,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,文书档案的归档整理,方 鸣,国家档案局教育中心副主任 研究馆员,010-63018220；13901308364,E:,文书档案的归档整理,1,一、档案工作的关系定位,档案工作千头万绪，事无巨细，,但归纳起来即三个字：,收、,管,、,用,一、档案工作的关系定位档案工作千头万绪，事无巨细，,2,档案工作关系示意图,收,管,用,满,足,需,求,档案工作关系示意图收管用满,3,收,基础；,管,手段；,用,目的。,收基础；,4,应达到的目标,收得齐全；,管的科学；,用着方便。,应达到的目标收得齐全；,5,二、文书档案的来源,1、,文书档案,是由公务文书（文件）转化而来；,二、文书档案的来源1、文书档案,6,2、公文的,种类,：,（1）命令（令）；（2）决定；,（3）公告；（4）通告；,（5）通知；（6）通报；,（7）议案；（8）报告；,（9）请示；（10）批复；,（11）意见；（12）函；,（13）会议纪要,通,用,行,政,类,公,文,2、公文的种类：（1）命令（令）；（2）决定；通,7,常用事务性 公 文,1.,计划（规划）,2.,方案,3.,总结,4.,情况汇报,5.,调研报告,6.,简报,7.,会议主报告,8.,领导讲话,9.,典型材料,10.,规章制度,常用事务性 公 文1.计划（规划）,8,3、文件是档案的前身，,档案是文件的归宿；,3、文件是档案的前身，,9,今天的文件,明天的档案；,今天的档案,将来的历史。,今天的文件,10,4、,公文,与,档案,的区别,处在文件生命周期的不同生命阶段；,4、公文与档案的区别,11,5、档案工作应与文书工作紧密结合，,不能分家，,要努力做到,“文档一体化,”,；,5、档案工作应与文书工作紧密结合，,12,文档一体化：,（1）管理体制上,（2）工作制度上,（3）操作流程上,（4）人员配置上,（5）时间安排上,（6）网络运行上,文档一体化：（1）管理体制上,13,三、归档工作的,基本原则,1、记录本单位历史的真实面貌；,2、遵循文件的形成规律；,3、保持文件之间的历史联系；,三、归档工作的基本原则1、记录本单位历史的真实面貌；,14,4、区分不同价值；,5、使用科学、便捷的操作方法；,6、严格执行档案法规、规范和制度；,7、方便今后的保管和利用。,4、区分不同价值；,15,四、科学划分,归档范围,1、做好档案价值的鉴定工作,四、科学划分归档范围 1、做好档案价值的鉴定工作,16,具备,4,种眼光,历史的眼光,发展的眼光,全面的眼光,科学的眼光,具备4种眼光 历史的眼光,17,确定,归档范围,要坚持,“,以我为主,”的,“职能“原则,：,以突出反映本单位的工作特色。,确定归档范围要坚持,18,简易方法：,（1）,正式对外发文,一般都应归档；,（2）,收文,与本单位工作职能直接有关的才归档；,（3）,内部运转文件,注意加强归档。,简易方法：（1）正式对外发文,19,五、坚持“,集中统一管理,原则”,各部门按规定向档案部门,移交,档案；,不得据为己有或拒绝归档；,集中统一管理包括,、,文件的归档,、,业务指导,五、坚持“集中统一管理原则”各部门按规定向档案部门移交档案,20,注意,要坚持,文书部门,或各,业务部门,的立卷归档制度。,谁形成，谁立卷；,谁整理，谁受益；,最终实现,档案资源共建共享。,注意,21,谁办谁归档，,随办随归档。,理由,文件承办人最了解文件的来龙去脉。,谁办谁归档，,22,六、共同遵守归档制度,1、归档时间,（1）第二年的第一季度前；,（2）随办随归档。,六、共同遵守归档制度1、归档时间,23,2、归档要求,（1）齐全；,（2）完整；,（3）规范；,（4）及时。,2、归档要求,24,3、归档手续,（1）各部门预整理；,（2）档案人员检查、指导；,（3）调整、改进；,（4）正式向档案室移交；,（5）办理手续，清点、检验、,移交清单、签字。,3、归档手续（1）各部门预整理；,25,七、归档整理的新方法,以国家档案局发布的,归档文件整理规则,为依据,七、归档整理的新方法 以国家档案局发布的,26,1、,整理要求,在计算机管理条件下，,文件实行以,“件”,为单位的,单份文件编号整 理，,努力做到,“随办随归档”，,“谁办谁归档”,。,1、整理要求在计算机管理条件下，,27,2、,整理的原则,（八字方针）,简化整理，,深化检索。,2、整理的原则（八字方针）,28,3、适用范围,只能应用于,文书档案,的整理。,3、适用范围 只能应用于文书档案的整理。,29,4、整理的,10大步骤,（一）确定整理单位,每份文件（自然件）为一件。,其中：,正本与稿本为一件；,正文与附件为一件；,来文与复文为一件；,转发文与被转发文为一件。,4、整理的10大步骤（一）确定整理单位,30,（二）划分保管期限,1、三分法；,2、两分法。,（二）划分保管期限,31,（三）装订加固,去掉易生锈的金属钉；,文件左侧或左上角装订、固定；,若文件原装订基础较好则可留用。,（三）装订加固,32,装订时：,正本在前，定稿在后；,正文在前，附件在后；,复文在前，来文在后；,转发文在前，被转发文在后；,装订时：,33,请注意,文件处理单、发文稿纸：,与档案同样重要！,放文件前,与文件装订在一起。,请注意 文件处理单、发文稿纸：,34,（四）编填页号,若原文件页号齐全，则不必做。,（四）编填页号,35,（五）简单分类,按,年度保管期限组织机构（问题,）,分类法将文件归类；,（五）简单分类,36,（六）排序,在分类最后一层的文件，按时间（问题）,大流水顺序,排序；,（六）排序,37,（七）盖归档章,在文件首页上方空白处,加盖归档章。,（七）盖归档章,38,归档章式样,全宗号,年度,室 编 件 号,问题或机构,保 管期 限,馆 编 件 号,66,2008,88,办公室,永久,归档章式样全宗号年度室 编 件 号问题或机构保,39,（八）编号,1,、由档案室将归档章的各个项目,依次填写；,2,、“室编件号”按文件排列顺序大流水,逐件编号。,（八）编号,40,（九）编制文件级目录,逐件填写目录表格的项目，一年一册；,（九）编制文件级目录,41,（十）装盒,1,、按顺序将文件依次装入档案盒中，,盒满另装；,2,、填写盒内备考表；,3,、填写档案盒封面、盒脊的项目；,4,、按档案盒顺序依次排架。,（十）装盒,42,文书档案的归档与整理课件,43,