,山东山水水泥集团有限公司档案室,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,山东山水水泥集团有限公司档案室,*,1,文秘工作实务,巨野公司,石昌运,2,文秘工作的职业定位,一,文秘人员的基本素质,二,文秘写作概述,三,文秘应用文写作,四,3,1.,什么叫文秘,文秘包含着了文书与秘书的概念。,文秘当中的,“,文,”,，就是指,“,文书,”,，也称,“,文员,”,。在字典当中，,“,文书,”,定义为机关或部队中从事公文、书信工作的人员。,文秘当中的,“,秘,”,，就是指,“,秘书,”,。在字典当中，,“,秘书,”,的定义是掌管文书并协助机关或部门处理日常工作的人员。,后来，人们把,“,秘书,”,和,“,文书,”,（文员）都被统称为,“,文秘人 员,”,、,“,文秘工作,”,，辅助领导在综合管理、树立企业形象、沟通 内外关系、处理信息交流等方面发挥着作用。,一、文秘工作的职业定位,4,一、文秘工作的职业定位,2.,基本工作,笼统地讲，大体上有以下八项基本工作。,（,1,）收发转呈，处理文件。,（,2,）上传下达，督导督察。,（,3,）整理资料，归档保存。,（,4,）迎来送往，树立形象。,（,5,）对外公关，协调关系。,（,6,）筹备会议，组织活动。,（,7,）起草公文，审核把关。,（,8,）后勤服务，提供便利。,5,3.,工作性质与特点,（,1,）辅助性,（,2,）综合性,（,3,）机密性,（,4,）服务性,认清以上的性质或职业特点，有利于文秘人员摆正自己的位置，摆正自己的角色地位，主动而不被动、认真而不任性、上进而不冒进、稳妥而不失当地开展各项工作。,一、文秘工作的职业定位,6,一、文秘工作的职业定位,4.,文秘人员的作用,总的来说，秘书工作具有以下五个方面的作用：,（,1,）助手作用,（,2,）参谋作用,（,3,）协调作用,（,4,）信息枢纽作用,（,5,）公共关系作用,总之，文秘人员的作用，是不容置疑的。作为文秘人员，应该有一种职业自豪感和责任感。有人说：秘书是未来的领导，,“,组织部、团中央，外加一个秘书帮,”,。是有一定道理的。,二、文秘人员的基本素质,大学的文秘专业，一般有如下课程：马克思主义哲学、邓小平理论、政治经济学、法学概论、社会学、管理学、心理学、逻辑学、现代秘书学、公文写作、档案管理学、中外文学、公共关系学、商务谈判、计算机、外语等。,其实，这些课程是基于培养一个优秀的文秘人员而设置的。那么，文秘人员应该具备哪些素质呢？或者说，单位对于文秘人员的要求是什么呢？,8,二、文秘人员的基本素质,1.,优良的思想政治素质,（,1,）爱国爱党，立场坚定。,（,2,）明辨是非，追求上进。,（,3,）遵规守纪，严以自律。,以上三条，这看起来是很虚，但没有一个单位和领导，愿意把文秘工作交给一个政治不合格、思想不健康、行为不端正的人手里。文秘人员的思想政治素质概括为一句话：懂政治、知荣辱、要上进。,9,二、文秘人员的基本素质,2.,良好的职业道德,职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，文秘工作也是如此。,（,1,）热爱事业，忠诚企业。,（,2,）忠实执行，甘于奉献。,（,3,）主动积极，求真务实。,（,4,）谦虚谨慎，与人为善。,（,5,）严守秘密，把住口风。,10,二、文秘人员的基本素质,3.,健康的心理素质,文秘人员要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。关键在于，要清楚自己的角色定位。,（,1,）辅佐领导并不是替代领导,（,2,）单位资源并不是个人资源,（,3,）没有赞扬并不是无功无劳,11,二、文秘人员的基本素质,4.,扎实的专业素养,文秘人员的专业能力，主要包括：分析能力、文字能力、组织协调能力、社交能力等。,（,1,）政策把握能力。,“,不谋万世者,不足谋一时；不谋全局者,不足谋一域。,”,特别是我们的文字秘书，要想使自己的文章立意更高，必须了解党和国家的政策，了解宏观的经济社会形势。对于文秘人员来，要做到,“,四个了解,”,：了解宏观（包含社会），了解政策，了解行业，了解企业。,二、文秘人员的基本素质,（,2,）认识事物能力。,文秘人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，这就需要有较强的认识和识别能力。,第一，要善于观察。要有高度的敏感性，善于捕捉一切有价值的信息，变被动服务为主动服务。,第二，要辨别是非。用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。,第三，要分析综合。要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。,第四，要随机应变。秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。,13,二、文秘人员的基本素质,（,3,）文字写作能力,文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。文秘人员从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。,第一，要广泛阅读。,第二，要善于学习。,第三，要多写多练。,山东山水水泥集团有限公司档案室,14,二、文秘人员的基本素质,（,4,）组织协调能力,组织协调能力，体现在对内和对外两个方面。对内重在组织，对外重在协调。需要文秘人员具有良好的表述（把意图表达清楚）、统筹（把事情安排周密）、社交（把资源用足用好）、办事（把任务完成圆满）等能力。,第一，树立,“,三个意识,”,。对上协调，要树立全局意识。横向协调，要树立商量意识。对下协调，要树立服务意识。,第二，做到,“,四个统一,”,。一是原则性与灵活性的统一，二是事务性与思想性的统一，三是统筹性与参与性的统一，四是预见性和主动性的统一。