单击以编辑母版标题样式,单击以编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会 计 软 件 应 用,第三课,山东经济学院会计学院 李香梅,第三章 总账管理,3.1,系统概述,3.2,总账管理系统初始设置,实验一,3.3,总账管理系统日常业务处理,实验二,3.4,总账管理系统期末处理,实验三,3.1,系统概述,总账管理系统是财务及企业管理软件的核心系统，适合于各行各业进行财务核算及管理工作，因此又称为账务处理系统。总账系统既可独立运行，也可同其他系统协同运作。,3.1.1,功能概述,3.1.2,工作原理及功能结构,3.1.3,总账管理系统与其他系统的主要关系,总账管理系统的业务处理流程,3.1.1,功能概述,3.1.1,功能概述,基本设置,由用户根据本企业的需要建立账务应用环境,把通用账务处理变成适合本单位实际需要的专用系统。,主要工作包括,:,设置会计科目、设置外币及汇率、期初余额的录入、凭证类别及结算方式的定义，以及各类辅助核算项目的定义等。,凭证管理,通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。,提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。,完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等。,3.1.1,功能概述,出纳管理,为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。,可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。,账簿管理,使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据。,可随时提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表查询。,3.1.1,功能概述,辅助核算管理,个人往来核算,主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。,提供个人借款明细帐，催款单，余额表，账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。,部门核算,主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。,提供各级部门总账、明细账的查询，以及对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。,项目管理,用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等。,提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。,往来管理,主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握网络款项的最新情况。,提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。,3.1.1,功能概述,期末处理,灵活的自定义转帐功能、各种取数公式可满足各类业务的转帐工作。,自动完成月末分摊、计提、对应转帐、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。,进行试算平衡、对账、结帐、生成月末工作报告。,3.1.2,工作原理及功能结构,总账系统手工处理方式,总账系统计算机处理方式,总账系统手工处理方式,手工账务处理通过设置会计科目、复式记账方法、填制会计凭证和审核会计凭证、登记账簿等一系列会计核算方法有机地结合，对经济业务不断地归类、汇总和综合，取得会计核算信息。同时形成各种账务处理程序。,手工账务处理程序的步骤如下：,检查原始凭证，分析经济业务,根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证,登记序时账、现金日记账和银行日记账,登记各种明细账,编制科目汇总表,登记总分类账,试算平衡并对账,调整和结账,编制报表,总账系统计算机处理方式,使用计算机后，会计核算的“凭证-账簿-报表”这一基本模式并没有发生改变。,利用计算机处理以后，减少了手工会计的重复转抄，同时数据容易保存和使用。数据查询更加方便，而且可以进行复杂的查询。更重要的是计算机账务处理不仅完成了会计核算工作，还为管理工作提供了大量的依据和信息，使会计核算向会计管理转变。,总账系统计算机处理方式,(,流程图,),总账系统计算机处理方式,数据流图中主要数据文件格式：,科目表（科目代码，科目名称，科目助记码，科目类别，科目性质，科目级别）,科目汇总表（科目代码，会计期间，余额方向，期初余额，借方发生额，贷方发生额）,凭证表（会计期间，凭证类型，凭证号，凭证日期，凭证摘要，借方金额，贷方金额，制单员，审核员，会计主管）,3.1.3,总账管理系统与其他系统的主要关系,工资管理,固定资产,资金管理,应收应付,记账凭证,记账凭证,记账凭证,记账凭证,总账管理,存货管理,成本管理,记账凭证,记账凭证,其他费用,账证,余额表,决策支持,会计报表,财务分析,3.1.4,总账管理系统的业务处理流程,每月重复,填制凭证,出纳签字,审核凭证,记账,查询总账、明细账,查询日记账,查询辅助账,Y,N,启动总账系统,建立会计科目,建立部门、个人、客户、供应商、项目档案,设置外币及汇率,设置凭证类别,设置结算方式,辅助核算？,输入期初余额,银行对账,自动转账,对账,结账,打印账簿,会计档案备份,下月业务,初始设置,期末处理,日常处理,3.2,总账管理系统初始设置,3.2.1 设置控制参数,3.2.2 设置基础数据,3.2.3 输入期初余额,3.2.1 设置控制参数,设置控制参数是对总账系统的一些系统选项进行设置，以便为总账系统配置相应的功能或设置相应的控制。,第一次启用总账系统时，即出现参数设置窗口，可以进行部分参数设置。在启用账套或业务变更后，也可以通过执行“文件”|“选项”命令进行参数设置或调整。,3.2.,2,设置,基础,数据,1),定义外币及汇率,2),建立会计科目,3),设置辅助核算档案,4),设置凭证类别,5),设置结算方式,6),定义常用凭证及常用摘要,7),设置明细权限,3.2.,3,输入期初余额,在开始使用总帐系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。,假如企业是在年初建账，则期初余额就是年初数；假如是年中启用总账，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。,期初余额的录入分两部分：,总账期初余额录入,辅助账期初余额录入,实验二,实验目的,实验内容,实验准备,实验要求,实验资料,操作指导,1.掌握用友网络财务软件中总账系统初始设置的相关内容。,2.理解总账系统初始设置的意义。,3.