单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,会计信息化实用教程,第3章 基础设置,目 录,3.1 基础档案整理,3.2 基础档案录入,3.1 基础档案整理,档案,分类,档案,目录,档案用途,前提条件,机构设置,部门档案,设置与企业财务核算和管理有关的部门,先设置部门编码方案,职员档案,设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息,先设置部门档案，才能在其下增加职员,往来单位,客户分类,便于进行业务数据的统计、分析,先对客户分类，然后确定编码方案,客户档案,便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析,先建立客户分类档案,供应商分类,便于进行业务数据的统计、分析,先对供应商分类，然后确定编码方案,供应商档案,便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析,先建立供应商分类档案,地区分类,针对客户/供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析,3.1 基础档案整理,存货,存货分类,便于进行业务数据的统计、分析,先对存货分类，然后确定编码方案,存货档案,便于存货核算、统计、分析和实物管理,先确定对存货分类、确定编码方案,财务,会计科目,设置企业核算的科目目录,先设置科目编码方案及外币,凭证类别,设置企业核算的凭证类型,外币,设置企业用到的外币种类及汇率,项目目录,设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录,可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录,收付结算,结算方式,设置资金收付业务中用到的结算方式,付款条件,设置企业与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法,开户银行,设置企业在收付结算中对应的开户银行信息,3.1 基础档案整理,案分类,案目录,档案用途,前提条件,业务,仓库档案,设置企业存放存货的仓库信息,收发类别,设置企业的入库、出库类型,采购类型,设置企业在采购存货时的各项业务类型,先设置好收发类别为收的收发类别,销售类型,设置企业在销售存货时的各项业务类型,先设置好收发类别为发的收发类别,产品结构,用于设置企业各种产品的组成内容，以利于配比出库、成本计算,先设置存货、仓库档案,3.2 基础档案录入,3.2.1 机构设置,3.2.2 往来单位,3.2.3 财务,3.2.4 收付结算,3.2.1 机构设置,1部门档案,这里的部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现有部门一一对应。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。,2职员档案,职员档案的作用是设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息，以便按职员进行记录、查询和统计。,3.2.2 往来单位,1客户分类,当企业的往来客户较多时，可以按照某种分类标准对客户进行分类管理，以便分类汇总统计。对客户进行分类，既可以根据合作时间将客户分为长期客户、中期客户和短期客户，也可以按信用等级分类，还可以按客户所属行业分类。,2客户档案,客户是企业的重要资源。手工方式下，客户详细信息掌握在相应的业务员手中，一旦业务员工作变动，就会遗失大量客户信息，给企业带来损失。建立计算机管理系统时，需要全面整理客户资料并录入系统，以便有效地管理客户、服务客户。,3.2.2 往来单位,3供应商分类,当企业的往来供应商较多时，可以按照某种分类标准对供应商进行分类管理，以便分类汇总统计。对供应商可以根据地区、行业、供料性质等进行分类。,4供应商档案,供应商档案与客户档案极为相似。