单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,主讲人：王再新,文秘学,第,一篇 理论部分,一、公共事业管理专业与文秘学,二、你对“秘书”的认识,三、谁能当好现代公共事业管理人员,四、处理好几个关系,五、如何树立第一印象,本讲提要,1,、公共事业管理专业,旨在培养能在行政部门、公共事业部门、大型企业从事管理工作的高级管理、文秘人才,。,毕业生应获得几方面的知识和能力：,1.,掌握管理、经济、政治、行政、法学等现代科学的基本理论和基本知识；,2.,具有适应办公自动化技能；,3.,具有统计分析的基本知识和能力；,4.,具有较强的写作能力；,5.,具有组织、协调、管理、督查、应变等能力。,一、公共事业管理专业与文秘学,2,、文秘学,本书内容丰富，可以说涵盖一个公共事业管理人员所应具备和掌握的所有知识。熟练掌握这些知识可以说从事办公室管理工作应对自如。（除了从事专业技术外，所有人员，如公务员、管理者、领导者都应具备这些能力）,步入职场（办公室）熟悉办公室和单位环境 （掌握基本礼仪、办公自动化、会务安排、接待工作、文书写作、信息工作、调查研究、督查工作、信访工作、档案工作、组织管理、社交能力、表达能力、各项服务等）,1,、秘书工作起源,国内：,黄帝时代：史官仓颉、沮诵、孔甲等。,战国：君主的秘书：御史、主书、御书、尚书、掌书。屈原为楚怀王左徒（左徒是楚国君主秘书）。,秦汉：御史大夫（皇帝的秘书）,隋唐：秘书机构：中书、门下、尚书三省。翰林学士成为皇帝最亲近的秘书官。,宋元：仍沿袭唐代三省建制。,明清：秘书机构设置更为复杂。,二、你对“秘书”的认识,国外：,欧、美、日,联合国,结论：,秘书是由操作层通向管理层的衔接点，是 起点较高的一个舞台，是高规格的一个职位，是承上启下的一座桥梁。,(1),现代秘书的类别,从具体工作分,文字秘书,机要秘书,通讯秘书,信访秘书,事务秘书,外文秘书,生活秘书,其他,2,、秘书的类别与层次,(2),现代秘书的层次（政府、事业单位）,秘,书,长,办,公,厅,（室）,主,任,秘,书,处,长,科,长,股,长,科,员,办,事,员,(3),现代秘书的层次（企业）,打字员、,文秘,、内勤、文书、文员、办公室主任,主管（培训主管、业务主管）,助理（人事助理、执行助理）,智商情商图,情低智高,情高智高,情低智低,情高智低,情商,EQ,智商,IQ,怀才不遇型,春风得意型,平庸一生型,贵人相助型,情商是测定人的情绪感情的一种指标,3,、秘书的智商与情商,谁能当好现代公共事业管理人员,?,岗位,特殊,工作,影响,特殊,工作,任务,特殊,“三特殊”,三、谁能当好现代公共事业管理人员,（一）政治品质是第一要素,一定要讲政治,讲正气,讲原则,讲大局,1,、政治上清醒,2,、,胸有全局,3,、政治上敏锐,4,、坚持原则,（二）服务为本，甘于奉献,服务领导,服务群众,服务基层,形成和树立：,服务意识,奉献精神,烛光品格,人梯风范,（三）工作四事：清、慎、勤、敏,清：,淡漠名利，守住自己，防微杜渐，自警自省，克己奉公，清正廉洁,慎：,谨慎检点，遵守纪律，服从领导，“不自见、不自是、不自伐、不自矜”,勤：,尽力而为，尽心而为、尽善而为、尽时而为,敏：,悟性高，效率高，风格高,（四）以文辅政，谋在其中,文稿要讲质量，不能马虎应付,文稿要实事求是，不能照抄照搬,文稿要忠于领导意图，不能随意发挥,（五）素质决定发展,知识,能力,素质,1,、基本修养,政治修养,理论修养,品德修养,作风修养,2,、业务能力,办事能力,管理能力,社交能力,表达能力,操作能力,3,、知识结构,基础知识,专业知识,综合知识,4,、心理素质,四、处理好几个关系,1,、尊重而不阿谀奉承,2,、主动而不越位脱轨,3,、服从而不盲目附和,4,、诚实而不作假弄权,5,、沟通而不封闭堵塞,6,、挡驾而不阻拦干涉,（一）正确处理与领导者的关系,案例,秘书工作历来是,“,被动的,”,，所谓,“,领导叫干啥就干啥，不叫干啥别干啥,”,。