单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,0,17 十一月 2024,1,某方便面生产企业管理报表的优化与工作效率的精进,1.,管理报表的优化,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,前言,所有做报表的人要了解一件事,你是领导的眼睛,你代替领导收集资料,集结成册,然后让领导可以花很少的时间,很快的了解单位内的大小事,所以必须掌握以下几个原则,帮领导挑出错误,而不是让领导来挑出你的错误,帮领导调好格式,所有信息尽可能浓缩在一页中,不要让领导边看边调格式,浪费领导的时间,做表格的人自己要了解所做出来的数据是什么,别把狗屁不通的东西都一股脑儿的往上丢,做表格不是枯燥无味的事情,当你有能力从数据里挑出管理的重点,那你离领导也不远了,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-1,报表目录细化,1.,将原本的目录加上,A.,数据来源,B.,来源表格名称,C.,制表人,D.,表格产出时间,E,制表耗时,2.,如此领导可以知道各报表的产出过程及耗时,针对耗时高重要性低的报表可以进行优化,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-2,规范报表格式,-,便于领导审阅,1.,简化板面,-,删除并简化无用的信息,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-2,规范报表格式,-,便于领导审阅,2,.,简化板面,-,简化数字位数,3.,明确信息,-,加上单位,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-2,规范报表格式,-,便于领导审阅,4.,加大字体,-,方便阅读,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-2,规范报表格式,-,便于领导审阅,5,.,优化板面,-,使用较短的日期格式以节省栏宽,6.,优化板面,-,将抬头改为二行以节省栏宽,7.,优化板面,-,适当调整栏宽,将所有信息在一个页面里显示,不要让阅读者自己动手调格式,5,6,7,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-2,规范报表格式,-,便于领导审阅,8,.,优化板面,-,由,R3,系统导出的报表,隐藏无用的垃圾字符串,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-2,规范报表格式,-,便于领导审阅,8,.,优化板面,-,对于长篇幅记录式表格,将表头冻结窗格,并将最底下累计值置于上方冻结内,冻结窗格,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-3,优化报表管理功能,1.,统计数据,-,列出最大值,平均值,最小值,供阅读者参考,2.,颜色管理,-,将重点管理字段标出颜色,字体加大加粗,-,并以三色管理来标示出异常之数值,分为轻微,中等,严重三级,并算出百分占比,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-3,优化报表管理功能,3.,合并报表,-,将各报表间,利用相同字段进行合并与连结,例,-,利用车号来连结,将过磅信息,装卸速度及配零记录,串连在一起,以前后对照,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,1-3,优化报表管理功能,4.,加上图表,-,画出折线图并加上趋势线,以利快速判读数据,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2.,工作效率的精进,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-1 Outlook,邮件分类,-,方便查找,1.,收件箱下新建活页夹,新建的活页夹以文字笔划排序,可以加上数字,依自己的意愿排序,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-2 Outlook,邮件规则,-,自动分类,1.,在任一邮件上右键单击创建规则,可以自动把邮件分类到各自的活页夹里,2.,规则可以是特定的寄件人或是特定的关键字,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-3 Excel,函数运用,-,节省时间,1.,时间函数,:,HOUR(,)MINUTE(,),C2=A2-B2,D2=HOUR(C2)+MINUTE(C2)*60,E2=HOUR(C2)*60+MINUTE(C2),2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-3 Excel,函数运用,-,节省时间,注意,:,设置单元格格式,(,使用错的格式,会让函数公式计算结果错误,),2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-3 Excel,函数运用,-,节省时间,2,.,绝对值函数,:,ABS(,),D2=ABS(C2/B2),D3=ABS(C3/B3),2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-3 Excel,函数运用,-,节省时间,3,.,逻辑函数,:,IF(,判断式,判断式成立回传的值,判断式否定回传的值,),在原物料的过磅报表里,载废料是先皮重后毛重,(B3-C3)=7,分钟,送货是先毛重后皮重,(B3-C3)=,#,会产生错误是因为时间只能,(,后,-,前,),不能,(,前,-,后,),2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-3 Excel,函数运用,-,节省时间,3,.,逻辑函数,:,IF(,判断式,判断式成立回传的值,判断式否定回传的值,),D2=IF(C2B2,C2-B2,B2-C2),D3=IF(C3B3,C3-B3,B3-C3),如果,CB,成立,则执行,C-B,如果,CB,不成立,则执行,B-C,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-3 Excel,函数运用,-,节省时间,4,.,统计函数,:,STDEV(),I2=STDEV(B2:H2),标准偏差越低,代表车次越均衡,标准偏差越高,代表车次不均衡,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-3 Excel,函数运用,-,节省时间,4,.,统计函数,:,COUNTIFS(),H103=COUNTIFS(I3:I101,2%),计算差异率介于,2%-3%,的次数,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-3 Excel,函数运用,-,节省时间,5.,统计函数,:,COUNT(),COUNTA(),COUNTBLANK(),2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-3 Excel,函数运用,-,节省时间,6.,逻辑函数,:,IF,(,A1,B1,IF,(,A2,B2,IF,(,A3,B3,B4,),多层次判断,J2=,IF,(,I23,”80”,IF,(,I24,”70”,”60”,),J3=,IF,(,I33,”80”,IF,(,I34,”70”,”60”,),使用二层,IF,可以判别三个区间,使用三层,IF,可以判别四个区间,以此类推,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-4 OFFICE,文件,-,自动保存,1.,工作上总会遇到计算机死机或忽然断电,如何救回未保存的文件,?,2.,在,EXCEL/WORD/PPT,里,点击,:1,文件,2,选项,3,保存,(1),修改时间间隔由,10,分钟变为,3,分钟,(,断电时,只会遗失近,2,分钟编辑的内容,),(2),勾选,”,如果我没保存就关闭,请保留上次自动保留的版本,”,Ps.,一利必有一弊,如果档案大小超过,1M,以上,每隔,3,分钟就自动保存一次,将会增加计算机的负载,会降低运行的效率,速度慢的计算机会增加死机的机会,应视各人计算机速度及档案大小,适当设置自动保存的,时间,频率,1,2,3,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,2-4 OFFICE,文件,-,压缩文件,1.,工作上总会遇到文件贴满图片造成档案过大,超过,1M,以上时,储存及邮件寄送会变很慢,超过,5M,时,无法用邮件寄送,2.,压缩图片,(1),点选图片,格式,压缩图片,(,电子邮件,96ppi),为每一页的图片进行压缩,(2),使用另存为新档时,选择工具里的压缩图片,(,电子邮件,96ppi),进一步压缩,(3),以本档为例,上述,(1),由,4909K,变为,2178K,上述,(2),由,2178K,变为,1898K,1,2,2012 Tingyi(Cayman Islands)Holding Corp.All rights reserved.,