,单击此处编辑母版标题样式,*,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,办公室实务,2024/11/20,1,办公室实务2023/10/61,这是一个变幻难测的世纪，这是一个催人奋进的时代，科学技术飞速发展，知识更替日新月异。希望、困惑、机遇、挑战，随时随地都有可能出现在每一个社会成员的生活之中。抓住机遇，寻求发展，迎接挑战，适应变化的制胜法宝就是学习,依靠自己学习，终生学习。,2024/11/20,2,这是一个变幻难测的世纪，这是一个催人奋进的时代，科学技术飞速,主 要 内 容,第一讲：,办公室与文员实务概述,第二讲：,办公室的布置与管理,第三讲：电话与电子通讯,第四讲：邮件收发,第五讲：接待实务,第六讲：信访实务,第七讲：会议与会谈实务,第八讲：关于日程安排,第九讲：差旅事宜,第十讲：,照料上司身边琐事,第十一讲：交际与礼仪,第十二讲：办公室用语,第十三讲：,印信与值班工作,第十四讲：,文书与档案实务,2024/11/20,3,主 要 内 容第一讲：办公室与文员实务概述第八讲：关于,第一讲：办公室与文员实务概述,一、关于“实务”,二、办公室实务概述,、办公室的含义和职能,、办公室实务的范围和内容,三、文员实务概述,、文员的工作顺序,、文员管理时间、费用的方法,、文员的工作方法,2024/11/20,4,第一讲：办公室与文员实务概述一、关于“实务”2023/10/,一、关于“实务”,实务：实际事务，要务。,现代汉语大辞典,近年来，“实务”一词被广泛使用，如,商贸实务,、,会计实务,、,律师实务,、,秘书实务,等。,所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业务”意指个人或某个机构的专业工作。,所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。,2024/11/20,5,一、关于“实务”实务：实际事务，要务。现代汉语大辞典,、办公室的含义和职能,1,、办公室的含义,2,、办公室的职能,3,、办公室事务管理工作的特征,2024/11/20,6,、办公室的含义和职能1、办公室的含义2023/10/,1,、,办公室的含义,办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种,含义：,第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教,室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。,第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的,办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等,.,第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办,事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等,.,第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院,台湾事务办公室等。,2024/11/20,7,1、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种,2,、,办公室的职能,办公室的职能,政务,(,或业务,),服务,事 务 管 理,事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务,服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作,体系中不可缺少的重要组成部分。,主要是中高级文,秘人员的工作,.,2024/11/20,8,2、办公室的职能办公室的职能政务(或业务)服务事 务 管,3,、,办公室事务管 理工作的特征,办公室事,务管理工,作的特征,服务性,分散性,专业性,主动性,繁杂性,为上司,服务,工作,分散,涉及,面广,为组织,服务,为公众,服务,人员,分散,独立性,专业性,2024/11/20,9,3、办公室事务管 理工作的特征办公室事服务性分散性,、办公室实务的范围和内容,办公室实务就是指办,公室的工作事务和操作实,务,.,主要工作人员是秘书,人员和文员,.,1,、我国办公室实务的主要内容,2,、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容,3,、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容,2024/11/20,10,、办公室实务的范围和内容办公室实务就是指办2023/1,1,、,我国办公室实务的主要内容,文书撰写（会议记录等）,文书制作（打字、复印等）,文书处理（收发、传递等）,档案管理（归档、管理等）,会议组织（准备、善后等）,调查研究（计划、实施等）,信息资料（收集、整理等）,信访工作（来访、投诉等）,接待工作（,各种来访的接待,）,协调工作（政策等）,督察工作（,决议的实施,）,日程安排（各种日程）,日常事务（通讯值班）,办公室管理（环境等）,其它临时交办的事项,以上除,项外，其余工作文员都会涉及到。