会议场所，造成时间成本及人工成本的浪费,网络化预订会议酒店；通过会务信息化系统的不同标准自动配套相应方案，省时省力,背景板、指示牌、会议指南等物料制作方案核定,制作会议物资安排表，每次人手确定不同会议所需要的不同物资,根据输入的会务标准输出物资使用模型，自动列出需要的物资,与会人员信息收集于与整理,通过传真、电话、邮件收集参会人数、人员姓名、职位、到达情况等信息。经常出现信息丢失或更新不及时、准确的情况,各单位通过登录信息收集网站输入个人信息，会务组织方随时查询，即时更新,房间分配及相关工作落实,根据实际与会人员级别及数量，分配手动分配房间，人员如有变动，牵一发而动全身,系统设置各级别人员入住方案，输入与会人员信息后自动合理分配,会场、围餐及合照作为安排,按照正确的单位、部门、职位顺序进行手动排序、安排座位，人员如有变动，牵一发而动全身,系统设置各级别人员作为安排方案，输入与会人员信息后自动合里排序,会务车辆准备及调度,在举办大型会议中，如单靠人手分配车辆，会造成车辆安排的混乱,根据信息化会务管理系统进行车辆调配，方便、及时、高效。系统配有行程时长、路线设定，并可实时监督车辆行进情况,接机工作安排,传统方式中，所有接机信息要通过电话一个一个传递、何时。常出现不及时、不到位而漏接、错接人员,信息化会务管理系统可通过网络实时更新，所有相关人员均可及时知晓人员到达信息，保证服务的精准,注：上述所讲会务信息化系统和统一通信多媒体客户端（,IMS,），将在未来帮助会务工作人员解决许多难题。,传统会议和信息化会务关系系统的比较会务内容传统做法信息化会务,开会的风险,例子,解决方案,1.,交通安全,2.,餐饮风险,3.,会场突发事件,硬件事件,1.,会场设施突然“罢工”：停电，音响、计算机和投影、空调故障等,2.,户外回忆突遇天气变化，如暴雨、闪电打雷等,3.,会场周围发生突发事件，受其影响，会议难以继续,通过提前准备好备用器材，设计好备用活动方案，提前收集各种信息，做好准备工作来解决预防的。对于受周围突发事件影响的会议应该重视与会者安全，暂停会议，离开会场,软件事件,1.,大会重要主持人或者主讲者因各种原因不能到会,2.,大会发言人发言超时，或者跑题，影响了后续的议程和相关主题的讨论,3.,发言人的观点有违会议主办方主旨，产生负面影响,4.,会议现场突然出现恶意捣乱的其他人员,对于这类风险，就需要会议现场组织者的丰富经验和迅速反应，挽回不良影响，或者及时采取行动，暂停会议。,安全事故,1.,确保会议的安全，包括参会人员的人身安全和会议资料的保密要求。,2.,有的与会者不方便透露行踪，会议组织者应对入住酒店时强调人员信息的保密性，避免与会者隐私受侵害,3.,设计商业机密或是政府规划，机密级别资料做好回收，避免外泄信息。,超出预支,会议开支内容：,1.,会议室,/,厅费用：场地租金；布置费用；设施租借费用；其他支持费用,2.,住宿费用,3.,餐饮费用：早、中、晚餐；酒水及服务费；会场茶歇；联谊酒会等,4.,交通费用：出发地至会务地的交通费用；会议期间交通费用；欢送交通及返程交通费用,5.,人工成本支出：翻译人员；礼仪人员,6.,视听设备,7.,其他杂费,开会的风险点,开会的风险例子解决方案1.交通安全 2.餐饮风险3.,风险控制，不得不做的三件事,做法,1.,成本控制,1.,信息化,2.,变更会议形式,2.,会场控制,（,1,）场内控制,(,会场内的风险控制需要会务组织者仔细和认真负责的工作态度，也需要深度的专业知识和精神）,1.,电源符合情况如何？是否会突发停电？电插头是否够用？,2.,音响效果如何？最后一排的参会者是否能听清？,3.,计算机和投影是否正常？最后一排的视觉效果如何？,4.,发言者的相关资料是否已事先存入计算机？,5.,空调设施是否正常？温度设置是否合适？,6.,要开产品展示会，会场的灯光是否足够？,7.,消防设施是否齐备？,8.,安全出口的指示是否清晰？是否亲自走一遍确认过安全通道,?,（,2,）场外控制（会议风险控制同时要关注场外因素，这往往是会务组织者比较容易忽视的。需要会务组织者事先多收集信息，提早预防，形成备用方案。,1.,确认会议餐饮菜单，视察厨房卫生，注意会议期间天气对饮食的影响。在菜单设置上，避免容易引起肠胃不适的菜式（如生冷海鲜等）；同时，要注意是否有特殊民族人员，要注意饮食禁忌,2.,反复确认并提示交通工具的出发时间、路线、上下车地点、保持与领队者的联系,3.,准备一些常用非处方药品,4.,密切关注户外会场的天气变化，准备适当的用具，或者准备代替方案，提示与会者户外参会的场地情况,5.,会场外环境是否对会场产生影响？