,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,1,目录页仅供参考,2,目录页仅供参考,3,目录页仅供参考,总体职能,机构设置,制度简介,1,总体职能,1,2,参谋,助手,管理,服务,总体职能,单位职能,综合管理部是公司行政和后勤等,工作,的管理部门,，,主要职能,如下,：,1,公司文件管理,1,办公自动化,2,文秘,3,信访,4,接待,5,调研,6,车辆管理,7,总务后勤,8,翻译,9,公安保卫,10,文件管理,文件的制发、传递、归档；公司印章、介绍信,办公自动化,公文的核稿、文件传递流程、,OA,网权限、公共信息管理等,文秘,文职秘书、事物秘书,信访,接待,上级领导、来宾参观、食宿等的安排,调研,重要文字材料的起草、督办查办等,会务,董事会、各种仪式等公司重要会议的会务组织,车辆管理,公司车辆的调配、日常管理等,总务后勤,厂区环境、食堂用餐、倒班宿舍的管理等,翻译,外方专家的服务、外文资料的翻译,公安保卫,公司内部治安、保密等,总务,后勤室,秘书室,车辆,管理室,综合,管理部,翻译室,公安,保卫室,机构设置,综合管理部,下设,5,个室，分别是：,2,3,秘书室职责,3,秘书室,秘书室负责公司重要文字材料起草、催办督办查办、文件传递、印章管理、礼宾用车安排、来访接待、会务安排、会议室管理等工作。,秘书室与与各位员工打交道较多，下面重点向各位介绍。,秘书室职责,负责公司内各部门送领导签字文件的取送、传递、催办工作；,1,2,办理公司印章的刻制和管理，公司介绍信的印制和管理；,3,4,负责公司领导安排会议的通知，会议室的日常管理；,5,安排办公用车事务；,6,负责公司各单位人员名片的制作、费用结算；,7,办公楼大厅大屏幕、日常备品的管理；,8,领导交办的其他工作。,9,秘书室具体工作,负责公司领导及各单位通讯业务办理和结算；,负责公司有关文件的起草工作，公司文件制发、传递、归档工作，外来文件的接收、传递、邮寄等工作；,4,5,秘书室职责,5,秘书室,调研方面的职责,催办、督办和查办工作,公司大事记的起草,公司电子屏主题语的起草,公司调研工作的开展,公司自制文件的核稿,主要文字材料的起草,办文,Diagram,2,Diagram,3,文件制发、起草、传递、归档,公司领导的会议通知,公司会议的会务组织,公司会议室日常管理,传真机等办公设备管理,办公自动化,公司介绍信的印制和管理,公司印章的刻制和管理,安排办公用车,与接待相关的工作,名片的制作、费用结算,通讯业务办理结算,公司领导出差等报销业务,领导交办的其他工作,Diagram,2,Diagram,3,办事,办会,秘书室,秘书室的工作标准：,办文零毛病，办到无可挑剔,办会零差错，办到规范有效,办事零失误，办到恰到好处,面对这种情况，小宋有五种选择：,1.,直言不讳，把主任有指示告诉对方，并说明副主任的指责错了。,2.,强调缘由，说明这些打印的活儿是主任同意的，“谁答应，谁签批”亦在情理之中。承认错误，并向副主任道歉，表明今后改正的决心。,3.,耐心解释，要回面子，说明自己只是顺便而为，并无他意。,4.,委曲求全，接受批评。,5.,保持沉默，既不强调客观理由，也不表示接受，洗耳恭听，一言不发，或抓住适当的时机，有意岔开话题，分散矛头指向。,总务后勤室职责,6,总务后勤室,员工用餐及食堂管理,倒班宿舍及独身公寓管理,公司厂区环境建设,办公楼 卫生,办公楼公共部分,的请托维修,主要职责,翻译室职责,7,翻译室,翻译室负责公司,日文,、,英文,、,韩文,资料翻译、公司专家的翻译服务工作以及公司董事会、出国访问、国外研修、国外设备验收、商务谈判、外方来访、来公司进行技术指导的外方专家、与外方电视会议、设备安装调试、售后服务外商等的翻译工作。,4,车辆管理室职责,8,车辆管理室,公司内外事,及领导用车,各单位车辆卫生、,保养等方面检查,领导自驾车的日常,保养等维护工作,公司驾驶员,培训和指导,公司车辆的落户,过户等手续办理,4,公安保卫室职责,9,公安保卫室,负责公司治安保卫工作，负责对公司更值人员的管理等工作。,复印机、传真机、碎纸机、照相机、空调、电视、影碟机、会议音响、,视频系统、饮水机、办公家具等,综合部负责费用指标考核、采购计划、型号选定、办公设备的调配,各单位办理经济技术论证单和领用单,谁使用、谁维护、谁保养,质保期内,采购部联系售后维修,质保期外,请托动力厂（电气）、规划部（木制）、综合部（其它）,报废由各单位自行办理,办公耗材每月报计划到综合部统一汇总（已,E,化）,领用耗材时要有综合部签字,耗材有年度计划、月度考核,办公设备,10,相关制度流程,公司及上级召开的会议,研讨会等会议在休息时间召开,提前一天（,16,时前）电话 