单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,档案信息化建设,二,九年九月,档案信息化建设二 九年九月,1,一、档案信息化建设概述,2000年底召开的全国档案工作会议上，中共中央办公厅主任王刚同志向我国档案部门提出了大力加强档案信息化建设的任务。,全国档案事业发展“十五”计划明确提出：加快档案信息化建设。研究制定电子文件归档和电子档案管理的制度与办法，积极推广国家标准CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求，试点接收电子档案进馆，加快现有档案的数字化进程，在档案利用服务的数字化和网络化方面取得明显进展。,一、档案信息化建设概述 2000年底召开的全国档案工作会议,2,一、档案信息化建设概述,2002年全国档案信息化建设实施纲要提出档案信息化建设的六项具体任务：,基础设施建设,信息资源建设,档案管理应用系统建设,标准规范建设,人才队伍建设,安全保障体系建设,一、档案信息化建设概述 2002年全国档案信息化建设实施,3,一、档案信息化建设概述,2003年，国家档案局颁发电子公文归档管理暂行办法（国家档案局6号令）,明确规定电子公文归档的责任部门、时间、范围、程序、技术要求、保管、保密等内容。,一、档案信息化建设概述2003年，国家档案局颁发电子公文归,4,一、档案信息化建设概述,2005年，国家档案局发布关于加强档案信息资源开发利用工作的意见,全面整合各类档案信息资源；,加强多形式多层次共享平台建设，促进公开档案信息资源广泛利用和深度开发；,加强档案馆各项基础设施建设；,进一步优化保障环境，建立长效发展机制，全面提升档案信息资源开发利用水平。,一、档案信息化建设概述 2005年，国家档案局发布关于加,5,二、档案信息化建设工作主要内容,（一）档案信息资源建设,存量档案的数字化,电子文件归档和电子档案接收,重要数字信息资源的采集。,二、档案信息化建设工作主要内容（一）档案信息资源建设,6,二、档案信息化建设工作主要内容,（二）档案管理应用系统建设,基本功能：,数据管理、整理编目、检索查询、辅助实体管理、安全保密、系统维护及数字化成果、电子文件归档、电子档案接收、档案数据网络化、多媒体信息管理及数据迁移等。,设计原则：,（1）标准与规范性。,（2）灵活性。,（3）可扩充性。,（4）安全性。,（5）开放性。,（6）易用性。操作简便，便于使用。,二、档案信息化建设工作主要内容（二）档案管理应用系统建设,7,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,（一）档案著录规则,1、定义,档案著录，就是在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则（一）档,8,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,2、著录项目,（1）题名与责任者项,（2）稿本与文种项,（3）密级与保管期限项,（4）时间项,（5）载体形态项,（）附注与提要项,（7）排检与编号项,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则2、著录,9,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,3、档案著录项目的选定,题名,责任者,文件编号,保管期限,时间,档号,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则3、档案,10,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,4、各著录项目著录要求,（1）题名。题名一般是照原文著录。文件无题名，要依据内容拟写，并加“”号。,单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“”号。例：通知共青团中央关于纪念一二九的通知 单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分。,案卷题名不能揭示其内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则4、各著,11,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,（2）文件编号 文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。,文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号除年度用“”号外，其余照原文字符号抄录,例1：中办发198016号,例2：DA/T 312005,联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个，但立档单位的文件编号必须著录。,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则（2）文,12,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,（3）责任者 责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录。,机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。,历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则（3）责,13,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,个人责任者 a)个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称,b)文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务 c)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，井加“（）,d)少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。e)外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则 个,14,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“()”号。,例：茅盾(沈雁冰)未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“”号；考证无结果时，以三个“口”代之。文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“”号。文件责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“”号。考证出的责任者根据不足时，在其后加“?”，一并著录于“号内。,例：L张治中?,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则 文,15,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,（4）保管期限 保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，若已更改的，应著录新的保管期限。,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则（4）保,16,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,（5）时间项,时间项一律用8位阿拉伯数字表示,没有形成时间的文件，应根据其内容形式特征等考证出形成时间后著录，加“号。,文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“口”补之，再将考证出的时间附后，加“”号。,文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出的时间附后，加“号,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则（5）,17,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,文件形成时间考证不出时，著录为“一口口口口口口口口”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其他时间，但应在附注项中说明。,若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”号，一著录于“”号内。,文件起止日期 以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“一”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,18,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则,（6）档号 档号是指档案馆、室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。,三、档案信息化建设的相关技术标准-档案著录规则（6）档,19,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技术规范,（二）纸质档案数字化技术规范（DA/T 312005）1、定义,纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁 带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。,2、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技,20,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技术规范,（1）档案整理 目录数据准备 拆除装订 区分扫描件和非扫描件 普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。页面修整 档案整理登记 装订,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技,21,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技术规范,（2）档案扫描 扫描方式,扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面有红头、印章或插有黑白、彩色照片、插图的档案，可用彩色模式进行扫描。扫描分辨率扫描分辨率参数的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技,22,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技术规范,（3）图像处理 图像数据质量检查,纠偏 去污,图像拼接,裁边处理,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技,23,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技术规范,（4）图像存储 存储格式 黑白二值模式用TIFF(G4)格式存储。,灰度模式和彩色模式扫描的文件，采用JPEG格式存储。,图像文件的命名以纸质档案目录数据库中每份文件的档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技,24,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技术规范,（5）目录建库 按照档案著录规则(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。,（6）数据挂接 图像文件与目录数据库一一对应，正确率应为100%,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技,25,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技术规范,（7）数据验收,数据抽检。比率不得低于5%。,验收指标。合格率指标95%,验收审核,验收通过的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技,26,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技术规范,（8）数据备份 备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。备份方式 采用在线、离线相结合的方式实现多套 备份，并注意异地保存。数据检验备份数据也应进行检验。主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技,27,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技术规范,（9）数字化成果管理 应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-纸质档案数字化技,28,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-电子文件归档与管理规范,（三）电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)1、定义,（1）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,正式电子文件,辅助性电子文件。,（2）归档电子文件,具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。,归档电子文件包括：内容、结构与背景信息,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-电子文件归档与管,29,三、档案信息化建设相关技术标准和要求-电子文件归档与管理规范,2、总体要求,（1）保证电子文件的真实性、完整性和有效性。,（2）加强过程管理与监控，保证管理工作的连续性。,（3）明确规定电子文