供应商档案中也包含了与业务处理环节相关的大量信息，分为“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四个标签存放。,供应商档案必须建立在最末级供应商分类之下。,5地区分类,如果需要对客户或供应商按地区进行统计，就应该建立地区分类体系。,财,财务,1会计科,目,目,2凭证类,别,别,3外币种,类,类,4项目目,录,录,1会计科,目,目,（1）设置,会,会计科目的,原,原则,会计科目的,设,设置必须满,足,足会计报表,编,编制的要求,，,，凡是报表,所,所用数据需,从,从系统提取,的,的，必须设,立,立相应科目,。,。,会计科目要,保,保持相对稳,定,定。,设置会计科,目,目要考虑各,子,子系统的衔,接,接。在总账,系,系统中，只,有,有末级会计,科,科目才允许,有,有发生额，,才,才能接收各,个,个子系统转,入,入的数据，,因,因此，要将,各,各个子系统,中,中的核算科,目,目设置为末,级,级科目。,1会计科,目,目,（2）增加,会,会计科目,科目编,码,码,科目编码就,是,是按科目编,码,码方案对每,一,一科目进行,编,编码定义。,对,对科目进行,编,编码便于反,映,映上下级会,计,计科目间的,逻,逻辑关系；,便,便于计算机,识,识别和处理,；,；将会计科,目,目编码作为,数,数据处理的,关,关键字，便,于,于检索、分,类,类及汇总；,减,减少输入工,作,作量，提高,输,输入速度；,促,促进会计核,算,算的规范化,和,和标准化。,设置会计科,目,目编码时应,注,注意：一级,会,会计科目编,码,码要符合会,计,计制度的统,一,一要求，明,细,细科目编码,要,要满足建账,时,时设定的编,码,码规则。,1会计科,目,目,科目名,称,称,科目名称分,为,为科目中文,名,名称和科目,英,英文名称，,两,两者不能同,时,时为空。科,目,目汉字名称,是,是证、账、,表,表上显示和,打,打印的标志,，,，必须意义,明,明确、用语,规,规范、尽量,避,避免重名。,科目类,型,型,科目类型是,按,按会计科目,性,性质对会计,科,科目进行划,分,分。按照会,计,计制度规定,科目类,型,型分为五大,类,类，即资产,、,、负债、所,有,有者权益、,成,成本、损益,五,五类。由于,一,一级科目编,码,码的首位数,字,字与科目类,型,型有直接的,对,对应关系，,即,即科目大类,代,代码“1=,资,资产类”、,“,“2=负债,负,负债”、“3=共同类,”,”、“4=,所,所有者权益,类,类”、“5=成本类”,、,、“6=损,益,益类”，因,此,此，系统可,以,以根据科目,编,编码自动识,别,别科目类型,。,。,1会计科,目,目,账页格,式,式,账页格式规,定,定了查询和,打,打印时该科,目,目的会计账,页,页形式。账,页,页格式一般,分,分为金额式,、,、外币金额,式,式、数量金,额,额式、数量,外,外币式几类,。,。一般情况,下,下，有外币,核,核算的科目,可,可设为外币,金,金额式，有,数,数量核算的,科,科目可设为,数,数量金额式,，,，既有外币,又,又有数量核,算,算的科目可,设,设为外币数,量,量式，既无,外,外币又无数,量,量核算的科,目,目可设为金,额,额式。,外币核,算,算,该科目是否,核,核算外币。,如,如果是外币,，,，则需要选,择,择外币种类,。,。一个科目,只,只能核算一,种,种外币。,数量核,算,算,用于设定该,科,科目是否有,数,数量核算，,以,以及数量计,量,量单位。计,量,量单位可以,是,是任何汉字,或,或字符，例,如,如千克、件,、,、吨等,1会计科,目,目,汇总打,印,印,在同一张凭,证,证中，当某,科,科目或有同,一,一上级科目,的,的末级科目,需,需要有多笔,同,同方向的分,录,录时，如果,希,希望将这些,笔,笔分录按科,目,目汇总成一,笔,笔打印，则,需,需要将该科,目,目设置为“,汇,汇总打印”,，,，汇总的科,目,目设置成该,科,科目的本身,或,或其上级科,目,目。,封存,被封存的科,目,目在制单时,不,不可以使用,。,。,科目性,质,质,增加登记在,借,借方的科目,，,，科目性质,为,为借方；增,加,加登记在贷,方,方的科目，,科,科目性质为,贷,贷方。