单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,要事第一的时间管理,刘会兵,2010,年,12,月,通用职业技能系列培训,之,小张在一家银行工作，参加工作,2,年了，一个月前，领导让小张准备一个大客户的金融服务方案并要进行商务展示。这自然是个很好的展示机会，小张也非常高兴。,由于平时忙于日常工作，正好又赶上了奥运会，小张白天和晚上都很忙碌。等到离宣讲时间还有,2,天的时候，他才真正着急起来。准备从明天开始全力以赴准备这次演说。,由于晚上是奥运会足球决赛，第二天早上小张很晚才起来，只好打车去上班，很糟糕的是路上遇到了塞车，一下子堵了,1,个半钟头，等到了银行已经,9,点多了。坐下来之后刚想开始准备，领导很着急的找他，说有一个客户投诉的问题让小张处理一下，等小张处理完投诉已经中午了。正这个时候一个多年不见的朋友来找小张，小张中午时间陪这个朋友吃饭。,下午回来开始准备，刚开始了半个钟头，一个其他部门领导的电脑坏了，让小张帮忙弄一下，小张做完后又和这位领导寒暄好久，回去后自己领导又吩咐交年度工作总结，做完又快下班了。小张回到家中准备直到深夜，但到了那个时候已经头晕眼花，没有一点思路。明天的展示也就可想而知了。,小张犯了哪些错误？,常见的问题,时间总是不够用，经常加班,比谁都忙，到处救火，工作越做越多,计划赶不上变化，或计划从未兑现过,对什么都不放心，每天忙于事务性工作,工作抓不住重点，也没空去想何为重点,总无法说,“,不,”,，因此总要打乱时间计划,时间的特质,供给毫无弹性：,时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少。,无法蓄积：,时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。,无法取代：,任何一项活动都有赖于时间的堆砌，时间是无法取代的。,无法失而复得：,时间无法象失物一样失而复得。,一年有,365,天；,其中双休日共,104,天；,法定假日,11,天；,公司带薪休假,10,天；,带薪病假,0,天；,实际工作约,天，共,小时,;,假定有效工作时间为,20-30,%,；,全年有效工作时间为,小时。,算算我们的时间：,240,1920,384-576,效果：,效率：,效能：,时间管理的必要性,时间管理的目的在于同时获得三,“,效,”,用更高的速度做更多的事，代替不了正确的做事；,正确的做事得到效率，做正确的事得到效果。,确定的期待结果；,以最小的代价或浪费获得结果；,以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果。,“,绩效工作成果工作品质时效成本控管,”,成功,=,价值,速度,2,（,S=VC,2,）,可知时间管理的能力，至少占工作绩效,1/4,比重,;,做最有价值的事（提升你做事的价值）；,在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率和速度）。,时间是资源，不是成本,时间管理的必要性,时间管理的关键步骤：,确定角色、职责和目标,列出事件清单，排定顺序,制定时间计划表,坚持执行并过程中调整,要事第一的时间管理,第一步：确定角色、职责和目标,第二步：列出事件清单，排定顺序,第三步：制定时间计划表,第四步：坚决执行并过程中调整,要事第一的时间管理,第一步：确定角色、职责和目标,第二步：列出事件清单，排定顺序,第三步：制定时间计划表,第四步：坚决执行并过程中调整,他们几乎都成了社会各界顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英。,大都生活在社会的中上层。他们的那些短期目标不断地被达到，生活质量稳步上升。他们成为各行各业不可缺少的专业人士，如医生、律师、工程师、高级主管等等。,几乎都生活在社会的中下层面。他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩。,他们几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业，被社会救济，并且常常在抱怨他人，抱怨社会。,为什么要设定目标？