Click to edit Master title style,Click to edit Master text style,Second level,Third level,Forth level,Fifth level,公文写作基础知识,5,月,6,日,公文写作基础知识5月6日,行文原则,行文原则：确有必要，注重实效，坚持少而精。,1,、尽量少发局文，重大工作、重要事项发局文，其他尽量发部门文和传真，保持局文的宏观性、严肃性和权威性。,2,、文件内容要精练。对会议通知、会议纪要、传真应形成较为固定的模式，语言精练。帽子小、要求实、空话少，数据和文字不要重复，尽量留存干货。减轻领导和基层的负担。,行文原则行文原则：确有必要，注重实效，坚持少而精。,目 录,一、公文格式和撰写要求,二、常用公文文种,三、常用公文文种区别,四、公文中常用词区别,五、办公室核稿,目 录一、公文格式和撰写要求,一、公文格式和撰写要求,（一）公文格式,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。,1,、公文按紧急程度分“特急”、“急件”；电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。,2,、公文按秘级分为绝密、机密、秘密。,具体划分要从实际出发。,3,、公文按行文方向分为上行文、下行文、平行文。,一、公文格式和撰写要求（一）公文格式 公文一般由秘密等,一、公文格式和撰写要求,3,、发文字号包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。,其中年份用公元纪年全称并用六角括号括入。年份及序号均用阿拉伯数字。序号不编虚位，不加“第”字。,一、公文格式和撰写要求 3、发文字号包括单位代字、年份,一、公文格式和撰写要求,4,、上报的公文，应当在首页标识签发人姓名。签发人姓名与发文字号平行印制在反线之上，发文字号居左，签发人姓名居右，两者之间应有适当距离。,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,一、公文格式和撰写要求 4、上报的公文，应当在首页标识,一、公文格式和撰写要求,5,、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文单位名称、事由和文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在某些公文标题中，发文单位名称、事由可省略，但在任何情况下文种不能省略。,公文标题要防止以下三种情况：不明确；不简炼；不规范。,一、公文格式和撰写要求 5、公文标题应当准确简要地概括,一、公文格式和撰写要求,标题的写作难点,（,1,）转发类：,上级公文中含有动词，如“关于做好*的通知”，标题则为转发*关于做好*的通知。,不含动词，如某个文件、规章制度，标题则为，关于转发*的通知。批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类，如通知的标题，不能出现通知的通知。,（,2,）冗长类。把握主要意思，尽量归类，控制在,40,字以内。,标题中不要出现“我省”、“我局”等字样,一、公文格式和撰写要求标题的写作难点,一、公文格式和撰写要求,6,、主送单位指公文的主要受理单位，印制在标题与正文之间，顶格书写，加冒号。主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。两个以上主送单位，一般按系统先外后内，先大后小的顺序排列。,一、公文格式和撰写要求 6、主送单位指公文的主要受理单,一、公文格式和撰写要求,7,、附件,公文如有附件，在正文下空一行左空,2,字用,3,号仿宋字体标识。即：,附件：,1.XXXXXXXXXXXXX,（过长需回行时冒号后左对齐,;,多个附件回行时阿位伯数字下点后对齐）,附件的序号和名称前后标识应一致。,一、公文格式和撰写要求7、附件,一、公文格式和撰写要求,8,、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的重要公文，以会议通过日期为准。成文日期在正文以下偏右位置，用汉字。成文日期必须年、月、日齐全。,注：会议通过的重要公文，如决议、决定，以及条例、规定等法规性文件，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。,一、公文格式和撰写要求 8、成文日期以负责人签发的日期,一、公文格式和撰写要求,9,、印章必须清晰端正地盖在成文日期中间，上不压正文，下压成文日期。联合上报的公文，可只盖主办单位印章。,联合行文的印章加盖办法：,有两种，一是将成文日期拉开居中，前后加盖；二是将简称排在正文和成文日期之间加盖。,一、公文格式和撰写要求 9、印章必须清晰端正地盖在成文日,一、公文格式和撰写要求,3,个及以上印章必须以第二种方式加盖，每排不超过,3,个印章，最后一排余章应居中排列。,一、公文格式和撰写要求 3个及以上印章必须以第二种方式,一、公文格式和撰写要求,加盖公章注意点：,1,、会议纪要这一文种不需加盖公章。,2,、联合上报的公文，由主办机关加盖公章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖公章。,一、公文格式和撰写要求 加盖公章注意点：,一、公文格式和撰写要求,10,、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。单位名称一般按先外后内、先大后小的顺序排列，单位名称移行时与上一行单位名称对齐。,一般不使用抄报，上级单位可在最上面单独成行。,主抄送单位名称要规范化（后为规范化简称）,中国邮政集团公司,集团公司,江苏省邮政公司,省公司,各市邮政局、县（市）邮政局,一、公文格式和撰写要求 10、抄送单位指除主送单位外需,一、公文格式和撰写要求,（二）公文撰写要求,1,、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。,2,、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。,3,、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。,4,、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“,1.”,，第四层为“（,1,）”。可跳用但必须统一。,一、公文格式和撰写要求（二）公文撰写要求 1、情况确实，,一、公文格式和撰写要求,（二）公文撰写要求,5,、数字、年份、人名不回行。,6,、文内使用非规范化简称，应当先用全称并加以注明。