,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第十章 商务函电,第一节 商务函电的概念和作用,第二节 商务函电的种类,第三节 商务函电的写作格式和要求,第十章 商务函电,1,第一节 商务函电的概念和作用,一、商务函电的概念与特点,商务函电是企业通过信函、电报、电传、传真、电子邮件等现代化的通信方式，在商业伙伴间进行商务往来的书信与电传。函和电在经济贸易中统称“函电”，它主要用于传递信息，商洽业务，询问和答复问题。“函电”是经济工作中对外联系业务、处理问题、履行合同的主要通信方式和重要工具。,商务函电具有很强的实用性、专业性和往来性，其行文更显得内容单一，结构紧凑，语言凝练。其行文方向不受限制，适用的范围宽泛，既可以在国内商务往来中使用，也可以在国际商务往来中使用。,商务函电具有以下几个特点。,下一页,返回,第一节 商务函电的概念和作用一、商务函电的概念与特点下一页返,2,第一节 商务函电的概念和作用,1.作用地位中心化,随着世界经济一体化步伐的加快，国际间商务合作日益加强。在我国加人世界贸易组织后，与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济贸易和技术合作迅速发展。国际贸易不断发展，而商务函电在当今世界贸易蓬勃发展之际，是国际商业交往中必不可少的手段，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。,上一页,下一页,返回,第一节 商务函电的概念和作用1.作用地位中心化上一页下一页返,3,第一节 商务函电的概念和作用,从建立业务关系到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠纷等，大都需通过函电解决。因而，现代国际贸易又被称为“单据贸易”。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都构成重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决的结果。国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化作用也日渐明显。,上一页,下一页,返回,第一节 商务函电的概念和作用 从建立业务关系到达成交易，,4,第一节 商务函电的概念和作用,2.传输方式信息化,随着信息技术、多媒体技术和网络技术的发展，人类社会进人了信息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段，但在信息内容和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。,上一页,下一页,返回,第一节 商务函电的概念和作用2.传输方式信息化上一页下一页返,5,第一节 商务函电的概念和作用,可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发广告、报价格、下订单、签合同、结货款等。电子商务的应用，是提高国际贸易效率的最有效办法之一，电子化、网络化国际贸易是国际贸易的发展方向。据外贸行业工作的人员介绍，目前的商务交流98%使用的是E-mail,其余的是电传，有时候会打打电话。,上一页,下一页,返回,第一节 商务函电的概念和作用 可以说，传真和电子邮件是一,6,第一节 商务函电的概念和作用,3.书写格式自由化,商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。函电格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与沟通日益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也助长了其格式的自由化。,上一页,下一页,返回,第一节 商务函电的概念和作用3.书写格式自由化上一页下一页返,7,第一节 商务函电的概念和作用,二、商务函电的作用,商务函电是商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础及重要工具。商务函电的作用大致有如下几个方面。,1.索取信息或传递信息,在世界经济一体化日益增强，生产资料和生活资料的配置日益全球化的今天。企业和个人之间需要通过信函、电传、互联网和电子邮件来索取信息，发布广告，捕捉商机，以满足自己的生产、生活需要。,上一页,下一页,返回,第一节 商务函电的概念和作用二、商务函电的作用上一页下一页返,8,第一节 商务函电的概念和作用,2.处理商务交流中有关事宜,在现代商务活动中，交易双方的业务磋商往往要辅之以商务函电等通信方式进行。交易磋商的目的是为了达成协议，签订合同，因而业务性的商函、电报、电传、传真和合同有着密切的联系。一笔交易的达成，一般要经过询盘、发盘、还盘和接收四个环节。在实际业务中，有时只有发盘和接收两个环节;或一次还盘不行，要往返还盘几次，经过多次磋商，才能达成协议，订立合同。但不论哪种情况，必须有一次肯定的发盘被有效地接收后，才能成为一项对双方都具有法律约束的契约。可见作为磋商交易中的书面形式的商务函电，不仅在达成交易的业务环节中起着重要的语言工具作用，而且实际上已成为具有法律效力的文件。,上一页,下一页,返回,第一节 商务函电的概念和作用2.处理商务交流中有关事宜上一页,9,第一节 商务函电的概念和作用,3.联络与沟通感情,在全球经济一体化的今天，我国的对外贸易日益增多，在对外贸易业务中，商务函电又具体体现我国的外交政策和外贸政策，直接关系到我国的国际声誉，因而正确利用商务函电的功能能够起到体现政策、促进交流、增进友谊和发展贸易的作用。,上一页,返回,第一节 商务函电的概念和作用3.联络与沟通感情上一页返回,10,第二节 商务函电的种类,商务函电的种类包括商务信函、电报和电传、电子邮件三种形式。,(一)商务信函,商务信函是指在商业洽商过程中使用的信函，又称商函。商函是各公司、企业间进行业务联系，洽谈商务，磋商问题的函件。,商函与一般的公函和私人信件不同，它有自己的特点。从其目的和内容来看，它以商务交易为目的，以洽谈生意为内容，所以，它的内容总离不开“买卖”二字。