单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,第六章 秘书的日常事务工作,引入案例,主要内容,本章小结,案例分析,实践训练,学习目标,第六章 秘书的日常事务工作 引入案例主要内容本章小结案例分,第一节办公环境的管理,第二节安排领导日程,第三节接打电话与处理邮件,第四节印信与保密工作,主要内容,第六章 秘书的日常事务工作,第一节办公环境的管理主要内容第六章 秘书的日常事务工作,电子教案模版配色（,1,）,学习提示,（一）学习目标,了解秘书日常事务工作的内容,熟悉工作环境的布置,理解领导日程安排的原则,掌握正确地接打电话及处理邮件,理解印信与保密工作,（二）学习重点,了解日常事务工作的内容,正确处理日常事务工作,（三）学习难点,日常事务工作的灵活处理,第六章 秘书的日常事务工作,电子教案模版配色（1）学习提示（一）学习目标第六章 秘书的,引入案例,第六章 秘书的日常事务工作,引入案例第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理,一、办公室概述,1.,办公室的种类,（,1,）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间,1520,平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。,（,2,）大办公室。新式办公室多为,100,至,200,平方米的大厅，留出过道，用高约,1.2,米的隔板，隔成,34,平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。,(3),公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理一、办公室概述第六章 秘书的日常,第一节 办公环境的管理,二、办公室布置的原则,办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。主要的原则有：,1.,办公室空间布局的合理化原则,2.,色彩搭配相宜的原则,3,办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。,4.,办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理二、办公室布置的原则第六章 秘书,第一节 办公环境的管理,三、办公室的整理,1,领导办公室和接待室的整理,办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面：,桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘；,时钟是否拔准，并保持走动；,日历上的日子是否准确；,办公室内温度与湿度是否调到适意的程度；,盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了；,花卉是否定期浇水并保持新鲜；,报纸、杂志是否最新的一期；,书架是否归置妥当；,摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理三、办公室的整理第六章 秘书的日,第一节 办公环境的管理,三、办公室的整理,2,秘书整理办公室的注意事项,（,1,）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面,15CM,左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。,（,2,）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。,（,3,）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。,（,4,）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。,（,5,）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。,（,6,）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。,（,7,）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。,（,8,）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。,（,9,）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失,。,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理三、办公室的整理第六章 秘书的日,第一节 办公环境的管理,四、办公环境的安全管理,（一）识别办公室安全隐患,办公室常见的有碍健康和安全的隐患,（内容略，见教材第,167,页）,（二）正确处理安全问题,秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理四、办公环境的安全管理第六章 秘,第一节 办公环境的管理,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理第六章 秘书的日常事务工作,一、安排领导日程的意义,有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。,有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。,有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。,第二节 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工作,一、安排领导日程的意义第二节 安排领导日程第六章 秘书的日,二、编制领导日程表的原则,1,注重实效，不搞形式主义,2,注意张弛有度，劳逸结合,3,要留有充分的机动时间,4,要充分尊重领导本人的意见,5,要注意保守机密,第二节 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工作,二、编制领导日程表的原则第二节 安排领导日程第六章 秘书的,三、编制日程表的方法,（一）年度计划表,年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。,第二节 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工作,三、编制日程表的方法第二节 安排领导日程第六章 秘书的日常,第二节 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工作,第二节 安排领导日程第六章 秘书的日常事务工作,二、日程表的编制,（二）月工作日程表,月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。,（三）周工作日程表,周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。