,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,行政秘书学,原 理 篇,行政秘书学原 理 篇,第一章 行政秘书学的基础知识,第一章 行政秘书学的基础知识,第一节 秘书与秘书学,第二节 秘书机构,第三节 秘书工作,第四节 秘书的职业道德和能力结构,第五节 秘书与领导,章节安排,第一节 秘书与秘书学章节安排,第一节 秘书与秘书学,一、秘书的定义及分类,1,、“秘书”词义的演变,（,1,）宫中秘藏之书,（,2,）辅臣,（,3,）行政职业,（,4,）社会职业,第一节 秘书与秘书学一、秘书的定义及分类 1、“秘书”词,2,、秘书的定义,所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。,从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员, 2003,秘书职业技能标准,2、秘书的定义从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及,3,、秘书的职业特点,1.,直接性,2.,稳定性,3.,知识化,4.,年轻化,5.,女性化,3、秘书的职业特点,4,、秘书的分类,横向分类,按单位性质不同,机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。,按工作内容不同,行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。,按服务对象不同,公务秘书、私人秘书。,纵向分类（层次）,高级、中级、初级,4、秘书的分类,我国党政机关秘书,高级秘书,：,秘书长、办公厅（室）主任。一般是省、厅两级的秘书人员。,中级秘书,：办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。一般是处、科两级的秘书人员。,初级秘书,：是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。,我国党政机关秘书 高级秘书： 秘书长、办公厅（室）主任。一般,企业秘书,高级秘书：,包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，这是秘书职位的顶点。要求有长期的相关工作经历，良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力,而具备这些条件的人才更是凤毛麟角。,中级秘书：,包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在,2535,岁左右。,初级秘书：,包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过,25,岁。,企业秘书高级秘书：包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁,企业秘书的各种类型,总经理行政助理,Executive Assistant Manager,总经理助理,Assistant to General Manager,总经理秘书,Executive Secretary,总经理秘书,Secretary to general Manager,行政秘书,Executive Secretary,行政助理,Administrative Assistant,机要秘书,Secretary,接待文员,Clerk,企业秘书的各种类型总经理行政助理Executive Assi,企业部分秘书岗位工作职责,【,办公室主任岗位职责,】,1.,领导办公室工作并具体主持行政事务工作；,2.,召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划,;3.,审核批准公司,1000,元以下行政费用开支报告,;4.,审核上报公司,1000,元以上行政费用开支计划,;5.,负责公司防火,防盗及交通等安全管理工作,;6.,公司员工及住房管理,;7.,对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调,;8.,总经理办公室人员编制管理,;9.,对外联系的工作计划制订与实施,.,【,行政主管岗位职责,】,1.,按合同实施物资采购和小型用品采购,;2.,员工午餐的具体安排,;3.,电话费缴纳,;4.,环境卫生管理,;5.,外来宾客的住宿安排,;6.,车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系；,7.,办理公司员工暂住证及与治安委员会联系。,8.,其他工作配合。,【,前台文员岗位职责,】,1.,交换机电话转接；,2.,传真收发与登记；,3.,前台接待、登记；,4.,来宾引见、招待、接送；,5.,打印监督与考勤汇总；,6.,请假及加班申报单的保管、汇总、造表；,7.,锁门、电梯管理、检查灯光和门窗；,8.,报刊函件收发及报纸的整理保管。,企业部分秘书岗位工作职责,1,、秘书学的学科发展,全国性秘书杂志目录,秘书工作,（中共中央办公厅秘书局编）,秘书,（上海大学编）,秘书业务,（中共广东省委办公厅）,秘书之友,（兰州大学）,秘书界,（成都市秘书学会编）,秘书学研究,（江汉大学编）,文秘,（沈阳大学编）,秘书学刊,（郑州秘书专科学校编）,二、秘书学的学科发展与研究对象,1、秘书学的学科发展二、秘书学的学科发展与研究对象,2,、秘书学的研究对象,“秘书工作”说,“辅助管理”说,“对象多元”说,“秘书活动”说,秘书学的研究对象,=,秘书工作,+,秘书人员,2、秘书学的研究对象“秘书工作”说秘书学的研究对象=秘书工作,3,、秘书学的学科特征,秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。 其学科特征体现在：,1,）知识的综合性（,与管理学、 领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系、心理学等学科有着密切的关系,）,2,）理论的应用性,3,）学科的群体性,（理论秘书学、应用秘书学）,3、秘书学的学科特征秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。,第二节 秘书机构,第二节 秘书机构,一、秘书机构的概念,广义的秘书机构，,是指具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门 。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、文书、调研、信访、行政、督查、接待和值班等部门。