单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,高效会议的技巧,柯尼卡美能达石龙工场,会议召开技巧,日期：20,课,程,描,述,1.,会议的准备阶段,2.,会议主持技巧,3.,与会者的行为责任,4.,会议的决策,5.会议成功的六大要决,6.,几种不良的开会方式,7.总结,会议的准备阶段：,1、召开会议的思考向度,2、召开会议前的准备工作,3、决定会议的功能 产出与角色任务,会议的目的：,会议的准备阶段：,从量上来看，会议的支出会增加企业的营运本钱,从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率,评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效以及“会议开支是否控制在最低程度,会议的价值,会议的准备阶段：,通常的会议有5至9人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。,会议规模,会议的准备阶段：,资讯传达与监督员工,达成决议与解决问题,开发创意,鼓励士气,稳固主管地位,开会的常见原因,；,会议的准备阶段：,1、主席的会前准备工作,2、议事工作人员的会前准备工作、提案人的会前准备工作,3、引言人的会前准备工作,4、备询人员的会前准备工作,会议的准备阶段：,确认自己在会前收到的议程表。,对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者。,除非已被指定对某议题发表演讲，否那么有义务在会中主动提出建设性的意见。,努力去了解其他与会者对议程上议题的观点，他们的兴趣所在，是否有权威在背后支持这些观点,找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、折中,会议的准备阶段：,组织会议场所,选择视听设备,提供书写工具,对于大型会议,会议用品的准备,一对一会议,3,1,2,会议的准备阶段：,安排座位,会议的准备阶段：,3,2,1,大型会议,主持会议的技巧：,1、,会议主持的角色,2、会议主持的影响力,3、会议主持的职责,4、会议主持的开场白,如何当好主持人：,主持会议的技巧：,*营造和谐气氛,*照议程进行,*正确总结讨论内容,*引导发言者解释令人困惑的发言,*帮助与会者厘清不假思索的想法,*尊重少数人的意见，防止会中意见一面倒的情况,*减少与议题无关的争辩与讨论,*保持中立态度,会议主持人的八大职责,要掌握会议节奏和控制会议,主持会议的技巧：,与会者的责任,*,发言内容要有组织,*适时发言,*一次只讨论一个重点,*口齿清晰，陈述有力,*一针见血,*音量适当,*解释方式让人易,*口吻要自信,*在要点处可稍加大音量,与会者的责任,1、与会者的角色与职责,2、如何在会中发挥影响力,3、如何防止与化解会议冲突,4、何种行为是会议的破坏者,倾听，其实真的不那简单！,与会者的责任,会议的决策,*,提出动议,*,处理动议,*,修改动议,*形成决议,会议是一群重要人物的聚集，他们的,每一个人单个来说什么事都做不了，但,聚在一起却决定什么事都不做！,弗雷德.艾伦 喜剧演员,会议的决策：,目标声明,资源需求声明,会议记录的运用,会议后立即行动方案,会议成功的六大要领,现代的公司开会无处不在,很多的决定都要通过会议，开会能使人得到各方面的信息，了解团体的共同目标，了解其他同事的工作进度，能够协调自己部门与其它部门的工作关系，有的问题不开会是根本不能解决的。会议既然如此重要，我们如何把会议开得成功、圆满？,一.打破开会的误区,1.开会的意义不大,(1)开会是一个组织存在的表现,(2)开会是一种群体沟通方式,(3)会议也是一个集思广益的场所,2.“人们都厌恶开会,(1)开会能使人得到各方面的信息,(2)并非人人都厌恶开会,3.“成天开会，时间和精力都浪费在会议中了,(1)开会必然要花一些时间,(2)觉得没时间开会，可能是自己对自己的时间管理不善,一.打破开会的误区,4.“开会时自己可以干点自己的私活,(1)这是得不偿失的事情,(2)这样做危险性较高,5.“只有开会才能解决问题,(1)并非只有开会才能解决问题,(2)会议是个严肃的事情,6.“开多长时间的会，到时看情况才知道,(1)这种会肯定惹人讨厌,(2)开会时间长短是完全可以预知的,(3)预知不了会议时间的长短，是会议组织者,二.,把会议降低到最少,1.开会要计算本钱,(1)开会的本钱是较高的,(2)开会的效率损失,2.何谓开会成功,(1)有明确界定的目标,(2)有会议就一定要有决定,二.