掌握总账系统初始设置的具体内容和操作方法。,1.总账系统参数设置。,2.基础档案设置。,3.期初余额录入。,以“陈明”的身份进行初始设置。,1.,引入自己做的“实验一”的内容。,2.,若“实验一”的内容未保存则引入光盘中“实验账套”,|“,实验一”文件夹下的账套数据。,教材,P35P40,实验准备,1,2,3,4,5,操作指导,1、启动与注册,2.设置总账控制参数,3.设置基础数据,4.输入期初余额,设置外币及汇率,建立会计科目,设置凭证类别,设置结算方式,设置项目目录,设置明细科目权限,启动与注册,1,2,3,设置总账控制参数,1,2,3,4,5,设置基础数据（设置外币及汇率）,1,2,3,4,5,6,汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。,使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。,使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。,“外币,*,汇率,=,本位币”的折算方式是指直接汇率。,“外币,/,汇率,=,本位币”的折算方式是指间接汇率。,制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。,注意,:,设置基础数据,（建立会计科目,增加明细科目）,1,2,3,4,5,注意,:,增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。,已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。,非末级会计科目不能再修改科目编码。,设置基础数据,（建立会计科目,修改会计科目）,1,2,3,4,如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。,已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。,已有数据的,会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。,被封存的科目在制单时不可以使用。,注意,:,设置基础数据,（建立会计科目,删除会计科目）,1,2,如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以在未使用之前将其删除。,删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。,非末级科目不能删除。,已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。,被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。,注意,:,设置基础数据,（建立会计科目,指定会计科目）,1,2,3,4,5,6,7,现金科目要设为日记账。,银行存款科目要设为银行账和日记账。,注意,:,设置基础数据（设置凭证类别）,1,2,3,4,5,6,设置基础数据（设置结算方式）,1,2,3,4,5,该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为,2,级。,设置基础数据,（设置项目目录,定义项目大类）,1,2,3,4,5,6,必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后，才能定义项目和目录。,如果使用存货核算系统，可以在此选择“使用存货目录定义项目”，即使用存货系统中已定义好的存货目录作为项目目录。,项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如：在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。,注意,:,设置基础数据,（设置项目目录,指定核算科目）,1,2,3,1,2,3,4,设置基础数据,（设置项目目录,定义项目分类）,注意：一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定一个项目大类。,设置基础数据,（设置项目目录,定义项目目录）,1,2,3,4,5,设置基础数据（设置明细科目权限）,1,2,3,4,5,选择一级科目，拥有对其下级科目的明细账的查询权。,将科目的查询权限设置到末级，则只能查询末级科目的明细账。,注意,:,在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。,如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是在年中建账，则可录入启用当月（如,4,月）的期初余额及年初未用的月份（即,1,月至,3,月）的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。,录入期初余额,录入基本科目余额,如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。,非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。,出现红字余额用负号输入。,修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。,凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。,注意,:,在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方向的功能，即在还未录入会计科目余额时如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将其方向调整。,注意,:,总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。,余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。,录入期初余额,调整余额方向,期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产,=,负债,+,所有者权益,+,收入,-,成本费用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。,注意,:,期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。,已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。,如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。,录入期初余额,试算平衡,Thanks your,attention,！,