单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,企业档案管理学习,国力集团,国力集团办公室,11/17/2024,1,什么是档案？,企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。,具体是指企业在日常工作中从事企业治理、生产、经营、销售、经济核算及科学争论等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。,11/17/2024,2,企业档案治理根本流程,企业档案治理流程,1、三列入四参与四同时,收 集 2、归档制度,1、分类方案四合一制度,整 理 2、各类档案整理标准,3、档号的编制和档案排列,保 管 库房治理.内容和载体安全,鉴 定 价值判定和存毁鉴定,统 计 登记和统计分析,1、检索工具,利 用 2、利用的方式 3、编研,11/17/2024,3,企业档案的档案治理体系,企业综合治理部门,企业档案室,综 财 供 质 基 生,合 务 应 量 建 产,部 部 销 技 设 部,门 门 售 术 备 门,兼职档案人员,11/17/2024,4,企业档案工作的“三列入、四参与、四同时”,档案工作三列入：,1、列入单位年度打算和议事日程,2、列入单位年度经费打算,3、列入有关人员的岗位责任制,档案部门四参与：,1、参与产品/业务定型会,2、参与行业/科研课题争论会,3、参与设备开箱验收会,4、参与基建工程竣工验收会,11/17/2024,5,四同时：,1、下达打算任务同时提出文件材料的归档要求；,2、检查打算进度同时检查文件材料形成状况；,3、评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统状况；,4、上报登记和评审嘉奖科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档状况证明。,11/17/2024,6,归档制度这是收集和整理工作的根底,归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归档时间、归档份数、和归档手续五个局部。,归档要求：,一是归档工作由相应文件形成的部门担当；,二是归档的文件材料有利于长期保存；,三是归档的文件材料必需完整、准确、系统，并有有关负责人签字；,四是档案人员有责任监视、指导有关人员做好文件材料的归档工作。,11/17/2024,7,归档范围：但凡直接记述和反映本单位生产、经营、治理活动的，具有现实和长远保存价值的文件材料都应当列入归档范围。,归档时间：归档时间一般有以下几种：,1、在一项活动完毕后归档；,2、按阶段归档；,3、按子项归档；,11/17/2024,8,4、按年度归档；文书文件材料一般在其次年的36月份归档。局部专业科技档案也按年度归档。,5、随时归档。声像、实物、电子档案等。,归档份数：,一般视状况确定归档份数，对那些重要的、利用比较频繁的文件应适当多归档几份，要考虑对原件的爱护，应多归档几套副本。还要考虑上报和专业档案馆的需要，以及有关部门存档的需要。,因此，确定归档份数时，不能作出笼统的规定，而应从具体的状况和具体的需要来确定归档份数。,11/17/2024,9,归档留意事项,归档手续：检查档案质量、数量和备考表的填写，除接收档案,外，还要同时接收立卷说明包括立卷时间、组织、整理的内,容、方法及有关状况说明和相应的名目，填写档案交接记录。,企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业学问和业务力量。,企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中治理。任何人不得拒绝归档。,归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合标准。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。,11/17/2024,10,文件材料的收集治理,坚持部门收集、治理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责治理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应准时通知档案室。,凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集治理。,一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。,11/17/2024,11,各部门专(兼)职文书的职责,1.了解本部门的工作业务，把握本部门文件材料的归档范围，收集治理本部门的文件材料。,2.认真执行寻常归档制度，对本部门承办的文件材料准时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。,3.承办人员借用文件材料时，应乐观地供给利用，做好效劳工作，并办理临时借用文件材料登记手续。,11/17/2024,12,文件材料的整理步骤,拟归档,剔除重份,鉴定,分 类,排列,编号,盖归档章,编目,装 订、盒,归档文件整理的步骤,11/17/2024,13,区分年度治理细则,依据形成和处理文件的年度对归档文件进展区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。,一般的文件材料，放在其形成的年度归档。,打算、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。,长远规划，放在文件内容针对的头一年。,多年的总结、报告，放在文件针对的最终一年。,跨年度的案件，放在结案的一年。,跨年度的会议，放在闭幕年。,11/17/2024,14,立卷(案卷质量要求),1.