单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,文件级档案的整理,*,文件级档案的整理,2024/11/17,文件级档案的整理,文件级档案的整理2023/9/13文件级档案的整理,1,依据,国家档案局,归档文件整理规则,青岛市档案局,归档文件整理规程文件级,青岛市企业档案分类编号办法,返回,文件级档案的整理,依据返回文件级档案的整理,2,定义,件,:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。,文件材料,：指企事业单位在生产、经营和管理等活动中形成的各种形式和载体的记录,文件级档案,：是档案的一种保管形式，即以文件为保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种较为简便的档案管理形式,返回,文件级档案的整理,定义件:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与,3,归档范围,企事业单位在筹备、建设运营发展以及产权变动过程中形成的，记录和反映本单位活动的，具有,依据和参考作用,的文件材料,返回,文件级档案的整理,归档范围企事业单位在筹备、建设运营发展以及产权变动过程中形成,4,整理原则,遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,返回,文件级档案的整理,整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区,5,归档要求,质量要求,数量要求,时间要求,返回,文件级档案的整理,归档要求质量要求返回文件级档案的整理,6,质量要求,1、字迹清晰，材料耐久,2、归档的文件应为原件或具有凭 证作用,3、归档的文件应,齐全、完整、准确,文件级档案的整理,质量要求1、字迹清晰，材料耐久,7,齐全,是指文件材料不同的版本稿次要全,完整,是指反映同一问题或方面的文 件材料收集要全面,准确,是指文件材料是实际的真实反映，图物相符，文事一致,返回,文件级档案的整理,齐全 是指文件材料不同的版本稿次要全返回文件级档案的整理,8,数量要求,1、归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数,2、具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档,返回,文件级档案的整理,数量要求1、归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特,9,时间要求,管理类文件一般应在办理完毕后，第二年上半年归档,产品、科研、基建项目文件在项目结束后三个月内归档，周期长的项目可分阶段、分单项归档,外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项目接收后登记归档,会计文件在会计年度终了后，由财务部门整理保存一年，次年上半年归档案室保存,返回,文件级档案的整理,时间要求管理类文件一般应在办理完毕后，第二年上半年归档返回文,10,整理方法,装 订,分 类,排 列,编 号,编 目,装 盒,文件级档案的整理,整理方法装 订文件级档案的整理,11,装订,归档文件应按件装订。,装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。,文件级档案的整理,装订归档文件应按件装订。文件级档案的整理,12,分类,归档文件可以采用年度机构(问题)保管期限或保管期限年度机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。,（more）,文件级档案的整理,分类 归档文件可以采用年度机构(问题)保管期限,13,1按年度分类将文件按其形成年度分类。,2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。,3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。,文件级档案的整理,1按年度分类将文件按其形成年度分类。文件级档案的整,14,排列,归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,文件级档案的整理,排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合,15,编号,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项,文件级档案的整理,编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首,16,1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。,2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。,3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码,4件号：文件的排列顺序号,。（more）,5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称,文件级档案的整理,1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。文件级档案的整理,17,件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。,文件级档案的整理,件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆,18,编目,归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。在编目过程中，应注意以下几点：(1)、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目,。（more）,(2)、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长宽为297mm210mm)。,(3)、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。,文件级档案的整理,编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。在,19,1、件号：填写室编件号。,2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。,3、文号：文件的发文字号。,4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。,5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。,6、页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。,7、备注：注释文件需说明的情况。,文件级档案的整理,1、件号：填写室编件号。文件级档案的整理,20,装盒,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。,文件级档案的整理,装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒,21,档案盒1.档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。2.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件号，中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。3.档案盒应采用无酸纸制作。,文件级档案的整理,档案盒1.档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形,22,演讲完毕，谢谢听讲,!,再见，see you again,3rew,2024/11/17,文件级档案的整理,演讲完毕，谢谢听讲!再见，see you again3rew,23,