松下公司总经理曾经对秘书们作如下分类标准：最好的员工是任何事情首先自己积极去做、又能将事情做成功的人；其次是积极去做，但失败的人；第三是消极等待上级指令，但能完成任务者：最差的是消极等待命令却又不能完成任务的人。这位总经理感叹，在中国有时往往是第三种人被认为是最好的。许多员工缺乏创造精神，被动等待上级指示。为适应竞争，公司是把创造性的强弱列为员工、特别是管理人员的重要素质之一。思考题：为什么我国传统对秘书的要求是,“,领导叫干啥就干啥、不叫干啥别干啥,”,？其深层次的原因是什么？西方发达国家对秘书的主动性、参谋性要求是怎样体现的？我国秘书工作怎样在市场经济的浪潮中体现出主动性？,1,、了解领导：,（,1,）了解领导的思路；,（,2,）了解领导的工作方法；,（,3,）了解领导的个性；,（,4,）了解领导的爱好志趣。,（一）正确处理与领导者的关系,2,、让领导也了解你,3,、维护领导权威：（,1,）尊重领导，当好参谋：谋而不断；（,2,）及时请示汇报；（,3,）进言艺术：适事、适时、适度、适地；（,4,）切勿吹捧逢迎,（一）正确处理与领导者的关系,A,、把握政策的能力；,B,、把握全局的能力；,C,、决策的能力；,D,、组织指挥的能力；,E,、团结人的器量和能力,4,、体谅领导的苦衷（要主动、细心、大方）,5,、保持距离,6,、学习上司、发展自己（,1,）珍惜遇到好上司的机遇,（,2,）学习上司,（一）正确处理与领导者的关系,要忠实执行领导指示,而不能自行其是,要忠实执行领导指示,而不能自行其是,要全面了解领导,而形成默契一致的合作,要善于“补台”“救驾”,要坚持不偏不倚，,不要传播小道消息，,介入领导矛盾,要自省自律，严以律己，,冷静处事，不要顶撞上级,（二）正确处理与横向的关系,与同事的关系,（,1,）以诚相待、友好相处（,2,）彼此尊重、互相体谅（,3,）明确分工、落实责任（,4,）加强联系、不断交流（,5,）乐于助人、多做善事（,6,）一视同仁、公道办事外表优雅,2.,秘书机构和相关单位的关系,（,1,）真心实意地为基层单位办实事、办好事（,2,）要利用多种条件、多渠道、多方面建立合作关系（,3,）要平等待人，诚恳待人，多为基层分忧解难（,4,）当好表率，从严要求自己,（二）正确处理与横向的关系,（三）准确把握公共关系,（,1,）组织能力,（,2,）交际能力,（,3,）表达能力（即兴表达）,（,4,）应变能力,（,5,）必要的业务技能,1,、,公关,技能,2,、,人,际,关,系,（,1,）要以国家和人民的根本利益为主,（,2,）要善于自我调整,（,3,）同上下左右主动搞好合作,（,4,）要以极大的热情去待人接物,（,5,）要有良好的风度和修养,（三）准确把握公共关系,第一印象是前进的奠基石，是发展的新起点，是进入新角色综合素质的直观体现。,应当怎样对待,“,第一次,”,应聘走上工作岗位：,你准备好了吗？,五、如何塑造好第一印象（上）,应当怎样对待“第一次”,应聘走上工作岗位：你准备好了吗？,1,、关于第一天（第一周）工作,第一天（第一周）工作是新秘书塑造“第一印象”的主要时段。,（,1,）坚持早到,10-15,分钟：搞清洁、备茶水。,（,2,）办公室桌面收拾整齐干净不紊乱。,（,3,）领导到了，到其办公室问候，帮备茶水等，请其交代工作任务。,（,4,）待人接物有礼貌，到本科室去认识同事。,（,5,）熟悉办公室业务，本公司业务范围，阅读有关规章制度等文件，逐步了解其他科室。,工作安排要点：,（,6,）办完公务必须向主管领导报告，请领导指示。