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,7,、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,8,、文稿正文稿纸规格为,A4,，用,3,号或小,3,号仿宋字体。,一、公文格式和撰写要求（二）公文撰写要求 5、数字、年份,一、公文格式和撰写要求,示例,一、公文格式和撰写要求示例,一、公文格式和撰写要求,示例,一、公文格式和撰写要求示例,一、公文格式和撰写要求,传真的格式和拟写要求,1,、必须标注签发人，日期以正式发出日为准；,2,、内容时效性较强；,3,、条理清晰，以布置具体工作，提出具体要求为主；,传真电报紧急程度的制定：一般情况下,特提：,2,小时内办理；特急：当天办理；平急：,3,天内办理,一、公文格式和撰写要求传真的格式和拟写要求,一、公文格式和撰写要求,示例,一、公文格式和撰写要求示例,二、常用公文文种,上行文：请示、报告、意见等,1,、请示,适用于向上级单位请求指示、批准。请示必须一文一事，主送单位只有一个。分为请求指示和请求批准两种。,写法注意点：,标题三要素，也可只用事由,+,文种,正文：开头、主体、结语（开头写请示的缘由；主体写明请示事项；结语如：当否，请批示；妥否，请批复；以上请示，请予审批等）,二、常用公文文种上行文：请示、报告、意见等,二、常用公文文种,2,、报告,适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。报告不需要上级单位批复，也不能夹带请示事项。可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。,正文写法：,报告导语有背景式、根据式、叙事式、目的式,主体有总结式写法、情况,+,原因,+,教训,+,措施式、指导式写法（多用于建议报告，多分条列项的逐层表达）,结语：可重申意义、展望未来；也可采用模式化套语，如：特此报告；以上报告，请审阅等。,二、常用公文文种,二、常用公文文种,3,、意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。相对比较宏观，主要是业务发展方面的办法和意见。,写法：,发文缘由,+,特制定本实施意见或（现提出以下意见）等过渡句,意见条文（对重要问题的见解或处理办法一一写明）,执行要求（如无必要，此项可免）,二、常用公文文种,二、常用公文文种,下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪要等,1,、决定,适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。使用较少。,写法：开头（发布决定的背景、根据、目的、意义，表彰和惩戒性的开头要叙述基本事实）,主体（写决定事项）,结尾（执行要求或希望号召）,二、常用公文文种下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪,二、常用公文文种,下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪要等,2,、决议,用于经会议讨论通过的重要决策事项。,写法：标题（发文机关,/,会议名称）,+,主要内容,+,文种,成文日期（,X,年,X,月,X,日通过。若公文标题中没有会议 名称，要补充注明，如：,XX,委员会第,X,次会议,X,年,X,月,X,日通过）,正文：开头（会议听取、讨论、审议、批准或通过了什么，自何时生效等）,主体（内容、号召、要求、措施等）,结尾（可有可无）,二、常用公文文种下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪,二、常用公文文种,下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪要等,3,、通告,适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。邮政属于服务行业，在资费调整或服务手段升级变动时应通过通告在窗口或媒体上进行公布。,写法,:,标题有全题写法和省略主要内容的写法。（三要素或发文机关,+,文种）特殊写法：发文机关,+,文种,+,通告主要内容,如：,中国人民银行通告明日起发行,1990,年版壹元券人民币,正文：通告缘由（背景、根据、目的、意义）、通告事项、通告结语（多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”）,二、常用公文文种下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪,二、常用公文文种,下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪要等,4,、通知,适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章制度；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免、聘用人员。最常用的文种。,写法：标题（常规写法）,正文（缘由,+,事项,+,执行要求）转发的公文多以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。,二、常用公文文种下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪,会议通知的撰写要点,1,、会议的目的、背景简略写或不写。直接写“经研究，决定召开某某会议”，开门见山；,2,、正文内容顺序为：会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、注意事项。,3,、会议通知发出时间：电视电话会议至少提前,1,天，一般会议要提前,3,天；,4,、注意点：不要出现领导姓名、一般会议要标注联系人,会议通知的撰写要点,二、常用公文文种,下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪要等,5,、批复,适用于答复下级单位的请示事项。与上报的请示相对应。主送机关一般只有一个，即发出请示的下级机关。,写法：标题（三要素）在主要内容一项中，往往明确表示对请示事件的意见和态度。注：若不同意，可不明确表态，放到正文中。答复请求指示的请示，也无需在标题中表态。,正文：批复依据（对方请示、有关方针政策和上级规定）,批复事项,执行要求,注意：批复撰写要及时、明确、庄重周严、言简意赅,二、常用公文文种下行文：决定、决议、通告、通知、批复、会议纪,二、常用公文文种,下行文：决定、决议、通告、通知、