虽有必要的问候和客套，但不进行长篇的抒情和议论，而是以说明为主，或说明情况，或通报商品规格和价目，或通知货物发运和到达日期，或敦促交付货款和索取赔款等，要求明确简洁。,商务信函可分为国内商务信函和对外商务信函两种。,下一页,返回,第二节 商务函电的种类商务函电的种类包括商务信函、电报和电传,11,第二节 商务函电的种类,(二)商务电报和电传,1.电报,电报以四个数码为一组，按电报纸格填写，包括收报人地址、姓名、电报内容、具名四个部分。电报分普通电报、书信电报和加急电报二种。普通电报，按7个字起算字数。不足者以7个字计费，超过者按实际字数收费。书信电报，按22个字为起算字数，不足者以22个字计费，超过者按实际字数收费。由于电传的出现，大多数国家已取消书信电报，我国也已于1980年取消。加急电报，也以7个字算起，并须在收报人姓名地址前写明业务标志“-VRUENT-，一般在两小时以内收到。每个字的价目按照普通电报加倍收取。,随着电讯事业的快速发展，电报逐渐被电传机所替代。,上一页,下一页,返回,第二节 商务函电的种类(二)商务电报和电传上一页下一页返回,12,第二节 商务函电的种类,2.电传,用户在安装在办公室或住宅内的电话机上加装一台传真机，通过市内、国内，国际长途线路即可相互间直接收发文字，图表、照片等真迹资料。用户传真具有快速、直观、真迹、可靠等特点，特别适合商务往来通信。若将传真机置于自动接收状态，在无人值守时照样能随时接收对方的传真件，在不需要进行传真通信时即可进行电话通信。电传以其传递快速，通信方便，费用低廉等特点，已成为世界上广泛使用的一种磋商交易、联系业务的通信方式而取代了电报业务。,上一页,下一页,返回,第二节 商务函电的种类2.电传上一页下一页返回,13,第二节 商务函电的种类,3.电子邮件,电子邮件(electronic mail,E-mail)，又称电子信箱，指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。电子邮件综合了电话通信和邮政信件的特点，它传送信息的速度和电话一样快，又能像信件一样使收信者在接收端收到文字记录。,上一页,下一页,返回,第二节 商务函电的种类3.电子邮件上一页下一页返回,14,第二节 商务函电的种类,通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格，以非常快速的方式，与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式，这是任何传统的方式都无法相比的。正是由于电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉，易于保存、全球畅通无阻，使得电子邮件被广泛地应用，它使人们的交流方式得到了极大的改变。另外，电子邮件还可以进行一对多的邮件传递，同一邮件可以一次发送给许多人。,上一页,返回,第二节 商务函电的种类 通过网络的电子邮件系统，用户可以,15,第三节 商务函电的写作格式和要求,一、国内商务信函的格式和要求,国内商务信函一般包括事由、字号、发函对象、正文、落款、附件六个部分。,1.事由,事由，即函件的主旨，写在信笺第一行中间，让对方一看就知道信的主要内容，它好似函件的标题。因此，事由部分的语言既要能够明确地概括出全信的主旨要点，又要语言简洁。在繁忙的商务活动中，写明事由，可以节省许多时间，提高工作效率，充分发挥商函的作用。如:“事由:关于日产510吨卫生纸成套设备的报价”等。,下一页,返回,第三节 商务函电的写作格式和要求一、国内商务信函的格式和要求,16,第三节 商务函电的写作格式和要求,2.字号,字号中的“字”是发函单位的代称，“号”是发函单位的函件顺序。“字号”写在信笺的右上角，一般略高于“事由”。字的前面一般要写年度，年度应加上括号。如“(2004)中石油字第054号”。“中石油”代表中国石油总公司。写明字号，目的在于归档存放时便于收、发函单位分类、查询、管理。,上一页,下一页,返回,第三节 商务函电的写作格式和要求2.字号上一页下一页返回,17,第三节 商务函电的写作格式和要求,3.发函对象,发函对象是信函发给的商号、公司、董事、经理、店主。为使商函发挥作用，必须写清商号名称或主要负责人姓名及职务，放置在“事由”之下的第一行左边，顶格书写，后面加上冒号。准确无误地写清行文对象，不仅能发挥商函的作用，而且也是礼貌的表示。“发函对象”可看作商函的开头。有时还可加上表不尊敬的附加成分。,上一页,下一页,返回,第三节 商务函电的写作格式和要求3.发函对象上一页下一页返回,18,第三节 商务函电的写作格式和要求,4.正文,正文是商函的主体。行文应简明扼要，直截了当。语言必须文明礼貌，态度必须鲜明，感情必须诚挚。应写在“发函对象”下一行，行首空两格，表示商函内容叙述的开始。一般由四个部分内容组成:开头语、发函主旨、发函意见和结束语。,(1)开头语。开头语是商函正文的起始部分。要根据不同情况，确定不同的写作方法。开头语贵在直截了当，反对离题万里、无病呻吟。一般情况下，开头语有三种写法:一是直截了当说明发函的意图，使主旨明确;二是对新的商户作自我介绍，以便让对方了解本企业的业务经营范围及特点;二是说明收到信函的日期及来函所需讨论的问题。,上一页,下一页,返回,第三节 商务函电的写作格式和要求4.正文上一页下一页返回,19,第三节 商务函电的写作格式和要求,(2)主体。主体部分阐明发函者的意见。在提出解决问题的办法时，必须摆事实讲道理，实事求是地说明情况，以便使对方信服和接受。因此，主体的写作应做到观点正确，叙述简洁，条理清楚。,(3)结尾。结尾部分比较简单，往往用一两句话，表示希望对方回复，或提出其他要求。结尾是点睛之笔，有突出主旨的作用，也是全文自然的结束语。,上一页,下一页,返回,第三节 商务函电的写作格式和要求(2)主体。主体部分阐明发函,20,第三节 商务函电的写作格式和要求,5.落款,落款包括两项内容:一是写上发函单位的名称，并加盖印章;二是主要负责人的签名，而且不能以打字取代。,6.附件,如有附件(商品目录、订货单、发货单、价格表等资料)，应在落款之下注明附件的名称和件数。,上一页,下一页,返回,第三节 商务函电的写作格式和要求5.落款上一页下一页返回,21,第三节 商务函电的写作格式和要求,二、对外商务信函的格式和要求,对外商务信函的格式与国内商务信函有较大区别。它一般包括