单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,某集团OA系统深度应用分析报告,*,路漫漫其悠远,某集团OA系统深度应用分析报告,2024/11/19,某集团OA系统深度应用分析报告,某集团OA系统深度应用分析报告2023/9/29某集团OA系,1,项目概述,大纲,应用现状,现状分析,推广方案,领导支持与决策,某集团OA系统深度应用分析报告,项目概述 大纲应用现状 现状分析 推广方案 领导支持与决策某,2,项目概述,08年8月10月,系统选型,招标,三轮评选,考察,08年11月12月,项目准备与启动,系统需求调研,系统安装,系统资料的录入,系统测试,用户培训,08百年12月09年3月,项目一期：集团公司,系统需求调研,系统管理员培训,用户培训,09年7月10月,项目三期：子公司,子公司系统管理员培训,子公司系统搭建,子公司系统操作培训,子公司系统运行,1,2,3,4,5,09年4月6月,项目二期：在汉公司,前期准备,项目启动大会,目前集团公司和在汉公司OA每日登陆人数、在线人数不断增加，但流程发起数量增长率、知识文档发布数量增长缓慢，其他一些功能模块的使用也不如预期，因此特对OA使用现状进行深入分析，并提出解决方案，以期改变现有状况，真正达到高效九州通的目标。,某集团OA系统深度应用分析报告,项目概述08年8月10月招标08年11月12月系统需求调,3,应用现状-每日登陆情况,从上图可知，目前OA11点在线人数为150人左右，单日登入总人数保持在700人左右，单日登入总次数在1500次左右；与已分配OA账户的人数4000人左右相比，OA的登陆率较低。,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状-每日登陆情况 从上图可知，目前,4,应用现状-流程模块（1）,集团公司共配置56个流程，46个流程正式上线使用，3个延期使用，7个，试行后，不符合集团需求而停用。,1）一期，上线20个流程；,2）二期，企管部调研，上线10个流程；项目组协调上线11个流程；,3）三期，上线5个流程。,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状-流程模块（1）集团公司共配置56,5,应用现状-流程模块（2）,自7月21日，集团OA项目三期启动以来，项目组专注子公司OA项目实施，在汉公司OA系统应用督导力度减弱。虽然流程发起数量持续增长，但流程归档率明显下降。,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状-流程模块（2）自7月21日，集团,6,应用现状-流程模块（3）,其中使用最广泛的是信息服务站、集团请假申请、会议室申请及集团公文制发流程。,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状-流程模块（3）其中使用最广泛的是,7,应用现状-流程模块（4）,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状-流程模块（4）某集团OA系统深度应用分析报告,8,应用现状知识模块（1）,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状知识模块（1）某集团OA系统深度应用分析报告,9,应用现状-知识模块（2）,截止到8月23日，OA办公系统中总共有3080条知识记录。其中，除去公司制度与流程、九州通集团公文、协作区附件目录、部分工作流程附件等，员工自主上传知识文档仅2163条，与现有OA账号的员工4000人相比，人均上传文档不足一条。,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状-知识模块（2）截止到8月23日，,10,应用现状日程模块,OA日程使用跟踪表,人力资源总部,1,物流管理总部,0,财务部,0,信息技术总部,1,资金管理总部,1/2,技术研发总部,0,信用管理总部,0,电子商务总部,1/2,采购管理总部,0,投资管理总部,0,营销管理总部,1/2,基建管理总部,0,原料管理总部,0,质量管理总部,1/2,医疗器械总部,1,法务管理总部,0,大药房连锁公司,0,审计总部,0,企业管理与发展总部,1,行政管理总部,1/2,文化与品牌发展总部,0,注：0表示未使用，1表示已使用,1/2表示部分使用；,截止到8月23日，集团公司21个部门，只有人力资源总部、医疗器械总部、企业管理与发展总部、信息技术总部4个部门全员使用OA日程管理，实现上级查看下级工作日志，层层查看、督导，以方便中高层领导及时掌握部门工作进度。,除了上述4个部门，还有资金管理总部、营销管理总部、电子商务总部、质量管理总部、行政管理总部5个部门的部分员工使用OA日程模块，计划并跟踪自己的工作。,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状日程模块OA日程使用跟踪表人力资源总部1物流管理总,11,应用现状会议模块,“我的会议”模块使用情况较好，会议室基本通过OA在线申请，在线批复。,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状会议模块 “我的会议”模块使用情况较好，会议室基,12,应用现状协助模块,本模块处于基本无人使用状态，权限限制太多，一般用户无权建立我的协助。,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状协助模块 本模块处于基本无人使用状,13,应用现状项目管理模块,本模块处于基本无人使用状态，项目管理还没有形成使用的习惯。可要求项目在OA实现管理。,某集团OA系统深度应用分析报告,应用现状项目管理模块 本模块处于基本无人,14,现状分析（1）,根据以上各模块使用情况进行深入分析，造成OA使用情况不理想的主要原因有以下几点：,一、功能方面：,某集团OA系统深度应用分析报告,现状分析（1）根据以上各模块使用情况进行深入分析，造成O,15,现状分析（2）,二、其他方面,某集团OA系统深度应用分析报告,现状分析（2）二、其他方面某集团OA系统深度应用分析报告,16,推广方案,（一）OA集团门户改革方案,1.实施时间：,2009年10月1日2009年10月30日,2.实施责任人：,企管总部、信息总部,3.实施简介,：,（1）,开放“通知与公告”权限，提供给各部门发布正式信息使用；,（2）“活动剪影”的内容合并到“公司新闻”；,（3）原“活动剪影”更名为“员工服务”，供各部门发布与工作无关的相关信息；,（4）行政总部严格履行其信息发布责任；,（5）调整门户各元素排列顺序。