用户,只,只能在一级,科,科目设置科,目,目性质，下,级,级科目的科,目,目性质与其,一,一级科目相,同,同，已有数,据,据的科目不,能,能再修改科,目,目性质。,1会计科,目,目,辅助核算,辅助核算也,叫,叫辅助账类,，,，用于说明,本,本科目是否,有,有其它核算,要,要求。系统,除,除完成一般,的,的总账、明,细,细账核算外,，,，还提供以,下,下几种专项,核,核算功能：,部门核算、,个,个人往来核,算,算、客户往,来,来核算、供,应,应商往来核,算,算、项目核,算,算。,一般地，收,入,入或费用类,科,科目可设置,部,部门辅助核,算,算。日常运,营,营中，当收,入,入或费用发,生,生时，系统,要,要求实时确,认,认收入或费,用,用的部门归,属,属，记账时,同,同时登记总,账,账、明细账,和,和部门辅助,账,账；与客户,的,的往来科目,如,如应收账款,、,、应收票据,、,、预收账款,可,可设成客户,往,往来核算；,应,应付账款、,应,应付票据、,预,预付账款可,设,设成供应商,往,往来核算；,在,在建工程及,收,收入成本类,科,科目可设成,项,项目核算，,用,用于按项目,归,归集收入或,费,费用。,辅助账类必,须,须设在末级,科,科目上，但,为,为了查询或,出,出账方便，,有,有些科目也,可,可以在末级,科,科目和上级,科,科目同时设,辅,辅助账类。,1会计科,目,目,日记账,手工核算下,，,，只对现金,和,和银行科目,记,记日记账。,而,而在计算机,环,环境下，突,破,破了记账速,度,度这个瓶颈,，,，企业可以,根,根据管理需,要,要设置对任,意,意科目记日,记,记账。,银行账,对银行科目,需,需要设置银,行,行账。,1会计科,目,目,辅助核算,辅助核算也,叫,叫辅助账类,，,，用于说明,本,本科目是否,有,有其它核算,要,要求。系统,除,除完成一般,的,的总账、明,细,细账核算外,，,，还提供以,下,下几种专项,核,核算功能：,部门核算、,个,个人往来核,算,算、客户往,来,来核算、供,应,应商往来核,算,算、项目核,算,算。,一般地，收,入,入或费用类,科,科目可设置,部,部门辅助核,算,算。日常运,营,营中，当收,入,入或费用发,生,生时，系统,要,要求实时确,认,认收入或费,用,用的部门归,属,属，记账时,同,同时登记总,账,账、明细账,和,和部门辅助,账,账；与客户,的,的往来科目,如,如应收账款,、,、应收票据,、,、预收账款,可,可设成客户,往,往来核算；,应,应付账款、,应,应付票据、,预,预付账款可,设,设成供应商,往,往来核算；,在,在建工程及,收,收入成本类,科,科目可设成,项,项目核算，,用,用于按项目,归,归集收入或,费,费用。,辅助账类必,须,须设在末级,科,科目上，但,为,为了查询或,出,出账方便，,有,有些科目也,可,可以在末级,科,科目和上级,科,科目同时设,辅,辅助账类。,1会计科,目,目,1会计科,目,目,（3）修改,和,和删除会计,科,科目,如果需要对,已,已建立会计,科,科目的某些,属,属性，例如,账,账页格式、,辅,辅助核算、,汇,汇总打印、,封,封存标识等,进,进行修改，,可,可以通过系,统,统提供的“,修,修改”功能,来,来完成。,如果会计科,目,目未经使用,，,，也可通过,“,“删除”功,能,能来删除。,删,删除会计科,目,目时应遵循,“,“自下而上,”,”的原则。,1会计科,目,目,（4）指定,会,会计科目,指定会计科,目,目是指定出,纳,纳的专管科,目,目，一般指,现,现金科目和,银,银行存款科,目,目。指定科,目,目后，才能,执,执行出纳签,字,字，从而实,现,现现金、银,行,行管理的保,密,密性，才能,查,查看现金、,银,银行存款日,记,记账。,1会计科,目,目,2凭证类,别,别,系统提供五,种,种常用分类,方,方式供用户,选,选择：,（,（1）记,账,账凭证；,（,（2）,收,收款凭证、,付,付款凭证、,转,转账凭证；,（,（3,）,）现金凭证,、,、银行凭证,、,、转账凭证,；,；（4）现金收,款,款凭证、现,金,金付款凭证,、,、银行收款,凭,凭证、银行,付,付款凭证、,转,转账凭证；,（,（5,）,）自定义凭,证,证类别。,凭,凭证分,类,类不影响记,账,账的结果，,一,一般而言，,可,可分为