,一、秘书机构的概念 广义的秘书机构，是指具有参谋,秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,秘书机构图办公室（主任、副主任） 调研科室,狭义的秘书机构,，,指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。是直接为领导工作服务的办事部门。,狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领,秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,秘书机构图办公室（主任、副主任） 调研科室,第一章行政秘书学的基础知识概述秘书机构课件,第一章行政秘书学的基础知识概述秘书机构课件,秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是,直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、,沟通内外的枢纽地位。如图 ：,二、秘书机构的地位、性质与作用,秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是二、秘,1,、秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构,2,、秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构,3,、秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构,4,、秘书机构不是“前台”机构，而是“幕后”机构,秘书机构的地位,秘书机构的地位,秘书机构的性质,秘书部门是领导的左右手，必须保守,机密,；秘书部,门是,辅助,机构，而不是权力机关；秘书部门是,综合,办,事部门；秘书部门是,服务,、协调部门。,秘书机构的作用,1,、组合作用,2,、枢纽作用,3,、过滤作用,第一章行政秘书学的基础知识概述秘书机构课件,1,、助手,2,、参谋,3,、枢纽,4,、协调,5,、保密,6,、公关,三、秘书机构的职能,1、助手三、秘书机构的职能,（一）因人分设制,（,A,为主要领导者；,B,为分管领导者；,c,为办公部门领导者；,未标序数的,D,为综合机构，标有序数的,D,为其他秘书机构；,横虚线以下为办公部门）,四、秘书机构的组织模式及设置,（一）因人分设制四、秘书机构的组织模式及设置,(,二,),因事分设制,图 因事分设制模式图,(A,为领导者；,B,为办公部门；,c,为若干秘书机构,),(二) 因事分设制,(,三,),混合分设制,案例：,【,国务院办公厅,】,1998,年：,秘书一局，秘书二局 ，秘书三局，人事司，行政司，,中办国办信访局,。国务院秘书长,1,名，国务院副秘书长,5,名。,2008,年：,秘书一局，秘书二局，秘书三局，人事司，行政司，,国务院应急管理办公室（国务院总值班室），督查室，电子政务办公室，财务室,（副司局级）。另外还包括机关党委，离退休干部局。国务院秘书长,1,名、国务院副秘书长,9,名（含兼职）。,(三) 混合分设制案例：【国务院办公厅】,1,各级秘书工作机构,（,1,）中央机关的秘书机构,（,2,）省、市、县级的秘书机构,（,3,）基层单位的秘书部门,2,各类秘书工作机构,（,1,）人民解放军的秘书工作机构,（,2,）企事业单位的秘书机构,（,3,）民主党派和人民团体的秘书工作机构,3,临时秘书工作机构,各级各类秘书部门的设置,1各级秘书工作机构 各级各类秘书部门的设置,中国,2010,年上海世博会组织机构,中国2010年上海世博会组织机构,1,、集中式,2,、分散式,秘书机构的布局方式,秘书机构的布局方式,（一）队伍建设,1,、保持相对稳定,2,、提高综合素质,3,、优化队伍结构,4,、组建和管理秘书团队,年龄结构,智能结构,非智力因素,情绪智商,优秀的秘书团队应具备的要素,1,、共同的目标,2,、互相合作，彼此认同,3,、责任心,4,、学习精神,五、秘书机构的建设,（二）制度建设,1,、秘书工作制度,2,、管理制度：,秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度；工作责任制；目标管理制度。,（一）队伍建设 年龄结构优秀的秘书团队应具备的要素五、秘,你怎样看待这两个人的做法？,某外企的两个部门秘书同时去找总经理裁断，这两个秘书一个拟写文书，另一个制作和发文。为了是把文件送过去还是过来拿，两个人各执一词。一个说：“你来拿。”另一个说：“你给我送过来。”这个外企老板对这两位秘书说：“你们先回去，一个小时后我来帮你们拿。”对这个案例，人们的说法不尽相同。,1,、有人说应该先确定一种制度；,2,、有人说对两位秘书应该各打,50,大板；,3,、还有人说“一次拿与送没关系，但以后呢？”,4,、请对这些观点加以分析并说明你的观点。,案 例 分 析,你怎样看待这两个人的做法？案 例,效果很全面，持之以恒是关键。,11月-24,11月-24,Tuesday, November 19, 2024,自觉遵守饭堂纪律，养成饮食卫生习惯。,01:27:45,01:27:45,01:27,11/19/2024 1:27:45 AM,防止违章动火六大禁令。,11月-24,01:27:45,01:27,Nov-24,19-Nov-24,没有措施的管理是空谈，没有计划的工作是空洞。,01:27:45,01:27:45,01:27,Tuesday, November 19, 2024,防事故年年平安福满门讲安全人人健康乐万家。,11月-24,11月-24,01:27:45,01:27:45,November 19, 2024,推动全员品质活动，提高全员工作十七。,2024年11月19日,1:27 上午,11月-24,11月-24,用心呵护,塑造金牌品质。,19 十一月 2024,1:27:45 上午,01:27:45,11月-24,安全不仅关系自己，安全连同国家集体。,十一月 24,1:27 上午,11月-24,01:27,November 19, 2024,人人齐努力，创造好品质。,2024/11/19 1:27:45,01:27:45,19 November 2024,以安全第一为荣，以忽视安全为耻。,1:27:45 上午,1:27 上午,01:27:45,11月-24,遵章是幸福的保障，违纪是灾祸的开端。,11月-24,11月-24,01:27,01:27:45,01:27:45,Nov-24,不接受不合格品，不制造不合格品，不交付不合格品。,2024/11/19 1:27:45,Tuesday, November 19, 2024,生产再忙安全不忘，人命关天安全优先。,11月-24,2024/11/19 1:27:45,11月-24,谢谢大家！,效果很全面，持之以恒是关键。9月-239月-23Friday,