通知，与会人员会前准备内容,无纸化,公司领导由秘书通知，各单位领导由信息员（兼职秘书,),通知,必要时写会议纪要并发文、归档,会议决议的落实情况检查（综合部负责公司级）,迟到罚款,50,元，缺席罚款,100,元,未通知罚款,50-100,元,不得随意打电话，电话声响罚款,100,元,会议室网上预定,会议室设施归综合部所有，维护由各单位负责,会议,10,相关制度流程,综合部负责日文、英文、韩文翻译（传真、邮件、信函等）,其它语种由人力资源部解决,日方专家每人有一位翻译对应,公司领导的翻译由综合管理部负责,外事活动、研修等翻译由综合管理部安排，公司领导批准,请托翻译需请托单,外文翻译,10,相关制度流程,1,号门经警室专人负责公务邮件的管理,只限公务邮件，违规邮寄私人邮件处以,10,倍罚款,CMP,平台填写邮寄审批单,国内邮件由部门领导审批，国际邮件由公司领导审批,名址填写清楚,按月结算，计入各单位办公费用,注意保密,各单位指定邮件接收联系人，按时收取邮件,门卫不代签个人快递,邮寄,接收,10,相关制度流程,礼宾车辆的适用范围,公司领导、日方专家,公派出国人员（,4,人以上）,公司接待,机要文件传递,用车申请提前一天办理，用车审批流程已,E,化,各单位驾驶员须在综合管理部备案,超出哈市范围用车须公司领导审批,各单位车辆发生的费用由综合部统一管理,车辆,10,相关制度流程,综合、质保、采购、销售、技术中心共有,5,台传真,综合部的传真可以发国内国际，其它的只能发国内,按时收取传真（电子传真，有分机号）,收到其他部门传真要用邮件转给相应部门,严格登记审批，国内由部门审批，国外由公司领导审批,传真,10,相关制度流程,可以印制名片的人员,室主任以上干部,公派出国人员,公司领导特批人员,CMP,平台填写,名片印制申请表,交综合部办理（写清中、英文）,凭领用单领用名片，费用计入各单位办公费,名片,10,相关制度流程,按,差旅费管理规定,可以乘坐飞机的人员正常订购机票（,5,折以内）,规定以外人员，须经公司领导批准,填写,出差审批单,出差汇报表,（,E,化）,提前办理审批单，后补的情况要说明原因并公司主管领导审批,超出,5,折、里程小于,1500,公里或国外机票须公司总经理审批,因公变更所产生费用由公司承担，因个人原因变更由个人承担,说明：,1.,审批后再出票,2.,转机总价格高于直飞,5,折不予审批,出差,10,相关制度流程,标准餐,9,元,/,份，外餐,12,元,/,份,加班餐：白天,12,：,00,以后，晚上,20,：,00,以后,客餐网上填写,招待用餐审批单,可以免费用餐,用餐时间：,11,：,30-12,：,10,11,：,50-12,：,30,11,：,30-12,：,20,（节假日）,餐卡不得转借他人使用，补办餐卡,20,元,/,张,公司有伙食委员会，可以反应关于用餐的意见和建议,除公司提供的免费餐外，可以自费用餐,体检合格人员使用统一消毒的餐盘，不合格人员自备餐具,用餐,10,相关制度流程,4,、,5,、,6,层为单身员工宿舍，严谨留宿外来人员,严禁乱拉网线、电线,不得使电炉子、电磁炉、电炒勺、电饭锅、热得快，违者处以,200-,1000,元,/,次罚款,宿舍楼大门的开放时间为早,5,：,30,晚,22,：,30,住宿人员不准在宿舍内赌博、跳舞、喝酒行令,住宿人员不准私自调换房间,住宿,10,相关制度流程,具体见,公司倒班宿舍管理规定,案例分析,1,：,小宋是某公司的秘书，他一向谦虚谨慎、勤奋好学、踏实能干而得到公司上下的一致好评。一天，他和往常一样，不到上班时间就来到办公室，开始了一天的紧张工作。这时，一位与他们有长期业务往来的文印室人员来找他，要求结清去年的打印费用。小宋热情地接待了他，在认真核对记账单证后，填写了一份财务报销单，并让他下午来取钱。,下午上班时间到了，办公室主任叫小宋有事，细心的小宋就把报销单一同带上，顺便请主任签批报销。正当主任审批时，分管财务的办公室副主任也来到主任室，看到桌上的报销单，劈头就问：“我在家，你为什么找主任批？”问得小宋张着嘴说不出来话，在场的财务处长也为之感到惊诧，是小宋不懂规矩，无意所为，只为图个方便吗？不像，小宋一向都是非常谨慎小心的；是明知故犯，无视副主任的存在吗？也不像，小宋不是个不按程序办事的人；是与副主任有过节而有意回避吗？更不像,他们之间的关系很好。那是什么原因造成这种情况呢？,原来，在此之前，主任曾对小宋说过副主任是协助主任工作的，主任分管秘书工作，今后需要添置设备、购买物品等，可向他请示并签批。,可见，小宋是遵照主任的指示行事的。这时，他有难言之隐。作为秘书，小宋应该怎样对待和处理这突如其来的责问和批评呢？,案例分析,2,：,新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作。在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们经理在吗？”陈小姐：“不在。”来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”陈小姐：“,1.8,美元。”来电者：“,1.6,美元一打行不行？”陈小姐：“对不起，不行的。”,说完，“啪”挂上了电话。,上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以,1.4,美元一打卖出了,100,万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问,1.6,美元一打行不行，我知道你的定价是,1.8,，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？,科技,品质,绿色动力,