交通是否方便？,6.,如果受到会场外的突发事件的影响会议无法继续，宣布会议暂停或者及时转移会场。,3.,效果控制（影响会议效果主要有两个方面：一是会议议题设置；二是会议流程的控制。）,1.,主办部门十分清晰会议的目的，针对议题做好与会人员范围界定、议程设置、时长设定等工作,2.,事前准备充分的会议材料，并对需要其他部门配合的事项提前进行沟通,3.,会议进行中要做好时间控制，避免无限讨论、议而不决的会议现场,4.,做好突发事件的预案和代替方案，如果遇到恶意捣乱会场的其他人员，及时沟通劝阻其离开会场,5.,告知与会者和工作人员遵守会议内容和文件的保密制度，保证会议内容的安全,封杀风险奇招,1.,做好成本预算，用电子材料代替纸质材料，让信息化传递各项信息，省时、省力、省钱,2.,做足准备工作，将会场内外可能发生的各项风险及防范措施一一列举，执行时逐项审查，防止出现漏洞,降低风险必做事件,风险控制，不得不做的三件事做法1.成本控制1.信息化2.变,开会的目的通常有以下几种,1.,集思广益的会议：希望在某领域讨论出一个可行的成果，或提出新想法，或解决某问题,工作布置会：上级向下级布置工作,2.,信息发布的会议：与与会者分享各种信息、资源，如上下级间、分区间、组织内外的分享,激励士气的会议：动员大会，号召公司团结一致，共同进步，共同发展,汇报型会议：下级向上级汇报工作情况,谈判型会议：通过严谨的谈判程序，希望达到一个双方认同的方案,表彰或批评会议：当众表扬或批评别人的会议，当众树立榜样或者以此为戒,作为会议组织者，我们必须向发起方确认一下信息,1.,会议的主题是什么？,5.,与会者是哪些人？,2.,是否使用信息化形式召开会议？,6.,需要那种级别的服务？,3.,哪些议题是必须包含的？,7.,什么时间召开比较好？,4.,对会议的流程与设备有什么特别要求？,8.,会议召开的时间长短？,这些信息都要从会议发起者身上获得，而且需要通过反复的沟通。因为在意向形成到需求被正式确认的过程中，这些信息都在不断地变化,一些会议发起者的开会意向有时并不完全确定，会议组织者就要多从执行需要的角度，提醒会议发起者有哪些信息是策划会议执行前必须确定的,会议时间、时长,人员级别、数量,会议议程,会议组织者,会议城市,会议酒店,设备服务提供商,房间数量,房间物资,会务人员数量,会场面积,用餐形式、餐厅面积,设计物料,会场数量,设备需求,会议发起者,注：最左边的信息点必须由会议组织者向会议发起者反复确认,，因为每一个信息点的具体化都将牵涉到大量关联工作,信息点,关联工作,开会的目的通常有以下几种1.集思广益的会议：希望在某领域讨,会议的主题确认,会议主题式放映会议召开目的的议题。一般都先由会议发起者决定会议的主题，由此细化出会议的多个议题,形成会议议程，参加者、规模等。,会议的议程确认,会议的议程是会议重要的一环，完整的议程能使与会者很好地理解会议的目的，他们也可以提前准备相关,事实与资料。会务人员确定主题后，要迅速细化出会议的多个议题，形成议程，并让会议发起者确认。,确认会议主题时要注意的,1.,会议主题能放映的目的,2.,会议主题要明确，要体现会议需要传达的核心信息,3.,会议内容敏感度较高的会议，在主题设置上要着重考虑是否可公开。,从会议质量角度出发，议程安排注意事项,1.,议程中的议题要完整，有始有终，以务实、高效为基准,2.,议程中议题的安排要按照轻重缓急，重要议题排在议程前端，次要议题排在后端。,3.,分组讨论人员安排要合理，主持人设置的重要性不可忽视要保证讨论的效果,4.,议程安排要以人为本：议题期间适当安排休息时间；餐后不要立即举办强度大的会议；主要领导讲话的顺序。,5.,议程不要“左摇右摆”，保证资料准备的质量,从会议组织者角度出发，议程安排注意事项,1.,要有清晰地时间节点安排，保证会务组织者及时提供休息、餐饮服务,2.,要有清晰地地点安排，以免使会议代表迷路,3.,会议组织者要清晰每个环节的设备要求，以便筹备人员能准时、准确提供到位,4.,会议最后一天尽量不要临时增加议题或延长会议时间，避免会议代笔紧急调整行程安排，打乱其后续工作,注：左摇右,摆。个人理,解：议程不,要在会中随,意调动，即,兴转变顺序。,会议的主题确认会议的议程确认确认会议主题时要注意的1.会议主,信息