,2024/11/20,11,1、我国办公室实务的主要内容文书撰写（会议记录等）接待工,2,、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容,速记上司交代事项；,执行录音吩咐；,档案管理；,阅读并分类信件；,以电话维持公共关系；,替上司定约会并记录；,按上司指示完成信函；,在权限内自发信函；,接待来访宾客；,替上司接洽外界人士；,自动处理例行的事务；,为上司安排旅行或考察；,替公司宾客订房间机票等；,准备好公司要公开的资料；,替上司收集演讲等的资料；,协助上司准备财务等报告；,整理并组织好粗略的资料；,替上司保管各种记录；,协助上司搞好交税等事务；,督导一般职员或速记员；,21,、,搞好会务工作,22,、,复印资料,2024/11/20,12,2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容速记上司,3,、,我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容,、办公室环境的布置和整理；,、通讯事务、电话、信函和邮件处理；,、执行上司交办事项；,、照料上司身边的琐事；,、接待宾客和员工的来访；,、记录上司指令及会谈、会议内容；,、打印文告及表格；,、收集及整理各种信息；,、保管办公室设备及用品；,、外出办事，如银行、邮局、税务所等。,2024/11/20,13,3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容、办公室,、文员的工作顺序,第一、确定文员工作的指导思想,第二、按照“优先顺序”处理工作,第一：,第二：,第三：,先计划，再执行！,2024/11/20,14,、文员的工作顺序第一、确定文员工作的指导思想第一：,第一、确定文员工作的指导思想,文员在工作时，首,先要仔细制定计划。然后,根据计划去实施，并严格,检查其结果，使得这个结,果对下一次的计划有所帮,助和启示。只要能按照制,定计划、实施、检查这三,个步骤进行，文员工作就,能科学、高效地完成。,计 划,实 施,检 查,充分了解工作内容,排 定 优 先 顺 序,选 择 工 作 方 法,分析实绩与计划的,差异，并与以前的工作进行比较。,依计划、按上司的,要求进行。,2024/11/20,15,第一、确定文员工作的指导思想 文员在工作时，首 计,第二、按照“优先顺序”处理工作,如何决定工作的优先顺序呢？,文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理,.,第一阶段：,以工作的重,要程度为标准分解工作,.,第二阶段：,以工作的紧,要程度为标准,分解工作,.,第三阶段,:,同时考虑上司和本身实际情况,对于现,在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序,.,请 示,A,、,是否应该做的事？,B,、,是否做或不做都无所谓的事？,C,、,是否不可以做的事？,应该做的事，,集中精力做。,A,、重要且紧急的事；,B,、紧急但不重要的事；,C,、重要但不紧的事；,有价值，但不紧急，也不重要；,2024/11/20,16,第二、按照“优先顺序”处理工作如何决定工作的优先顺序呢？,、文员管理时间、费用的方法,1,、,管理好文员自己的时间,成功管理好自己的时间,会使文员的工作更顺利、生,活更愉快！,2,、,文员要学会节约开支,文员要有主人翁意识，,仔细管理钱财和物品，学会,节约开支，避免浪费应成为,每一个文员都要追求的目标,.,厉行节约,!,时间就是生命,就是效益,!,2024/11/20,17,、文员管理时间、费用的方法1、管理好文员自己的时间厉行节约,、文员的工作方法,请示方法与报告方法,计划方法和总结方法,受意方法,传达方法,进言方法,变通方法和挡驾方法,分工方法和合作方法,良好的工作方法是一门艺术！,2024/11/20,18,、文员的工作方法请示方法与报告方法良好的工作方法是一门艺,请示方法与报告方法,请示：,是指文员工作上有,疑难，无法处理时，向上,司请求指示，或无权处理,时，向上司请求批准。,上司必须答复或批复,、请示的内容,、请示的形式,、请示应注意的问题：,请示要对口,请示要单一,报告：,是指文员向上司反,映情况，提出建议，或应,上司要求作出汇报。,上司不一定答复或批示,、报告内容：,定期工作情况报告,重大问题报告,合理化建议,应要求报告,、报告方式,、注意：,要简明扼要条理清楚,2024/11/20,19,请示方法与报告方法请示：是指文员工作上有报告：是指文员向上,受意方法,受意：,是指文员接受,和领会上司意图。,一种：直接受意,另一种：间接受意,文员在受意过程中应,注意的事项：,用心倾听、认真记,录、弄清意图、及时实,施。,注意听好,！,2024/11/20,20,受意方法受意：是指文员接受注意听好！2023/10/620,传达方法,传达：,是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。,一种是正式传达：,即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。,另一种的非正式传达：,有意识的吹风,传达原意,传达原件,注意传达技巧,注意保密,重要指示重点对待,注意！,2024/11/20,21,传达方法传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情,进言方法,进言,:,是指文员主动,对上司提出意见、建,议、批评或规劝。,进言的意义和作,用：,、参谋作用,、补缺作用,、增进关系作用,进言的方法和要求：,、适事,、适时,、适地,、适度,进言是一把双刃剑，要把握进言,的分寸，学会进言的艺术！,2024/11/20,22,进言方法进言:是指文员主动进言的方法和要求：进言是一把双刃,