,27%,没有目标,60%,目标模糊,10%,比较清晰的短期目标,3%,十分清晰的长期目标,目标平衡的四个方面,健康,事业与,成就,家庭与社,会交际,人生的意,义与价值,饮食营养、充沛的体力、放松解压、精神状态、对生活的期望,金钱、成功,升职、富裕,朋友、家庭,外界关注、社会认同,夫妻关系,信仰,自我实现,心理满足,哲学思考,关于未来的设想,平衡,清晰目标的标准,具体的,（,S,pecific,）：目标必须尽可能具体；,可衡量的,（,M,easurable,）：达到与否有可衡量的标准和尺度；,可达到的,（,A,chievable,）：目标设定必须是通过努力可达到的；,相关的,（,R,elevant,）：所有目标必须是有联系的、一致的；,以时间为基础的,（,T,ime-based,）：计划目标的完成程度必须与时间相关联。,公私兼顾：工作,+,家庭,目标为先：结果导向,符合,SMART,原则,目标：在价值的指引下通向成功！,要事第一的时间管理,第一步：确定角色、职责和目标,第二步：列出事件清单，排定顺序,第三步：制定时间计划表,第四步：坚决执行并过程中调整,1,、列出事件清单,仅仅经过大脑思考的内容很容易,被忘记,书写的过程让我们更,清楚看到重要的事情,书写的东西具有,更强的约束力,2,、排定次序,根据：,工作的,程度,工作的,程度,重要,紧急,练习：时间矩阵快速测评,这个工具是用来帮你快速评估自己花费在时间矩阵的每个象限中的时间和精力各有多少。对于下面的八个问题圈出你的反应，从,1,到,6,。,测试结果：,紧急,不紧急,重要,不重要,时间管理矩阵图,要事,来自自己的目标,急事,来自他人和形势,扁鹊的医术,有一天，魏文王询问扁鹊说：,“,你们家兄弟三个都从医，都精于医道，但是到底谁的医术最好呢？,”,扁鹊回答说：,“,长兄最好，中兄次之，只有我是兄弟三个中最差的一个。,”,给它许多时间，立即就做！,给它很多时间，计划好你将何时做,现在就做，给少量的时间,控制花在这些任务上的时间,紧急,不紧急,重要,不重要,时间管理基本策略,20-25%,65-80%,15%,1%,花,更多时间在第二象限,，来创造机会和保护资源,为第一象限活动做,预测,并将它们,移入第二象限,预防或为第一象限活动做准备，以,减弱紧急程度,确认和消除,不能帮助实现目标的活动,为第二象限预留时间,把更多的精力留给重要的事,要事第一的时间管理,第一步：确定角色、职责和目标,第二步：列出事件清单，排定顺序,第三步：制定时间计划表,第四步：坚决执行并过程中调整,1,、果断做出取舍,80/20,原则,“,要事第一,”,法则,只有真正重要的事才值得你为之付出宝贵的时间和精力！,2,、估算所需时间,根据自己的,客观能力,估算,用,“,帕金森定律,”,来调整,拒绝拖延,3,、预留弹性空间,避免,“,多米诺效应,”,“,50,50,原则,”,预留的时间（缓冲）,计划中的时间,用于已知的活动安排,解决不可预见的问题,排除外界的干扰,顾及自发性、创造性的东西,人际交往,工作时间,大约,50%,大约,50%,4,、列出事件计划表,工具：周工作计划表,日期：,5,月,17,日至,21,日,工作计划,完成时间,责任人,实际完成情况,未完成原因,A.M,P.M,7:00,13:00,7:30,13:30,8:00,14:00,8:30,14:30,9:00,15:00,15:30,10:00,16:00,10:30,16:30,11:00,17:00,11:30,17:30,12:00,18:00,12:30,18:30,13:00,19:00,工作要事,生活要事,19:30,A,健康,:,20:00,B,人际,:,20:30,C,学习,:,21:00,心灵,:,21:30,家庭,22:00,22:30,23:00,工具：每日时间安排表,工具：,Outlook,日历,如果你不主动做出计划，,你就要被动的服从他人的计划！,要事第一的时间管理,第一步：确定角色、职责和目标,第二步：列出事件清单，排定顺序,第三步：制定时间计划表,第四步：坚决执行并过程中调整,突发事件影响了我,琐碎事情太多,可以,“,明天,”,再做,计划很好，为什么完不成？,客户投诉,审核报销单,一位善聊客户的电话,内部人员的咨询电话,打印机坏了,你都会遇到哪些突发情况？,判断,：,是否该自己处理？,确认：,紧要程度、时间要求,处理：,（,1,）常规问题,按流程处理,（,2,）非常规问题,做出判断，努力寻找资源。