,（,四）每天的工作日程表,每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体,第二节 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工作,二、日程表的编制第二节 安排领导日程第六章 秘书的日常事务,第三节接打电话与处理邮件,一、接打电话,（一）拔打电话的流程,（二）拔打电话的注意事项,（三）接听电话的流程,（四）接听电话的注意事项,第六章 秘书的日常事务工作,第三节接打电话与处理邮件一、接打电话第六章 秘书的日常事,（一）拔打电话的流程,（一）拔打电话的流程,第六章秘书的日常事务工作课件,（二）拔打电话的要点,1,打电话前的准备和过程,2,当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名,3,当对方不在时，留言方要告知转达者简要的内容，方便的话，请对方回电，重述自己的单位与姓名，并问清传话人的姓名,4,电话中途断掉，由打电话的那方再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了。”,5,代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话，这时，如果找的是领导的平级或下级，你可以让要找的人先接电话，简要自报家门，然后请对方稍等，把话筒交给领导，或将电话转接进领导办公室。,第六章 秘书的日常事务工作,（二）拔打电话的要点第六章 秘书的日常事务工作,6,如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复,7,提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人,8,与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清,9,不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊,10,通话中当需要对方等候时，应该说：“我去查看一下，请稍等好吗？”中途放下话筒时，应轻放，但不要把话筒朝上放置，否则对方有可能听到办公室其他人的谈话,11,秘书代替领导传达不利消息时，无论当这个消息有多么不舒服，你还是必须立即行动,12,秘书传达领导的信息要有分寸,13,打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了六七声再挂电话,14,千万不要让打电话的人苦等，你却离开电话机很长时间，以致你回来时，对方已经挂上电话，留下了对你的不满。,15,最后结束谈话。,第六章 秘书的日常事务工作,6如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复第六章 秘书的日,二、接听电话,二、接听电话,接听电话小指导,接听电话小指导,筛选电话的方法与技巧,1,秘书说了迎接词后，在一两秒内辨别出对方，亲切地打一声招呼，不仅容易建立良好的人际关系，还可以帮助秘书本身的工作,2,除了分辨声音之外，秘书对名字的辨识一定要有相当的把握,3,来电者寻找你的领导，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报领导,4,秘书对待投诉电话要有礼貌、有责任心。,第六章 秘书的日常事务工作,筛选电话的方法与技巧第六章 秘书的日常事务工作,三、处理邮件,1,邮件的分拣,按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。,2,邮件的拆封,判断信件是否可拆；从右侧剪开；检查附件；将信封附在信的后面。,3,邮件的转交,标明信件的要点后，交给领导；转交他人。,第六章 秘书的日常事务工作,三、处理邮件第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,一、印信的管理与使用,“印”即印章，“信”即介绍信，印信工作即是印章及介绍信的制发、保管和使用工作。,1,印章的管理,（,1,）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管，未经领导批准不得擅自委托他人代管。,（,2,）印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。,（,3,）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应经常清洗。,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作一、印信的管理与使用第六章 秘书,第四节 印信与保密工作,2,印章的使用,（,1,）审批检查制度健全,（,2,）用印都要进行详细的登记,（,3,）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓,“,骑年压月,”,）,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作2印章的使用第六章 秘书的日常,第六章 秘书的日常事务工作,例：,宏达公司的用印登记情况,上海宏达公司的公司印章与介绍信，由公司办公室王红管理，每次王红在给公司人员盖章时，都仔细检查用印人拿来的部门负责人批准的用印申请单，核对所盖章文件与用印申请单上的内容是否一致。并在用印登记表上记录，请用印人签字。使用介绍信的程序与用印程序相同。,第六章 秘书的日常事务工作 例：,3,介绍信或证明信的管理和使用,（,1,）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。,（,2,）介绍信的使用。开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“,/”,号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。,第六章 秘书的日常事务工作,3介绍信或证明信的管理和使用第六章 秘书的日常事务工作,微型案例,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,微型案例第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密,二、保密工作,（一）做好口头信息的安全,（二）做好纸面信息的安全,（三）做好电子信息的安全,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,二、保密工作第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作,（一）做好口头信息的安全,1,不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；,2,在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；,3,只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；,4,遵照会议的要求传达会议信息。,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,（一）做好口头信息的安全第六章 秘书的日常事务工作 第四节,（二）做好纸面信息的安全,1,接收任何