,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案 （一）OA集团门户改革方案某集团OA系统深度应用,17,推广方案,4.提交成果：集团门户完成全面改革，部门信息发布不再通过AM进行发布。,5.领导决策与支持,：,（1）,集团发文禁止在AM上发布相关部门的群发信息；,（2）企管总部每周对利用AM群发信息和不履行信息发布责任的部门进行全集团通报。,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案 4.提交成果：集团门户完成全面改革，部门信息发布,18,推广方案,（二）知识管理项目方案,1.实施时间：,2009,年11月1日2009年11月30日,2.实施责任人：,企管总部、集团各总部,3.实施简介：,（1）,制定,知识文档共享激励办法，每月评选三名OA之星，对上传文档量最多的员工、单篇文章综合打分最高的员工、单篇文章回复最多的员工进行奖励，奖金为100元；,（2）,各部门对部门所拥有的知识文档进行整理后上传到OA，并制作知识地图，以方便其他员工获取文档。,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案 （二）知识管理项目方案某集团OA系统深度应用分析,19,推广方案,4.成果提交：,（1）,自主上传文档数量出现明显增长；,（2）,集团“虚拟图书馆”建立，跨部门、跨公司实现知识共享。,5.领导决策与支持：,对激励金额的确定,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案 4.成果提交：某集团OA系统深度应用分析报告,20,推广方案,（三）功能模块推广方案,1.实施时间：,2009年10月1日2009年11月31日,2.实施责任人：,企管总部,3.实施简介：,（1）我的日志推广,所有员工包括中高层必须每日填写工作日志，企管总部实行每日通报；,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案（三）功能模块推广方案某集团OA系统深度应用分析报告,21,推广方案,（2）我的流程推广,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案（2）我的流程推广某集团OA系统深度应用分析报告,22,上述18个流程，前8个流程在5月19日强制线上申请以来，效果良好，也得到用户一直好评。其他10个流程是各部门调研后，建议可强制线上申请的流程，这18个流程可以实现全面强制上线，企管总部以集团名义发文，全面废除纸单，18个流程必须通过OA申请，不再认可纸单的有效性。,推广方案,某集团OA系统深度应用分析报告,上述18个流程，前8个流程在5月19日强制线,23,推广方案,（3）功能模块培训,1,企管总部制作OA操作考核试题，在人力资源总部组织的新员工培训上进行OA培训，并进行操作考试，分数计入综合成绩；,2,每周随机挑选一个部门，进行员工OA操作抽查，对达不到操作标准的员工和部门进行通报，并要求兼职管理岗组织全员再培训；,3,向提出特定培训需求的部门或人员提供培训。,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案（3）功能模块培训1企管总部制作OA操作考核试题，在,24,推广方案,4.提交成果：,（1）集团全体员工使用OA安排每日工作,（2）18个上线流程全面废止纸单，提高流程效率,（3）所有员工和管理者具备熟练使用OA的操作技能,5.领导决策与支持：,（1）所有中高层必须使用我的日志安排每日工作，企管部有权执行监督责任，对不履行责任的相关人员进行通报；,（2）所有部门必须废止纸单，使用18个上线流程，企管总部有权对还存在纸单申请的部门进行监督和通报；,（3）企管总部有权对员工OA操作达不到标准的部门和员工进行通报。,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案4.提交成果：某集团OA系统深度应用分析报告,25,推广方案,（四）“我的项目”推广方案,1.实施时间：,2009年10月1日,2.实施责任人：,企管总部、文品总部,3.实施简介：,（1）,企管总部及物流总部作为定点试用部门，在经过培训后，开始使用“我的项目”，试用期为三个月；,（2）,试验期结束后，企管总部和物流总部组织开展“我的项目”使用经验交流和总结；,（3）,企管总部对各部门进行集中培训；,（4）,文品总部制作宣传短片、宣传折页和使用手册进行宣传；,（5）,企管总部每周检查各部门的“我的项目”使用情况和解决问题，并提供再培训服务。,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案 （四）“我的项目”推广方案（1）企管总部及物流总,26,推广方案,4.提交成果：,所有部门的项目工作均采用我的项目实现项目启动、计划、执行、控制和结束全程监控，项目人员充分交流，项目资料实现共享、项目经验得到总结等多种功能。,5.领导决策与支持：,宣传方式,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案 4.提交成果：某集团OA系统深度应用分析报告,27,推广方案,（五）流程OA上线及优化机制,1.开始时间：,2009年11月1日,2.责任部门：,企管总部,3.实施简介：,（1）企管总部通过调研或是接受别的部门申请,配置,新流程，新流程试用期一个月，试用通过后实现正式上线。,（2）企管总部,制定流程节点耗时标准，,对现有上线的流程进行效率,监控,，每周进行通报；,（3）企管总部每月收集流程运行情况，对出现问题最多的流程进行,审查,，并实行优化配置；,（4）企管总部每月对上线流程进行梳理，及时,废止,不再使用的流程；,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案 （五）流程OA上线及优化机制某集团OA系统深度应,28,推广方案,4.提交成果：流程OA上线及优化机制建立,5.领导决策与支持：,企管总部有权对超过流程耗时标准的审批人员进行通报。,某集团OA系统深度应用分析报告,推广方案 4.提交成果：流程OA上线及优化机制建立某集团O,29,（六）OA日常督导及服务机制,1.开始时间：,2009年10月1日,2.责任人：,企管总部、信息总部,3.机制简介：,推广方案,某集团OA系统深度应用分析报告,（六）OA日常督导及服务机制推广方案 某集团OA系统深度应,30,推广方案,（1）督导,1,企管总部每周对