档案注意保管好。,（,7,）不邀人闲谈，不看书报，不擅离工作岗位，接听私人电话尽量简短，尽可能不打私人电话。,（,8,）设立一些分类收集档案资料的档案卷宗。,（,9,）下班时，领导未走不要下班，等候领导。,（,10,）下班关好办公室门窗、电源。,2,、当你第一次见到上级,（,1,）自然大方,而不拘谨,（,2,）平和谨逊,而不失礼,（,3,）准备充分,而不手忙脚乱,3,、当你第一次处理公务,（,1,）了解部门职责分工,（,2,）明确领导意见要求,（,3,）知晓办事渠道,（,4,）区分轻重缓急,（,5,）遵循公务处理程序,（,6,）认真负责抓好落实,（,7,）及时如实作反馈,4,、当你第一次撰写公文,（,1,）了解领导指示而不急于行文,（,2,）研究相关文件而不照抄照搬,（,3,）进入行文角色而不囿于原位,（,4,）开动脑筋创新而不墨守成规,（,5,）注意公文类别而不画猫象虎,5,、当你第一次参加调研,（,1,）主动服务,（,2,）多听多记,（,3,）每天小结,（,4,）不受托请,（,5,）不分心离队,6,、当你第一次接待陪餐,不要推辞,不要拘谨,不要随便,不要海量,不要见驾不救,8,、当你第一次遇到领导意见不统一时,静观中立 切勿掺和 切勿嘴多,7,、当你第一次受到表扬或批评,案例,办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排，但到了开会的前一天，突然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，新秘书小李点头答应。,大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道,“,起来，不愿,”,指挥与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。思考题：请你谈谈你对此事的看法。,（一）“第一印象”要素,1,、工作勤快,（,1,）每天上班要早一些,（,2,）每天下班要晚一些,（,3,）份内的工作要超前一些,（,4,）份外的工作要多关心一些,（,5,）八小时以外要多投入一些,（,6,）领导的办公室多进一些,悟性,理解能力,应变能力,分辨能力,驾驭能力,交际能力,2,、悟性较高,既要劳神、劳力，更要劳心。,心有多灵，发展的舞台就有多大。,3,、谦和大方,对上不阿谀奉承,对下不装腔作势,对己不卑不亢,对人平等实在,对外不搞特殊,4,、埋头苦干,秘书工作特点有“五无”：,无工可清,无时可计,无事可了,无名可扬,无利可图,5,、服从领导,秘书工作：“顶天立地”。,（,1,）顶天：为领导服务；,（,2,）立地：为人民群众服务。,使领导满意，“天”才顶得住；使群众满意，“地”才立得牢。,要处理好四个关系：,A,、班长与一班人,B,、决策前与决策后（参谋：谋而不断）,C,、距离的远与近,D,、公道正派与守口如瓶,6,、心宽嘴严,宽对工作过杂过多，严于保守国家机密,宽对经常加班加点，严于保守内部事项,宽对领导批评意见，严于维护领导形象,宽对他人个性特点，严于维护公权内核,7,、忠诚正派,不耍小聪明，不图捷径搞投机，不搞逢迎吹捧，不自卑菲薄,8,、甘做小事,（,1,）勿以事小而不为,（,2,）勿以事小而拖延,（,3,）勿以事小而粗心,（,4,）勿以事小而不实,（二）塑造“第一印象”要从克服弱点入手,1,、去掉羞涩,2,、消除自卑,3,、改正内向,4,、切莫自负,5,、克服多疑,6,、抑制冲动,7,、防止嫉妒,8,、抛弃惰性,9,、最忌粗俗,10,、切勿泄密,（三）感悟与结语,不加班工作不是好秘书,不认真做事不是好秘书,不谦虚平和不是好秘书,不甘做小事不是好秘书,悟性不高不能当好秘书,再 见,