单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,行政文秘,行政文秘,1,办公成本,控制,会议管理,自身建设,员工保护,辅助高管,公文管理,通讯管理,行政部门工作内容,基于以上标准，行政工作具有,以下六大特点：,一、综合性强,二、政策性强,三、时间性强,四、工作内容繁杂,五、联系广泛,六、被动性和突破性强,行政部门范围与特点,办公成本会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政,2,一、行政文秘工作职能与素质要求,(1)职业概述,：,专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领 导决策及其实施服务的人员,适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中,等级：初、中、高级,职业环境：办公室,职业能力倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。,一、行政文秘工作职能与素质要求(1)职业概述：,3,(2)应处理好的几个关系：,工作的被动性与主动性的关系,工作的经常性与突击性的关系,工作的平凡性与重要性的关系,工作的原则性与灵活性的关系,(2)应处理好的几个关系：,4,(3)行政文秘工作职责,接待工作日常、专门、团组,收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件,文书写作使用电脑写各类文件及制作文件,时间管理自己、上司,会议组织会前、会中、会后,信息管理存、管、取,旅行安排吃、住、行,对外公关联络（外事）、参与活动,商务活动营销、市场、税务、法律,指派工作上司安排,(3)行政文秘工作职责接待工作日常、专门、团组,5,爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴作 起,要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务,多动脑主动思考，机智敏锐，有商业意识,守纪律遵纪守法，恪守信用，严保秘密,(4)职业道德：,(4)职业道德：,6,(5)工作作风：,热情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善,扎实做事不飘，跟进落实，检查确认,细致准确不粗，认真不草，稳重不浮,敏捷干练守时，讲究效率，商如战场,(5)工作作风：,7,(6)行政文秘的业务素质,行政文秘的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体,知识是基础；,智力是知识的结晶；,能力是知识和智力的最终体现和归宿。,(6)行政文秘的业务素质,8,行政文秘人员需具备的能力,（一）办事能力,设备操作能力,文书写作能力,阅读概括能力,编辑校对能力,统计分析能力,（一）沟通能力,交际能力,口头表达能力,协调能力,组织能力,行政文秘人员需具备的能力 （一）办事能力 （,9,(7)行政文秘的权限原则,一不能代表上司作决策，否则就是越权,二不能代表上司发号施令，否则会遭同事反感,三不能代上司放松对自己的约束，否则会让上司讨厌,(7)行政文秘的权限原则一不能代表上司作决策，否则就是越权,10,(8)个性要求,专业,机智,谨慎,服从,自制,自信,热情,执着,(8)个性要求,11,(9)品质要求,礼貌 不居高临下,诚实 不弄虚作假,参谋 不越权行事,谦虚 不傲上凌下,公正 不见风使舵,敬重 不阿谀奉承,慎言 不论是道非,本分 不炫耀示人,(9)品质要求,12,21世纪的企业秘书全美秘书学会,像心理学家一样善于观察和理解他人,像政治家一样有灵敏的头脑,像外交官一样有潇洒的风度,有处理各种棘手问题的丰富经验,有良好的写作能力和文字功夫,熟练运用各种办公自动化设备,熟识商务往来的法律、金融和税务知识,迅速对文件、信息归类、整理和查询,21世纪的企业秘书全美秘书学会像心理学家一样善于观察和理,13,二、公文处理方法和程序,三大环节：,1、发文处理：,拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发,2、收文处理：,签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复,3、公文管理：,制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁,二、公文处理方法和程序三大环节：,14,公文行文规则,l,行文关系要和隶属关系一致,l,行文方式要根据工作需要灵活掌握,l,行文名义和内容要与发文机关的职权范围,相对应,l,行文线路要尽量缩短,l,处理好主送与抄送的关系,l,如有必要，可以联合行文,公文行文规则l行文关系要和隶属关系一致,15,通用公文的格式,1、排版自左至右,2、单位国家法定计量单位,3、字体发文单位初号宋体标题2、3号宋体,4、用纸A4、B5,5、文头套红，占首页三分之一,通用公文的格式1、排版自左至右,16,中国公文种类12类13种,1命令,发布重要行政法规，采取强制 