,注意：,不要让,“,不速之客,”,打乱你正在进行的工作,（,1,）非紧急,排入后续的工作计划中,（,2,）紧急,将正在进行中工作的节点做记录,对付打扰者的处理流程,1.,建立有效的办公环境,尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情,工作中经常要用到的用品应容易取得,每一件物品应摆放在固定的位置,每天下班前将办公桌整理就绪,把不再需要的东西坚决扔掉,处理琐碎事情的技巧,2.,文件处理的原则,每次只处理一份文件，一份文件只处理一次,每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件,一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案,坚决扔掉不必要的文件,3.,韵律原则,保持自己的韵律，,具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如,e-mail,），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等；,要与别人的韵律相协调，,具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。,掌握生理节奏,，精力最充沛、注意力集中的时间长短,1,、拖延的代价,浪费了今天,一时工作拖延，三倍时间偿还,逃避积极的人生,健康不良,待处理问题的不断增多,长期在压力下工作的忧虑,客服拖延的习惯,动手去做你能做或梦想要做的事，,勇气包含了天分、能力与奇迹，,只有动手，心灵才会启动；,开始做，工作才会完成。,2,、解决拖延的秘诀,唯一的办法就是去做它,过程中调整,未完成任务分析,是否因为你为自己安排了太多的任务？,是否因为你把时间浪费在了一些并不重要的事情上？,是否因为你在某件事情上所需要的时间比想象中要多？,是否因为你受到了外界的干扰，才无法顺利实施今天的计划？,过去一天的价值和意义,思维上的成就,整体目标的实现进度,自己的心理状态,他人对我们的建议和指导,为自己的身体健康做了什么,每天,/,每项任务结束简单回顾一下,未完成工作顺延至下一天,每天自省一下,自律：命运掌握在自己手中,练习：一周的时间安排,假设现在是星期日的晚上，你要计划未来一周的日程，面前是这一周要做的事情：,1,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。,2,星期六是一个好朋友的生日,-,你还没有买礼物和生日卡。,3,你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话。,4,明晚,8,点有个,1,小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。,5,明晚有一场演唱会。,6,你在图书馆借的书明天到期。,7,一个朋友邀请你周末去郊外露营，你需要整理行李。,8,你要在星期五交下周工作计划。,9,明天下午,2,点到,4,点有一个会议。,10,你欠某人,200,元钱,-,他明天也将参加那个会议。,11,你明天早上从,9,点到,11,点要听一场培训。,12,你的上级留下一张便条，要你尽快与他联系。,13,你有一大堆脏衣服没有洗。,14,你想好好洗个澡。,15,你负责的项目小组将在明天下午,6,点钟开会，预计,1,小时。,16,你身上只有,5,块钱，需要取钱。,17,大家明天晚上聚餐。,18,你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录。,19,这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需,2,小时。,20,你收到一个朋友的信,1,个月了，没有回信，也没有打电话给他。,21,下下周一早上要作一次简报，预计准备简报要花费,15,个小时，而且只能用业余时间。,22,你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有。,23,下个星期二，你要参加一次业务考试。,请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个时间安排表。,提醒：,在这些项目中，有些是,互相冲突,的，有些则,富有弹性,的。如何制订一份合