单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,时间管理,Time Management,培训目标,学完本课程后，学员能够达到：,1.,在今后的工作中减少浪费时间的现,象,学会正确的时间分配并充分有效,地利用时间；,2.,学会制定,SMART,的工作目标；,3.,掌握制定有效学习和工作计划的方,法和过程。,课程要点,一、时间管理的概念和误区,二、时间管理的基本准则,1.,目标原则,（）,2.20/80,原则,（,Paretos Law),3.,四象限原则,三、时间管理的方法和技巧,一、时间管理的概念和误区,1,、什么是时间？,时间是物质运动的顺序性和持续性，其,特点是一维性，是一种特殊的资源。,2,、什么是“时间管理”？,“时间管理”所探索的是,如何减少时间浪,费，以便有效地完成既定目标,。,时间的四项独特性,（,1,）供给毫无弹性：,时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是,24,小时，所以我们无法开源。,（,2,）无法蓄积：,时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。,（,3,）无法取代：,任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。,（,4,）无法失而复得,：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,案例：,如果银行每天早晨向你的帐号拨款,8.64,万。,你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，,用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱,不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天,的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有,8.64,万元。请问：你如何用这笔钱？,（,24,6060=86400,）,“时间管理”一直是个,重要,的,问题,，但从来,没像今天这么重要过，为什么？原因如下：,*寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要,*信息爆炸（,信息时代,）,*竞争的压力,*你的客户对品质的要求,看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业,人，减少时间浪费的现象，确非易事。那么，我,们的问题究竟在哪里呢？,（,2,）,时间管理的误区,我们探索克服时间浪费的途径便是“,培养,克服时间管理误区的技能,”。,所谓时间管理的误区，是指导致,时间浪费,的各种因素。,误区之一：学习缺乏计划,尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们,有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下,几条：,1,、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前,多做思考；,2,、不做计划也能获得实效；（案例分析）,3,、不了解做计划的好处；,4,、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信；,5,、不知如何做计划。,原因剖析：,1,、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则,有可能养成一种“,做了再说,”或“,船到桥头自然直,！”的侥幸心理。试,问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火,筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工,作，然后再进行抢救？,2,、不做计划的人只是,消极地应付工作,，他将处于受摆布的地,位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动地位、并提高工作,效率。,3,、由于目标中拟定假设的,客观环境发生变动,，计划与事实常常,难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必,要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行,动将杂乱无章，最终走进死胡同。,缺乏计划将导致如下恶果：,1,、目标不明确；,(,案例：“倦待”症,),2,、没有进行学习、工作归类的习 惯；,3,、缺乏做事轻重缓急的顺序；,4,、没有时间分配的原则。,误区之二：时间控制不够,1,、习惯拖延时间；（案例“小张的故事”）,2,、不擅处理不速之客的打扰；（说“不”的技巧）,3,、不擅处理无端电话的打扰；（聊天）,4,、不擅利用“零碎”时间。（案例：英语学习）,误区三：整理整顿不足,办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无,关，因为,杂乱是人为的,。“杂乱的办公桌显,示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条,理的人使用一个小型的办公桌，这个办公,桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型,的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭,遇同样的命运。,误区四：进取意识不强,“人最大的敌人就是自己”。,有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，,最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对学习和生,活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：,*个人的消极态度,*做事拖拉，找借口不干工作,*唏嘘不已，做白日梦,*工作中闲聊,二、时间管理的基本原则：,（,1,、,SMART,原则,）,1.,具体的（,specific,）,2.,可衡量的（,measurable,）,3.,可达到的（,attainable,）,4.,相关的（,relevant,）,5.,基于时间的（,time-based,）,1）具体的,1,、具体的：,有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。,有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了,1,米。他对第一组说：“你们能够跳过,1.2,米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过,1.2,米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了,1,米，少数人跳过了,1.2,米。这就是有和没有具体目标的差别所在。,2）可测量的,2,、可衡量的：,任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子，先要在心里有个底。房子要多大，是几层楼？需要多少卧室？要木头砌还是钢筋水泥的？要多少平方？座落地点呢？你的预算呢？有了这些明确的标准，你才有可能顺利地盖好你的房子。,3）可达到的,3,、可达到的：,不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。,15,个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。,站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。,4）相关的,4,、相关的：,目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。,5）基于时间的,5,、基于时间的：,任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，,比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很,明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才,完成？,（,2,、,20/80,法则,),80%,的事情只需要,20%,的努力。而,20%,的事,情是值得做的，应当享有优先权,。因此要关于区分,这,20%,的有价值的事情，然后根据价值大小，分配,时间。做好的事情比把事情做好更重要。做好的事,情，是有效果事情做好仅仅是有效率。首先考虑效,果，然后才考虑效率。,(,3,、,四象限法则）,我们每天所做的事情，可以分类归入四个象限：,1,、重要并且紧急：它们是危机任务,2,、重要但不紧急：它们是新的机遇,3,、紧急但不重要：它们是日常事务,4,、既不紧急又不重要：它们是杂乱琐事,第一象限急迫又重要的事。,各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻,也是可以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周,而變成迫在眉睫。,Ex：,陪重病的親友上醫院,第二象限重要但不急迫的事,主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限益形擴大,使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。反之,多投注一些預防措施,很多急事將無從產生。這個部份的事情不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做。這是發揮個人領導力的領域。,Ex：,完成人資,7,篇,reading packet,第三象限急迫但不重要的事,因為迫切的呼聲會讓我們產生這件事很重要的錯覺-實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個範圍打轉,自以為是在第一象限,其實不過是在滿足別人期望與標準。,Ex：,看華視週日晚間的柯南,第四象限不急迫又不重要的事,簡而言之就是浪費生命,所以根本不值得花半點間在這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走,忙得焦頭爛額,不得不逃避到第四象限去療養一番再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動,因為真正有創造意義休閒活動是很有價值的。,Ex：,上網收廣告信,三、,时间管理的方法、技巧,1,）对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。,2,）从优先级最高的事物着手。,3,）和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。,4,）把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。,5,）为自己创造一小时的字根表，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。,6,）找到一个的隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。,7,）当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。,8,）学会委派别人做事。,9,）归纳相似的事情，所它们放在一起处理。,10,）减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。拋开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。,11,）避免完善主义。记信,80/20,定律。,12,）避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。,13,）不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件,14,）设置时间限制。例如，做某些决定时，不超,3,分钟。,15,）聚精会神地做手头的事情。,16,）处理重要事情时，使用大块的时间。,17,）迅速处理困难之事，等待和拖延不会使它们变容易。,18,）文书工作争取只处理一次。,19,）在行动以前，彻底地思索整件工作。,19,）第一次就做好。,像对待钱一样认真的计划、总结时间的使用情,况，合理地消费掉一部分，坚持储存一部分，减,少浪费的时间，你会慢慢地变“富裕”，拥有丰富,的人生。,这些时间属于,消费,：吃饭、睡觉、逛街、看电,视、聊天。,这些时间属于,储存,部分：思考、学习、记忆、计,划。,这些时间属于,浪费,部分：无谓的等待、做不需要,做的事、无聊的旅途。,总 之,思考题,你将如何进行自己的“时间管理”规划？,