卷内文件材料应按非列挨次，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角反面的左上角打印页号。,2.永久、长期和短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件名目。填写的字亦要工整。卷内名目放在卷首。,3.有关卷内文件材料的状况说明，都应逐项填写在备考表内。假设无状况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。,4.案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。,11/17/2024,15,划分期限,准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别定为永久无限期、长期1030年、短期10年以下。,11/17/2024,16,文件材料的收集治理,一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。,1.公司工作人员外出学习、考察、调查争论、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必需将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才赐予核报差旅费。,2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才赐予报会议费用。,11/17/2024,17,装订,承受左侧、下侧对齐方式 对，用不锈钢钉装订或线装订,11/17/2024,18,名目夹封面,全宗名称,公司,全 宗 号,类 别,A （备注：下页解释）,期 限,短期,年 度,2010,11/17/2024,19,民营企业档案的分类,序号,内 容,代号,1,企业管理性,档案,A,2,基建档案,B,3,科研档案,C,4,产品档案,D,5,设备档案,E,6,会计档案,F,7,合同档案,G,8,员工档案,H,9,特殊载体档案,J,11/17/2024,20,名目夹背脊,全宗号,机 构,类别号,A,期 限,短期,年 度,2010,11/17/2024,21,填写归档状况登记表,单位名称：公司,年度,保管期限,件数,保 管,接 收,备注,单位,姓名,单位,姓名,2007,永久,50,2008,永久,75,2009,永久,23,.,.,.,11/17/2024,22,公司2022年归档说明 样本,一、主要工作概况,此局部内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写,二、机构、领导人变化状况,1、本公司内设5个部门、.共有职工人。,2、领导人变化状况,任总经理,任财务总监,任技术总监,三、本年度文书归档状况,本公司本年度企业治理档案归档依据有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，准时归档，编制了档案名目，共归档308件，其中永久108件，编号1108件；长100件，编号从100件；短期100件，编号1100。,2022年月,11/17/2024,23,员工档案治理,一、企业员工档案的含义,这里的员工档案不是指一般意义上的企业职工档案，也不是指流淌人员档案，而是民营企业为了治理企业聘用的员工而建立的有关员工个人状况的档案。,每一各员工被企业正式录用后，企业人力资源治理部门应准时建立有关的员工档案。,11/17/2024,24,企业员工档案收集范围,序号,归档文件材料名称或类型,保管期限,备注,1,员工录用登记表,定期,2,员工与企业的劳动合同等契约性文件,定期,3,员工身份证明材料（如身份证复印件等）,定期,4,员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件）,定期,5,员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料,定期,11/17/2024,25,序号,归档文件材料名称或类型,保管期限,备注,6,有关员工任免、聘用、待遇、奖惩方面的文件材料,定期,归档的材料必须真实，文字清楚,7,员工在本企业工作期间参加各种培训的证书,定期,8,员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料,定期,9,有关该员工的其他应归档文件材料,定期,11/17/2024,26,卷号,归档号,题名,起止日期,卷内页数,保管期限,备注,1,员工档案,10,定期,企业员工档案名目,11/17/2024,27,特殊载体档案的范围,一声像档案，包括：,1 照片，2 底片，3 录音带，4 录像带，5 磁盘 ，6 光盘。,二实物档案，包括：,1 奖旗，2 奖杯，,3 奖状，4 牌匾，,5 证书等。,11/17/2024,28,永久保存的实物档案,1.反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等,2.反映本企业领导人和著名人物工作业绩奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等,3.本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品,4.反映本企业重大大事、重大事故，与本企业有关的自然灾难及特别现象的各种纪念品或实物,5.与其他载体档案有亲密联系的实物,注：整理一般应用“年度问题”的方法。,11/17/2024,29,物品保管留意事宜,“八防”,1 防盗，2 防尘，3 防光，4 防高温,5 防湿，6 防火，7 防虫，8 防有害气体,“三铁”,1 铁门，2 铁窗，3 铁柜,11/17/2024,30,建立各项规章制度,包括：借阅、治理、保密、保管、鉴定销毁、档案员岗位责任制,详见公司保密规定,11/17/2024,31,11/17/2024,32,感谢大家！,11/17/2024,33,