性 行政措施,2决定,对重要事项或重大行动的安排,3议案,各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审议事项,4指示,对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则,5批复,答复下级请示事项,6通告、公告,一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣 布重要,或法定的事,7通知,批转下级、转发上级和无隶机关的公文；发布规章、任免，传 达周知事项,8通报,表彰先进，批评错误，传达得要 精神或情况,9报告,向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问,10请示,向上级请求指示批准,11函,无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准,12会议纪要,记载和传达会议情况和议 定事项,中国公文种类12类13种1命令发布重要行政法规，采,17,三、工作语言“规范”沟通,行政职务,技术职称,行业称呼,时尚称呼,标准称呼,无称呼,替代性称呼,不适当地方性称呼,称兄道弟,不适当的简称,禁忌称呼,工作场合,标准,与,禁忌,称呼,三、工作语言“规范”沟通行政职务标准称呼无称呼禁忌称呼工,18,工作语言“文明”沟通,接待三声,来有迎声,问有答声,去有送声,文明语言“三”要素,热情三到,眼到（眼看眼）,口到（讲普通话，因人而异）,意到（有表情）,文明十字（五句）,问候语：“您好”,请求语：“请”,感谢语：“谢谢”,道歉语：“对不起”（危机公关语）,道别语：“再见”,工作语言“文明”沟通接待三声 文明语言“三”要素热情三到,19,四、行政文秘着装的四大原则,符合身份,避短扬长,遵守惯例,区分场合,四、行政文秘着装的四大原则符合身份,20,行政文秘着装六大禁忌,过分杂乱,“歪戴帽子斜穿衣”,过分鲜艳,“拒绝艳丽”,过分暴露,“女士不穿无袖装”,过分透视,“拒绝薄衬衫”,过分短小,“,静止或动态时，内衣与外衣的协调”,过分紧身,“使瘦者憔悴，胖者更胖”,问题：你知道行政人员着装有哪些禁忌吗？,行政文秘着装六大禁忌过分杂乱 “歪戴帽子,21,行政文秘着装的场合及要求,公务场合：,庄重保守,办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动,制服、（深蓝色）西装套装、（深色）西装套裙,社交场合：,时尚个性,宴会、舞会、音乐会、聚会、拜会,时装、礼服、民族服装（中山装、唐装）,禁穿：制服、套装,问题：你知道哪些属于行政场合吗？,行政文秘着装的场合及要求公务场合：庄重保守问题：你知道哪些属,22,行政文秘的形象要求,与环境、身份、体形相协调,简洁大方，拒华丽或性感,避免装扮清纯或学生味,三大基本原则,行政文秘的形象要求三大基本原则,23,行政文秘的场合着装,T.P.O原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（occasion）,行政装,：,严肃行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发,上班装：具时尚感的职业套装，盘发或束发,社交场合,：,鸡尾酒会、行政酒会装：,普通开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等,小型时尚晚会、音乐会：,无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上,大型时尚晚会、宴会：,大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地,行政文秘的场合着装 T.P.O原则：时间T（time）、地,24,行政文秘着裙装 五不准,黑色皮鞋不能穿,正式行政场合不光腿,袜子不能出现残破,鞋袜必须配套,避免出现三截腿（恶性分割）,问题：女士着裙装，哪五不准呢？,行政文秘着裙装 五不准 黑色皮鞋不能穿问题：女士着裙装，哪,25,行政文秘首饰佩戴四大原则,符合身份，以少为佳原则,同质同色原则,搭配原则,习俗原则,问题：戴两件或两种以上首饰时，如何体现教养与服饰品位？,行政文秘首饰佩戴四大原则 符合身份，以少为佳原则问题：戴两件,26,行政文秘化妆注意事项,保持自然,“妆成有却无”、慎选粉底液,扬长避短,发扬优点、掩盖缺点,化妆避人,拒绝当众表演,问题：女性化妆最需要注意的是什么？,行政文秘化妆注意事项 保持自然问题：女性化妆最需要注意的是什,27,谢谢！,谢谢！,28,