,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,管理沟通 Management Communication,会议管理,6.0 会议管理,工程管理12002,6,目录,Contents,会议的基本概念,会议与群体沟通,会议管理,会议管理的基本技能,情景展示,小组介绍,最后总结,1,2,3,4,5,6,7,141,146,148,150,Page,目录 Contents会议的基本概念会议与群体沟通会议管理,1.1 会议的含义,会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。,（,1）会议是人类社会发展的产物。,（2）会议室人类社会的一种集体活动。,（3）会议这种集体活动是有组织的，有目的，有时间限制的,1.1 会议的含义 会议是人类群体有组织的会晤、议,（1）集体性。（多人参加的议事活动，一致的时间，一致的地点，一致的行动。）,（2）普遍性。（只要有人的活动就会存在。）,（3）组织性。（在一定组织背景下，有专人号召，拟定议程，实施和落实，并组织后跟踪检查。）,（4）目的性。（组织者抱有一定的目的和愿望，并利用会议的形式来达成其目的和愿望。）,1.2 会议的基本特征,（1）集体性。（多人参加的议事活动，一致的时间，一致的地点，,1.3 会议的基本功能,群体沟通功能,信息传播功能,信息交流功能,评估和鉴定功能,知识传授和教育功能,管理功能,计划功能,组织功能,领导决策功能,协调功能,控制功能,从会议的含义和特征看会议分为两大功能（1）群体沟通功能。（2）管理的功能。,1.3 会议的基本功能群体沟通功能信息传播功能信息交流功能评,1.4 会议的基本类型,会议的规模,大型会议（至少100人以上）,中型会议（20100人）,小型会议（1020人）,会议的功能,信息传播，发布指令,信息交流，协调沟通,研究讨论，头脑风暴,民主咨询，征询参与,培训指导，宣传教育,会议的形式,正式会议,非正式会议,会议的基本类型可以按照不同的标准来划分。,1.4 会议的基本类型会议的规模大型会议（至少100人以上）,2.0会议与群体沟通,案例：,某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：,策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；,策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；,会议的基本特征之一就是群体沟通。,策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。,结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。,2.1 群体沟通基本特征,策略三，对第三组工人，要求每个人都讨,群体沟通通常表现为：,个体与群体之间以及群体与群体之间存在的一对多，多对多的正式非沟通。,通过上述案例，我们可知：沟通对象的参与度越高所形成的的决策越容易得到认可并被人接受，在贯彻执行时就越顺利，效率也高；沟通对象的参与度越低所形成的的决策越不容易得到认可并被人接受，在贯彻执行时也越不顺利，效率也不高；,2.1 群体沟通基本特征,群体沟通通常表现为：2.1 群体沟通基本特征,2.2 群体沟通的优点与缺点,优点,：,产生更多的承诺,产生更好的决策,缺点,：,时间和效率,群体压力：从众心理,专家和领导压力,推卸责任：说而不做,2.2 群体沟通的优点与缺点优点：,2.3 影响群体沟通的关键因素,群体沟通的结果是一系列非常复杂的，相互关联的因素共同作用的结果。从整体来看，影响其的因素有:,（1）文化因素；,（2）社会因素；,（3）心里因素；,（4）物理因素；,2.3 影响群体沟通的关键因素 群体沟通,3.1 会议管理过程,从会议的过程来看，应该从会议准备，会议召开和会后跟踪三个阶段进行会议管理。,会议管理,会议准备,会议召开,会后跟踪,3.1 会议管理过程 从会议的过程来看，,会议召开,会议开始,开会,会议结束,会议准备,why 确定会议的目标和目的,what确定会议的议题,who确定与会人员,where确定会议地点,when确定会议的时间是时限,会后跟踪,撰写和发送会议纪要,督促检查相关事宜的落实,协调会议议决,兑现会后承诺,发催办通知,会议召开会议开始开会会议结束会议准备why 确定会议的目标和,4.0 会议管理的基本技能,1 拟定会议议程：,（1）会议名称；,（2）会议召开的日期及具体时间；,（3）会议地点；,（4）会议需要的时间；,（5）与会人员；,（6）会议承办单位或主持人；,（7）会议主题内容；,（8）会议预期的目的；,（9）会议召开的背景信息；,（10）讨论会议召开的背景信息；,（11）会议的附录资料；,4.0 会议管理的基本技能1 拟定会议议程：,2 撰写会议记录：,（1）会议记录的基本要点：,1）真实性；,2）议定性；,3）执行性；,4）行文关系多样性；,（2）会议纪要的基本类型：,1）工作会议纪要；,2）协商交流性会议纪要；,4.0 会议管理的基本技能,2 撰写会议记录：4.0 会议管理的基本技能,（3）会议纪要的写做：,1）标题；,2）文件日期；,3）正文；,4）结尾；,4.0 会议管理的基本技能,（3）会议纪要的写做：4.0 会议管理的基本技能,3 当好会议主持人或会议主席,促进讨论,讨论，提问,处理不同意见,对争论双方或各方的观点加以澄清；,分析造成分歧的因素；,研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；,将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；,若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。,作出决定,4.0 会议管理的基本技能,3 当好会议主持人或会议主席4.0 会议管理的基本技能,实例展示,展示,实例,会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。,实例展示展示实例会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出,总结,会议召开的注意事项,议题明确，把握气氛。,主持人一开始就应该向参与会者声明会议的议题，介绍背景及概况，与会议无关的话题应当避免。,掌握气氛，主持人要用大家关注或感兴趣的话题引起共鸣，活跃会议的气氛。,主持人学会及时总结，三到五人发言后要做一次总结，以提高讨论的深度和广度，且要正中主题的要义，参与会议的人，一定要耐心地聆听，不管谁的发言都要耐心地聆听，中途打断或面带不理解的表情，都是对他人的一种不尊重。,会议要做好记录。,对于发言人提出的情报也好，意见也好，想法也好，应该做一个简要的记录，并且要有所肯定和回应。,总结会议召开的注意事项,总结,发言要简短明确。,一次发言最好控制在三分钟之内，不可以同时讲几个主题，更不可以滔滔不绝，或偏离主题，发言后要进行讨论，讨论一定要针对主题，而不要与主题无关，这样才能够让大家有兴趣。,会议结束时主持人应进行会议总结，重申会议讨论的结果，并把决定的事项落实到人，并明确完成的期限。,将做好的会议记录向相关人员发放，必要时转换成公告形式，向全体职工公布，主持人对于会议内容必须定期地跟进检查，对于那些没有讨论或研究的项目也要采取对策。,总结,会议,会议的目的是在节约成本、节约时间，这就是在改善问题，就是在提升公司的品质,。,内容,更新,观念,提高,重视程度,加强,执行力,内容,会议会议的目的是在节约成本、节约时间，这就是在改善问题，就是,CFO,活动开展情况,林组长,组员,喜,组员,COO,课题小组人员,康,琪,田,组员,组员,亚,云,CFO活动开展情况林组长组员喜 组员COO课题小组人员康,活动开展情况,视屏,摄影：,后勤部部长：,安保部部,大boss：,财务部部长：,编剧：,营销部部长,后期制作：,人力部部长：,男,小组分工,ppt制作,视频内容,活动开展情况视屏摄影：后勤部部长：安保部部大boss：财务部,活动贡献度,15%,10%,15%,15%,10%,田,林,瑛,10%,25%,活动贡献度 15%10%15%15%10,工作总结,谢谢观看,最后呢，掌声有请组长为大家来做最后的工作总结,工作总结谢谢观看最后呢，掌声有请组长为大家来做最后的工作总结,