把会议降低到最少,3.,通常需要召开会议的理由,(1),涉及多部门、多个人员的信息交换、讨论和决策,(2),需要整合各种不同的意见,(3),涉及多部门、多个人的工作安排,4.,通常不用召开会议的理由,(1),未准备好,(2),可能不会有结果,(3),没有开会之必要或有其它替代方式,三.成功会议的准备要领,1.,确定会议的目标,(1),目标的形式,(2),确定目标时的考虑因素,2.,确定会议的形式,(1),例行会议,(2),临时召集特别会议,3.,确定会议的议程,(1),考虑议程时的依据,(2),议程四大主要内容,三.成功会议的准备要领,4.确定开会的时间,(1)最好的时间,(2)最差的时间,5.选择开会的地点,(1)地点选择要考虑的因素,(2)选择开会地点细节,6.确定出席会议的人员,(1)4-7人比较理想，10人还勉强可以，超过 12人就太多,四.有效控制会议过程的要领,1.严格按事先的议程办事,(1)会议议程是会议取得成功的根底,(2)对偏离议程的情况应及时加以纠正,2.及时、准确评估反响,(1)注意与会者的反响信息,(2)评估反响信息，并做出适当反响,四.有效控制会议过程的要领,3.,对付会议中可能的混乱,(1),会议中出现混乱的迹象,(2),摸清冲突的实质,(3),即时加以解决,4.,应付开会中的一些行为特别的人,(1),应付始终沉默的人,(2),应付反对任何建议的人,(3),应付脱离主题的人,五.会议中达成决定的方法,1.头脑风暴法,(1)获取独特的创意的方法,(2)不要对他人的观点提出反对,(3)回头再评估,2.名义小组法,(1)以小组的名义进行,(2)背靠背，独立思考,(3)循环进行,3.德尔菲法,(1)小组成员可能从未见过面,(2)需要屡次循环,(3)以达成根本一致的结果,六.与会所得最大化要领,1.明确与会责任，才能与会有得,(1)会议的成功，也有与会者的一半功绩,(2)在会上奉献自己的创意,(3)尽可能多地获取信息,2.开放的心态,(1)不要事先抱有成见,(2)仔细考虑他人的意见,(3)主动参与,六.与会所得最大化要领,3.,会前准备功夫,(1),熟记通知,(2),准备材料,(3),心理准备,4.,积极的提问和表达意见,(1),积极地倾听,(2),主动地提问,(3),适当地发言,六.与会所得最大化要领,5.,会后想想,(1),研究会上得到的与自己工作相关的信息,(2),分析与会者的表现及其影响,(3),考虑自己下一步工作,几种不良的开会方式,大多数的企业在会议里决定其根本走向,企业花在开会上的时间越来越多,开会的频率越来越高,几种不良的开会方式,不好意思，我迟到了！,您是否想过，您迟到一分钟就会担搁每个人一分钟！,几种不良的开会方式,身在操营心在汉，您是否一定要参加这样的会议呢？,怎么这么困呢？,好多事等着我去做，什么时候开完呢？,几种不良的开会方式,会议不是时事评论会，会议场所不是社交场所！你是否在浪费时间！,昨天的,NBA，,公牛胜了还是母牛胜了？,星期天有空吗？,几种不良的开会方式,您是否懂得如何，获得别人的意见呢？,是否碰到为了一件事而争论不休呢？,这样的会议，有阻碍吗？,几种不良的开会方式,高效的会议是有一定的程序的,作为会议主持者，你的任务是要以最快的速度达成会议的目的,几种不良的开会方式,为了开会而开会，您如何保证会议的效率呢,按照方案，今天开会，时间2H，现在开始啰！,几种不良的开会方式,高效的会议=70%的准备+10%的会议讨论+20%会后确认？,70%的会议前的准备,10%的会议中讨论,20%的会后跟踪,高效的会议,总结：会议联络的重要性：,开会的原因,会议可能的难点,会议重点讨论的内容.,会议要达成的共识.,参加的人员,及必要准备的资料.,时间,地点,及相关安排,会议前的联络非常重要,要想使你的会议,是高效的,你必须在会议前做很多的工作.,总结：高效会议的特点：,10分钟分议；,30分钟会议；,到达了预期的效果；,大家都很轻松，达成了共识；,结果不错！,总结：非高效会议的特点：,如果你的会议时间超过了60分钟：请问自己几个问题？,有人迟到了吗？,开会前你准备好了吗？,与会者带齐你需要的资料了吗？,你是否控制好时间呢？,大家是否围绕会议议题讨论呢？,总结：非高效会议的特点：,如果你的会议时间超过了120分钟：请问自己几个问题？,会议前你是否与其他同事讨论过呢？,此次会议安排时机是否妥当？,是否一定要这么多人参加会议呢？,开会前你是否认真考虑今天会议的内容？,你的会议开得成功吗？,总结：,作为会议的组织者，您的首要目的是通过大家的协作，以最快的速度达成会议的目的。,作为会议的主持者，你要确保所讨论的内容是与达成目的相关的。,作为会议的主持者，为了高效地达成目的，你必需为他作好充足的准备。,会后确实认非常地重要。,THE END,谢谢大家！,