,15,三、文秘写作概述,写作能力，这是文秘人员应该具备的一项重要能力。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。,16,（一）文秘写作的特点与基本要求,1,特点,（,1,）写作主体的双重性。一要站在单位和领导的角度思考问题；还要时刻牢记自己的职责，摆正领导与被领导的关系。,（,2,）写作受体的特定性。一是限定在单位内部；二是存在阅读顺序；三是凡是受体范围之内的人，必须认真阅读。,（,3,）写作载体的规范性。一是鲜明的书面性；二是句式上多用陈述句、祈使句；三是表达方式比较规范，极少用描写和抒情。四是在修辞手法上多用排比、对偶、递进、反复；五是结构和样式比较规范，有规定的格式。,三、文秘写作概述,17,（一）文秘写作的特点与基本要求,2,基本要求,（,1,）符合党和国家的路线方针政策和法律法现,（,2,）符合单位或领导指示要求,（,3,）客观准确反映实际情况,（,4,）提出的政策、措施切实可行,（,5,）文字简练，表述严密,（,6,）文种使用得当，格式符合规范,三、文秘写作概述,18,（二）文秘写作的语言与文风,1,语体特点,（,1,）确切性：准确、贴切，不产生歧义。,（,2,）严密性：严谨、周密，不留下漏洞。,（,3,）简明性：简洁、明了，不拖泥带水。,（,4,）程式性：使用专用语、惯用语。,三、文秘写作概述,19,2,文风,文风有四个弊端：,第一弊病叫,“,摆长蛇阵,”,。,第二弊病叫,“,作假失真,”,。夸大成绩，掩盖不足。,第三弊病叫,“,虚张声势,”,。,第四弊病叫,“,南辕北辙,”,。,由以上弊端，我们可以得出公文写作的正确的文风应该是：第一，不讲废话，少说套话；第二，有话求短，无话则免。第三，只讲实话，拒绝虚言。第四，词要达意，严格推敲。,三、文秘写作概述,（一）公文写作,1.,公文,我们一般所说的,“,公文,”,，通常党和国家规定的正式和主要文种。国务院,国家行政机关公文处理办法,（,2000,年,8,月,24,日）规定了,13,种，中共中央办公厅,中国共产党机关公文处理条例,（,1996,年,5,月,3,日）规定了,14,种。其中：两者共有的,9,种。合计：,18,种。,命令 议案,公告 通告,4,决议 指示,公报 条例,规定,5,行政机关公文,决定 通知 意见,通报 报告 请示,批复 会议纪要 函,9,党的机关公文,四、文秘应用文写作,四、文秘应用文写作,几种相近文种的区分：,请示与报告,请示和报告都是上行公文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。,行文目的、用途不同。,呈报时间不同。,主送机关不同。,受文机关处理方式不同。,涉及内容不同。,写作重点不同。,文面结构形式不同。,四、文秘应用文写作,批示与批复,被批注意见的来文文种不同。,行文方式不同。,通知与通报,通知侧重于直提要求、明确界限，必须对下一步工作提出意见与要求。通报则是陈述性的公文，即可以提出下一步意见和和要求，也可以不提。,决定与决议,形成的方式不同。,行文用语不同。,四、文秘应用文写作,2.,公文格式,公文由三部分组成：眉首 主体 版记。,（,1,）眉首,六要素（红色反线以上）：公文份数序号；密级等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人。,格式规范,（,2,）主体（反红线以下部分，版记以上部分）,主体七要素：公文标题；主送机关；正文；附件；成文时间；生效标识：印章、特殊情况说明；附注。,格式规范,（,3,）版记,版记三要素：主题词；抄送：印发机关和印发时间。,格式规范,24,四、文秘应用文写作,3.,写作技巧,（,1,）决定,决定正文通常由决定原由和决定事项两部分构成：决定原由指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。,（,2,）报告,报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。,开头：主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用,“,现将,情况报告如下,”,一语转入下文。,主体：这是报告的核心部分，用来说明报告事项。一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。,结语：一般采用程式化用语，另起段来写，如：,“,特此报告,”,、,“,请审阅,”,等。,四、文秘应用文写作,(3),请示,请示的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。,开头：主要交代请示的缘由。,主体：主要说明请求事项。,结语：习惯用语一般有,“,当否，请批示,”,，,“,妥否，请批复,”,，,“,以上请示，请予审批,”,等。,(4),会议纪要,会议纪要一般由首部、正文和尾部三部分组成。,首部。这部分的主要项目是标题。正文。公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。尾部。包括署名和成文时间两项内容。,四、文秘应用文写作,(5),意见,它的结构一般分为三部分：,缘由（或背景）：交代某项工作的必要性和重要性。,主体：既有见解，又有处理办法。一般采取分条的方法。,结语：上报的意见，一般标注,“,以上意见，如无不妥，请批转执行,”,。下行的意见，一般是要提出明确具体要求，以,“,望各单位遵照执行,”,等字样。,四、文秘应用文写作,（二）其他应用文写作,1.,领导讲话稿,(1),领导讲话稿的主要特点：,一是权威性。,二是思想性。,三是鼓动性。,（,2,）如何撰写领导讲话,:,一要要切实吃透上级精神。,二要准确领会领导意图。,三要大量搜集写作素材。,四要要认真细致地构思谋篇。,四、文秘应用文写作,2,经验总结,（,1,）先进经验的基本要求,思路要独特。,做法要先进。,效果要显著。,（,2,）材料组织,在,“,为什么,”,上